網絡時代檔案管理安全問題及對策措施

摘 要：當前，網絡信息技術的發展及其廣泛應用，在為人們工作生活帶來便利的同時，也給個人或企業的信息安全帶來了一定的影響，而檔案管理這一工作也同樣受到了較大的影響。信息化的檔案管理模式提高了工作效率，但是其中也存在相應的安全隱患，相關檔案管理部門若想保障檔案信息資料的安全性，就要明確網絡信息技術的特征，并根據信息化檔案管理工作的實際情況，制定出有針對性的解決對策。

關鍵詞：網絡時代;檔案管理安全問題;對策措施

近幾年，我國計算機信息技術的發展極為迅猛，推動著整個社會邁入了互聯網的時代，而計算機信息技術的應用范圍也變得更加廣泛，并對各行各業造成了極大的影響，其中也包括檔案管理這一行業。信息技術在檔案管理工作中的有效應用，改變了傳統紙質檔案管理的模式，實現了對檔案信息資料的數據化管理，讓整個檔案工作的效率得以提升，與此同時，網絡安全也成為影響檔案管理的重要因素，這樣需要相關部門予以重視。

1 網絡時代檔案管理的安全問題

1.1 互聯網時代帶來的安全問題

在當前的網絡時代下，互聯網的開放性為人們的學習、工作以及生活提供了充足的資源，但是也帶來了一定的信息安全問題。在信息化的檔案管理工作中，網絡本身的開放性會降低電子檔案的傳輸安全，數據化的檔案信息容易被有心人修改或者竊取，而且相關惡意軟件以及黑客也會抓住其中的漏洞，對電子檔案信息資料進行攻擊或惡意讀取，導致檔案信息受到損毀，影響檔案的完整性以及真實性[1]。另外，相關管理人員在對檔案進行收集與整理時，通過都會應用到現代化的技術手段，比如MSN、QQ等相關軟件，這些能夠起到傳輸作用的技術手段雖然具有加密認證的效用，但是其加密認證的級別比較低，對于技術水平比較高的黑客而言，很容易獲取到這些檔案信息，從而影響到檔案管理的安全性。

1.2 檔案備份保存制度缺乏完善性

雖然說，當前互聯網信息時代推動著檔案管理朝向信息化方向發展，而且各檔案管理單位部門也在積極開展信息化建設，但是，多數檔案管理單位在重要檔案資料的保存制度上還存在著一定的問題，在部分檔案管理單位中，并沒有設立重要檔案數據資料的備份制度，若是相關重要檔案資料被損壞，則會影響到整個檔案管理工作的高效性。比如，當計算機發生病毒或者黑客入侵的現象時，計算機中的重要檔案文件資料就會受到攻擊，進而出現損壞、丟失的情況;若是相關檔案管理者在進行計算機操作的過程中存在失誤，也會有較大可能造成檔案數據的損毀，一旦沒有備份，這些重要的檔案資料將難以恢復如初，這樣就會給整個檔案管理工作帶來較大的損失。

1.3 檔案管理人員缺乏較高的專業性

當前，多數檔案管理單位部門的相關工作人員都存在專業性不足的問題，如缺少豐富的檔案管理理論知識，計算機操作水平不高等。這些工作人員在以往的檔案管理工作中能夠滿足相關用人需求，但是在現代的檔案管理工作中卻難以起到積極的作用。隨著互聯網時代的到來，檔案管理工作規模及范圍的擴大，及其工作內容的不斷豐富，都對檔案管理人員的能力水平提出了更高的要求，在這種情況下，原本專業性較低的檔案管理人員將無法滿足現代檔案管理的需求，進而導致檔案管理工作難以順利開展[2]。

2 網絡時代檔案管理安全問題解決的有效措施

2.1 合理完善檔案管理制度

相關單位若想在當前的網絡時代下，提高檔案管理工作的安全性，首先就要對原有的檔案管理制度進行科學的完善，結合庫房管理、檔案借閱等多個方面的具體情況，詳細的制定相關管理制度，并以此對檔案管理人員的工作職責進行細致劃分，同時也要加大檔案管理制度的落實力度;其次，相關單位還要結合自身的實際情況，基于網絡環境的安全性，制定出合理的檔案安全管理機制，確保這一安全管理機制與信息化檔案管理模式相匹配，以此減少檔案管理工作中存在的安全漏洞，提高檔案管理的安全性;最后，相關單位在開展檔案管理服務工作的過程中，需要對各類原始檔案資料進行相應的收集以及積累。同時還要將現代化的辦公條件有效應用其中，并嚴格遵循電子檔案的管理標準要求，進行檔案目錄的輸入工作，保證檔案資料的集中性，提高檔案管理工作的規范性。而且還要在檔案管理過程中加強安全防范。

2.2 做好檔案信息的保密工作

相關單位要保證不將一些重要且不可以公開的檔案信息資料上傳到網絡中，比如，不能公開的少數人事檔案以及科研檔案，在管理保存這些檔案時，要做到不上網，以此確保相關重要檔案信息的安全性。另外，在檔案管理工作中會遇到電子檔案丟失或者損壞的情況，相關單位可以針對這一情況，利用信息技術建立電子檔案的后備系統，同時還要在這一系統中設置相應的加密認證，并提高級別，借此實現檔案資料的有效備份[3]。一旦出現意外情況，相關管理人員就能夠啟動備份系統，將其中檔案備份提取出來以供使用，這樣不僅能夠提高檔案管理的安全性，還能夠保證檔案信息資料的完整性及真實性，避免檔案信息被修改。此外，相關單位還要加強計算機檔案管理系統的安全防護，可以通過應用防火墻技術或者安裝殺毒軟件，并且還要經常對其進行升級，以此保障檔案信息管理系統的安全性，避免受到病毒及黑客的侵擾。

2.3 提高檔案管理人員的專業性

互聯網時代下，文檔一體化以及辦公自動化逐漸成為檔案管理的發展趨勢，在這一發展過程中，檔案管理對于工作人員的要求也變得更高。基于此，相關單位需要加強對檔案管理人員的培訓，借助培訓提高檔案管理人員的安全管理意識，同時還要在培訓內容中增加現代檔案管理知識以及相關技能，以此提升管理人員的專業知識水平及計算機操作能力，促使其現代化的檔案管理水平得以提高，這樣也更有利于開展檔案管理工作，而且其安全管理意識的提升，也會為檔案安全管理工作提供保障。

3 總結

通過上述分析，網絡時代對檔案管理工作的影響比較大，它在為檔案管理工作提供發展機遇的同時，也給檔案管理帶來了一定的安全影響，相關檔案管理部門若想做好這一工作，就要加強對信息化檔案管理安全的重視，通過應用防火墻技術、殺毒軟件等方式提高檔案管理的安全性。

參考文獻

[1]馮晶.網絡時代檔案管理安全問題及對策措施[J].河北水利，2016（10）：43-43.

[2]董中印.網絡時代電子檔案管理與利用存在的問題及對策[J].通化師范學院學報，2015，36（2）：140-142.

[3]梁嬌.淺談網絡信息時代的檔案管理[J].中國科技投資，2014（1）：443-443.

作者簡介

韓放（1980-），女，漢族，遼寧省黑山人，本科，畢業于內蒙古師范大學，檔案館員，研究方向：檔案管理。