辦公室行政管理精細化促企業效益提升的探討

王玉霞 核工業二〇三研究所

一、引言

隨著企業規模的不斷擴大，內部職能部門不斷增多，辦公室在企業內部各職能部門之間職責的協調處理、工作任務的上傳下達，企業內部人員調配、企業文化傳播等方面發揮著越來越重要的作用。辦公室作為辦事部門和企業重要的職能性部門，是企業機構正常運轉的中樞，企業行政管理工作涉及文秘、檔案、人事、宣傳、督查、信心等諸多方面，其行政事務管理工作本身復雜零碎，全面性和綜合性強，對于許多辦公室文員而言，甚至很難理出頭緒。如何在企業辦公室行政事務管理方面引入精細化管理，提升企業辦公室行政工作效率，促進企業有效運轉是當前面臨的重要問題。

二、辦公室行政管理工作現狀及存在的問題

本企業辦公室行政事務管理方面普遍存在所涉及工作未進行科學界定、行政事務處理效率低下等問題，這對于企業效益的提升和發展戰略目標的實現極為不利。

（一）缺乏系統完善的管理體制

企業部門之間的溝通、傳遞、協調、合作都與辦公室行政管理密切相關，由于企業層面管理體制不完善，甚至照搬黨政機關管理模式和行事作風，導致辦公室行政事務目標不明、權責不清，行政人員工作缺乏積極性，即使加大人力物力財力等方面的投入，也難以扭轉行政工作效率低下的局面，嚴重影響企業健康發展。此外，企業辦公室行政人員由于對企業業務流程及不同部門具體職責并不十分熟悉，無法協調處理個人利益、部門利益和企業利益，管理工作與企業發展實際存在一定的背離。

（二）辦公室行政工作未進行科學界定

企業辦公室行政事務管理牽涉到企業運轉的方方面面，要處理的事務十分瑣碎，一度導致該部門從業人員流動性增大，在崗人員工作缺乏動力。行政部門管理者也并未將辦公室行政事務進行歸類總結，以便分派給不同人員處理。此外，辦公室人員為增加對工作的了解還必須花費時間參加企業具體的項目活動，來自領導以及其他部門員工方面的壓力巨大，導致辦公室行政管理工作推進十分困難，部門從業人員和管理者均存在很大的心理壓力。

（三）行政事務處理效率低下

本企業為提升員工工作效率和內部事務管理效率，已經建立起薪酬管理制度、企業文化制度和人事管理制度[1]，但是從執行結果來看，上述制度并未有效體現和落實在具體工作中，制度本身的激勵約束作用并未充分發揮。辦公室行政人員無法處理好制度本身和制度落實執行過程中存在的沖突與矛盾，在具體問題面前，程序十分復雜，使得制度本身形同虛設，影響到企業正常運行與發展。

三、辦公室行政管理精細化促企業效益的提升

辦公室行政管理精細化的實現不僅要求工作方式的轉變，更要求管理思想的變革與創新，管理人員首先應在日常行政管理中不斷提升自我，根據辦公室行政管理精細化的工作要求，推陳出新，加強對互聯網技術等的應用，以此促進企業效益的提升。

（一）推進制度化

為保證企業辦公室行政管理精細化，必須制定符合企業實際的激勵約束制度，并聘請專業的管理專家結合企業實際制定適用性強的企業辦公室工作管理制度，通過以上系列制度對企業薪酬、融資、財務、信息系統、知識產權保護等流程做出詳盡規定并實施標準化控制，保證企業辦公室行政精細化管理方案的推行得到運轉機制方面的保障[2]。在實施辦公室行政精細化管理之前，企業必須整理出系統性、完整性、全面性和細致性的規章制度體系，企業辦公室行政管理制度具體表現為企業組織機構設計、職能部門設置、崗位工作要求、部門管理制度、業務流程等制度類文件，要求員工在履行職務的過程中嚴格執行、統一行動，促使企業發展戰略的實現。通過現代化和制度化管理理念的引入，對辦公室事務進行明確歸類與分配，責任到人，確保行政人員對各工作環節和業務流程熟練掌握，充分發揮辦公室部門在企業決策方面的輔助職能。

應當賦予企業辦公室行政部門充分的權威性，梳理當前所面臨的各種復雜任務，加強綜合協調，確保各項工作有序銜接、自如運轉，此外，企業還應注重培養辦公室行政人員，定期進行各種辦公操作技能的培訓，不斷提升人員業務處理能力，甚至可以委派行政人員出國考察學習，吸取國外先進的企業管理、行政管理經驗，力求實現其與本企業實際的充分結合應用。

（二）辦公室作業指導書的規范管理

辦公室日常行政管理效率的提升以制度化、規范化、科學化、程序化建設為前提，企業集團應當創新辦公室行政工作思路，密切圍繞辦公室行政工作實際，制定會議紀要、公文審核和接待作業指導書。會議紀要指導書必須明確企業集團領導小組會議、辦公會議、領導班子會議等具體要求以及會議紀要公文擬定規范等；公文審核指導書則基于公文審核原則、要求等，規范辦公室公文審核流程，提升辦公效率；接待指導書則應對接待等級標準、具體職責、接待流程、預控措施等予以規范。企業集團通過上述三大作業指導書[3]的制定和完善，從辦文、辦事、辦會等層面提升辦公室行政工作的規范性，保證其有章可循、有據可依，不斷促進行政人員公文寫作能力和業務處理水平的提升。

（三）實現OA辦公自動化

企業本部在2010年開始建立OA系統，2011年OA系統在企業內部全面啟用，本部和所屬企業請示、任務下達、匯報、審批等辦公環節全部通過OA系統傳遞和完成，企業徹底實現了無紙化辦公，辦公效率大大提升。為保證文件收悉和辦理的及時性，要求辦公人員每個工作日進行至少三次OA收文頁面的刷新，并要求企業OA辦公系統全體用戶在OA賬戶中轉文本時間不得超過24小時。為實現企業決策的合法性、科學性、民主性，必須在企業OA系統中全面引入辦公會、招投標會、班子會等做法，保證重大事項集體決策，從提交會議議題到落實會議精神，全過程OA系統網上流傳，會議議題提交OA系統具體程序如下：部門擬定會議議題→部門審核→分管領導審核→總經理簽署意見→企業辦公室匯總→通過OA系統通知與會人員→開會審議。

通過落實企業集體決策機制，進一步體現出企業各項決策行為的科學民主性，為加強對OA辦公系統的監督檢查，必須基于辦公室層面對企業OA系統的開通使用情況、會議議題擬定提交、會議紀要審核簽署等進行定期遠程抽查，并結合現場檢查。對于存在問題的環節應批評糾正，切實落實OA系統無紙化辦公，促進辦公室行政管理效率的提升。

（四）加強企業文化建設

企業辦公室行政管理精細化的實現應以規范完善的內部制度管理為基礎，并通過辦公室人員規范的操作予以實現，精細化并非一朝一夕之功，必須不斷將辦公室管理經驗升華至工作制度的高度，不斷提升辦公人員精細化業務能力，逐步建立起嚴謹高效的企業文化，培養辦公室人員嚴格辦事的工作作風，實現工作任務的標準化分解和量化考核。

（五）通過會務軟件提升會務水平

辦公室工作離不開會務水平的提升，面對當前市場競爭的日趨激烈，辦公室工作人員必須厘清職責，分解任務，提升辦公室工作的順暢性，還應增強責任意識，內外兼修，謀求辦公室工作的開拓性。企業發展戰略要求及行業屬性對企業自身會務能力不斷提出高標準和嚴要求。企業應當考慮引進包含會議類型選擇、會議準備、議程安排、方案擬定、人員分工等會務前、會務中和會務后安排在內的會務系統軟件，通過操作流程設計，即使是會務經驗十分匱乏的辦公人員也能清晰了解、全過程順暢操作，得心應手。

四、結論

辦公室行政工作頭緒繁多，責任重大，一旦處理延誤或處理不當，就可能影響企業機關正常運轉，這就要求辦公室行政工作必須始終堅持科學化、規范化、精細化的工作路徑，在被動中謀求主動，在無序中探求規律，在務實中追求精細。通過制度化、規范化、流程化的操作與管理不斷提升辦公室行政工作的品質與效率，建立起公文處理、公務接待、會務安排、值班等方面標準化的業務體系流程，樹立辦公室行政工作的精品意識，使員工迅速養成精細化工作的習慣方法，實現辦公室行政管理工作制度約束和文化約束并重，不斷推動精細化水平的提高。