關(guān)于電子檔案安全管理的思考

姜瀚博 薛欣

1.四平市食品藥品檢驗所； 2.吉林市食品藥品檢驗所

如今，網(wǎng)絡(luò)科技越來越發(fā)達(dá)完善，對于擁有海量信息數(shù)據(jù)的檔案工作來說，其需要改變工作模式，以電子檔案代替從前的紙質(zhì)檔案，以便加強信息安全性，提高工作效率，縮減成本投入。

一、電子檔案工作形式

電子檔案是以數(shù)字編碼的形式按照一定格式存儲在磁盤、磁帶、光介質(zhì)上，并能夠被計算機識別或加以處理，可以以數(shù)字代碼序列的形式進行網(wǎng)絡(luò)傳輸。上述以數(shù)字形式被存儲妥當(dāng)?shù)男畔⑽募子谌粘９芾聿榭矗粌H可以節(jié)省信息收集整理的時間，而且機密性較強，不易損壞泄露。

二、當(dāng)前電子檔案管理中存在的主要不足

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)不過關(guān)。針對電子檔案管理工作，信息安全性在很大程度上取決于檔案管理人員。但目前的檔案管理者綜合素質(zhì)不過關(guān)，安全意識較差，責(zé)任意識淡薄，在面對高嚴(yán)密性的電子檔案時，不能做好網(wǎng)絡(luò)的高效運營與信息安全防護，電子檔案的安全系數(shù)較低。

（二）管理體系不健全。縱觀目前企業(yè)和單位，對于電子檔案管理工作，均持忽視態(tài)度，內(nèi)部并沒有設(shè)立完備的管理體系，無法做到電子檔案的異地備份，關(guān)于該項工作缺少與之對應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，且各部門間也沒有做到信息共享互通，缺少信息聯(lián)網(wǎng)制度，檔案管理難度系數(shù)加大。

（三）管理方式不夠先進。上面提到管理人員同檔案管理工作的聯(lián)系，而管理技術(shù)同樣影響著電子檔案的安全性。電子檔案主要依靠網(wǎng)絡(luò)完成信息的搜集、處理與存儲，故而企業(yè)內(nèi)部設(shè)立攔截系統(tǒng)和風(fēng)險監(jiān)測系統(tǒng)很有必要。但從目前企業(yè)或單位的執(zhí)行情況來看，并沒有相關(guān)技術(shù)參與到電子檔案管理中。

三、完善電子檔案管理工作的主要策略

（一）提升檔案管理者的綜合素質(zhì)。人員在電子檔案管理中占據(jù)著極為重要的位置，只有管理人員符合該項工作的相關(guān)要求，具有高水平的工作能力，及較強的責(zé)任意識，方可高效完成電子檔案管理工作。企業(yè)或單位可以定期展開管理者的培訓(xùn)工作，提升其專業(yè)技能，為其普及電子檔案的有關(guān)知識理論，及《檔案法》和《保密法》等法律法規(guī)，且加強安全管理理念的宣傳，從而規(guī)范電子檔案管理工作。

（二）完善檔案管理體系。首先，根據(jù)實際情況，以宣傳、推廣的形式促進有關(guān)電子檔案安全管理法律法規(guī)的出臺，完善管理體系，彌補體系中的各項不足，加強對檔案提取、調(diào)用的監(jiān)管，按章辦事，增大電子檔案安全系數(shù)。其次，針對電子檔案易出現(xiàn)泄露、丟失等現(xiàn)象，要建立網(wǎng)絡(luò)安全保護系統(tǒng)，充分利用電子計算機的優(yōu)勢，對電子檔案進行加密管理，通過制定安全的防范系統(tǒng)對電子檔案進行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管。最后，針對電子檔案信息泄露的情況，企業(yè)內(nèi)部需要加大監(jiān)管力度，完善管理體系，設(shè)立防火墻，注重對電子檔案信息安全系統(tǒng)的設(shè)計，針對內(nèi)部電腦，做好信息加密處理，以減少信息泄露、黑客入侵等問題的發(fā)生，維護電子檔案信息安全性。

（三）改善用檔環(huán)境，注重信息的保密處理。上面分別論述了從人員和管理制度兩方面入手，推動電子檔案管理工作的有效進行，而要想完全維護電子檔案信息的安全性，加強電子信息的準(zhǔn)確性，還需從用檔環(huán)境入手。

針對企業(yè)或單位內(nèi)部的用檔環(huán)境，相關(guān)管理人員需要針對具體情況，制定相應(yīng)的規(guī)章制度加強用檔環(huán)境的規(guī)范性，也就是說，企業(yè)內(nèi)部的用檔環(huán)境，需要供人在特定時間完成檔案的提取與借閱，提高該項流程的效率，且要求管理人員全程按照設(shè)立的規(guī)章制度完成工作，避免檔案泄露等問題的發(fā)生，維護企業(yè)的利益。近幾年，高新技術(shù)不斷完善，有關(guān)檔案管理的保密手段日益多樣化，企業(yè)內(nèi)部可利用這些手段高效完成電子檔案的安全管理工作，并且為管理人員普及先進技術(shù)操作理論，使其熟練操作最新管理技術(shù)，降低電子檔案危險系數(shù)。

（四）注重電子檔案的異質(zhì)備份。電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，其是通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存儲管理信息的，故而做好該項工作的安全維護工作難度系數(shù)極高。企業(yè)或單位內(nèi)部需要注重檔案的異質(zhì)備份。所謂異質(zhì)備份，就是將電子檔案的具體內(nèi)容轉(zhuǎn)換為其他方式進行保存，以防電子檔案在發(fā)生意外情況時沒有備份。而如何做好電子檔案原件的安全管理，成為關(guān)鍵。在具體管理中，工作人員可以選擇復(fù)制檔案原件的方式，對于異質(zhì)備份，僅提供復(fù)印件，以此保護檔案信息的安全，而且這樣也可延長電子檔案的使用壽命。

（五）加強檔案館內(nèi)各設(shè)備的安全管理。檔案館在內(nèi)部構(gòu)造中普遍具有線路較多、設(shè)施復(fù)雜等特點，并且檔案館在使用過程中時間過于集中，會對電量負(fù)荷造成一定的壓力。在建立檔案館時，要充分考慮這些因素，將管內(nèi)的設(shè)備擺放和線路布局予以合理規(guī)劃。也就是說，在檔案館內(nèi)的日常運營中，管理人員需對各設(shè)備、線路展開詳細(xì)檢查，為維護檔案安全，還可以設(shè)立安保系統(tǒng)，在館內(nèi)安置自動報警系統(tǒng)和噴淋系統(tǒng)等，這樣一旦設(shè)備老化，線路出現(xiàn)故障從而引發(fā)火災(zāi)時，設(shè)立的安保系統(tǒng)會及時發(fā)出警報，盡快解除電子檔案的危險。再者，針對館內(nèi)的檔案管理工作，要求管理者嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)章制度，不可違規(guī)操作，也不能違章用電，以免館內(nèi)線路出現(xiàn)短路問題，進而威脅電子檔案的安全。不僅如此，館內(nèi)還需注重設(shè)備的維護檢修，第一時間發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，并進行科學(xué)的維修養(yǎng)護，保證設(shè)備的正常運行，方便電子檔案管理工作。除此之外，針對館內(nèi)的懸掛物件，管理人員需時常檢查其安裝情況，一旦其出現(xiàn)松動的情況，必須及時做出處理，以防物件掉落，威脅館內(nèi)設(shè)備安全，加強電子檔案的保護工作。

結(jié)語：綜上，為加強電子檔案的安全管理工作，企業(yè)或單位應(yīng)該從提高人員素質(zhì)、完善管理制度、檔案的異質(zhì)備份及館內(nèi)設(shè)備維護等多方面入手，增強檔案管理的規(guī)范性，以此增大電子檔案安全系數(shù)，維護企業(yè)的綜合利益。