淺析文書檔案管理工作的創新

王靜 青島市北區人力資源和社會保障服務中心

在社會運行當中，作為極其關鍵的無形資產之一，文書檔案在穩定企業健康發展方面，發揮著相當重要的功用。特別是在大力發展市場經濟的大環境下，檔案種類日趨增多，極大地提升了檔案管理方面的困難度。所以，應在管理文書檔案當中，靈活運用信息化技術，并且大力創新管理文書檔案的模式，不斷優化管理文書檔案的過程，盡可能地增強檔案管理的整體實效性與質量。

一、文書檔案方面的管理工作的意義

作為記錄活動的一種關鍵形式，文書檔案除了有助于管理的順暢推行外，還有助于人才培養工作。所以，從文書檔案出發，認真管理檔案、控制檔案的真實性與完整性，除了可以更加高效地使用文書檔案外，還可以輔助企業決策、衡量企業實際管理水平。在當前的形勢下，唯有不斷創新管理文書檔案的工作，方才可更適應發展新節奏與新需求，進一步協調統一企業各部的工作。特別是伴隨現代信息社會的發展，海量的信息也引起更廣泛的選擇與困擾。所以，文書檔案方面的管理工作也具有更關鍵的責任，除了應控制篩選信息的質量與穩固可靠性外，還應令記錄、調取也愈發復雜多變。

二、管理文書檔案的常見工作問題

（一）管理手段落后

縱觀檔案管理的現狀可知，現階段大多數領導并不充分重視文書檔案方面的管理工作。也就是說在整個辦公流程當中，領導忽視了文書檔案的重要性，并且視之為無關緊要的工作。同時，也有很多領導誤以為管理文書檔案的工作，就是收集、整理資料方面的工作，把這方面的工作想象得太過簡單。另外，因為文書檔案方面的管理工作不可以直接創造經濟效益，以至于短時間內的投入很難收到成效，所以，在大部分時間當中，管理文書檔案的工作備受冷遇，并且還是沿用傳統的管理手段。

（二）缺失管理制度

現階段，在國內管理文書檔案的工作當中，卻一度缺失管理方面的制度。盡管國內在管理文書檔案方面的工作存在一定的管理制度，但是，在文書檔案舊管理制度和新需求間的不同卻非常明顯，導致在管理工作當中出現了很多方面的問題。另外，大多數文書管理的舊制度卻明顯地被黨政機關所影響，無法正常發揮出效能。在管理、收集檔案中，固然沒有多大的影響，但是，在實際應用檔案時卻顯得不足。而在不完善管理制度下，很多工作人員卻只重視管理、收集檔案方面的工作，卻并沒有重視服務性，以至于降低了管理文書檔案工作方面的效果。

（三）管理員技能不夠高

在管理文書檔案的工作當中，技術性往往很強，所以，管理文書檔案的員工應擁有很高超的技能。但是，在具體的工作當中，很多員工卻忽視了管理文書檔案方面的重要性，在管理文書檔案時往往也敷衍了事，致使管理員僅具備相當低下的專業技能。在新社會的背景下，管理員擁有的技能大幅決定著管理文書檔案的有效性。倘若不建立起專業技能超強的管理團隊，就無從著手創新管理文書檔案方面的工作。

三、創新管理文書檔案工作的措施

（一）創新管理手段

在新的信息時代下，管理文書檔案方面的工作存在很多新挑戰。在文書檔案工作中，舊的管理方式現已不能達到現代化的需要，所以，應不斷創新管理技術。先應增強管理文書檔案方面的信息化程度，在充分注重管理文書檔案的意義，不斷提升管理文書檔案的準確及安全性，及時擺脫文書檔案舊手工管理的模式，及時轉向信息化管理上的方式，編號整理收錄下來的檔案，并且統一設置好安全性。除了有益于增強信息安全性外，還能方便后續取用檔案信息。

（二）創新管理制度

在管理文書檔案時，還應積極創新管理制度。同時，在這個過程當中，還應從實際需求出發，基于既有管理制度，再適當進行改革創新，及時補充不完善的地方。另外，作為這方面的領導，也應高度重視責任制度方面的創新工作，以大力支持管理現代化檔案方面的工作人員提高有效性。所以，應大力維持管理文書檔案的制度和新社會潮流完全一致，以不斷創新管理制度、進一步增強有效性。

（三）增強管理員的創新技能

為了進一步創新管理文書檔案方面的工作，就應注意提高管理員的技術水平。因此，應創建起一定的管理制度，以促進檔案管理員增強自己的專業技能。針對管理文書檔案的工作人員而言，除了應不斷增強專業能力外，還應增強服務素質能力。所以，需要定期測試能力，并且廣泛搜羅平日工作方面的數據信息，以找出工作人員方面的缺陷，創建起完善的規章制度，來進一步提高管理員自身的技能。

結語：總之，在新世紀下，管理文書檔案的工作表現出很重要的作用。除了有助于企業的可持續發展外，還有助于各單位尋找到自身的缺陷和不足，并且及時地加以改進。所以，針對當前的文書檔案方面的現狀，應積極創新各項新技術，改善管理工作的模式，進一步健全信息化管理系統，從而增大管理效率，有效促進文書檔案事業的進步。