人事檔案數字化管理方向探討

中建三局第一建設工程有限責任公司 湖北 武漢 430040

1 引言

人事檔案數字化管理是對于人事檔案管理手段的優化和提升，能發揮出較為突出的管理效果，管理過程中，要能具備較高的管理能力。

2 人事檔案數字化管理的重要性及作用

2.1 重要性 人事檔案數字化管理對于企業發展來說是非常重要的，因為其中記錄著一個人的經歷、能力以及品質等多方面信息，人事部可以根據這類信息合理分配人才，讓企業內部人才配置更加科學合理，從而提升企業的工作效率。因為紙質檔案如果進行人事檔案查詢等工作，必須進行翻找，檔案信息管理中存在過多的查找、調取、管理時間耗費問題。但是應用人事檔案數字化管理，我們可以通過計算機或者手機等電子配備登錄特定系統進行在線查閱，這樣通過搜索引擎的幫助我們可以快速得到相應的信息。而且人事變動比較大的時候，很多信息的處理和錄入信用數字化管理也是非常便利。

2.2 作用

(1)安全控制能力提升。數字化人事檔案管理工作開展，能采取多種數據安全管控模式，提升了實際的檔案管理優勢，避免傳統紙質載體下的人事檔案管理工作開展存在諸多字跡模糊、火災影響等隱患，很多問題能被有效的控制。在安全控制方面，通過落實各項有效的安全控制手段，能顯著的提升實際的安全控制能力，安全問題得到有效的解決。

(2)降低管理成本。傳統紙質載體存儲下的檔案資料，往往需要配置較多的管理、維護人員，管理工作較多，人員、管理維護資金的投入度較多，工作開展過程中，往往不能具備突出的管理成本控制優化優勢。工作開展過程中，在數字化人事檔案管理模式下，很多以往的費用項目被有效的規避，從降低管理成本方面來看，實際的管理能力得到有效的提升，各項成本優化手段能可靠的落實。

(3)提升檔案數據資料的利用率。工作開展的過程中，要能做到在工作層面上具備突出的檔案管理優勢，實現基本管理能力的發揮，能在各項技術手段的支撐下，提升對于人事檔案數據的深入分析能力，提升數據資料的挖掘效果，能落實各項科學化的檔案數據管理模式，提升數據資料的利用價值。

3 人事檔案管理現狀分析

3.1 真實性控制存在一定隱患 人事檔案資料只有具備較為突出的真實性保障前提下，基于原始數據資料分析的結果才具有實際的指導意義。而人事檔案管理中，因為存在數據錄入層面上的種種漏洞，加之對于數據資料真實性校核管控能力不足，導致了很多工作開展不能具備突出的管理效果，在人員評價、分析、崗位任用上都會造成較大的不良問題影響。

3.2 人事檔案材料收集 為提升實際的人事檔案可利用價值，在其檔案信息的全面性控制上應具備較為突出的保障能力，要能做到在認識檔案的管理工作開展中，獲得良好材料全面性搜集能力。而材料的不完善，會導致數據的利用價值受到影響，工作開展中，不能具備明顯的材料使用優勢。

3.3 管理能力不足 數字化人事檔案管理要能全面落實各項科學化的管理要求，工作開展過程中，因為不具備突出的管理效果，導致各項管理目標不能落實工作開展的隱患十分突出。管理能力不足還體現在管理模式上，不具備適應數據使用運用的匹配性，工作中管理模式的執行效率不高，工作效果受到影響。

4 基于數字化的人事檔案管理優化路徑

4.1 建立新型的管理模式 人事檔案管理工作開展，要能具備突出的科學化管理優勢，主要是能在管理模式上充分優化，提升管理效率，解決檔案管理過程中的存在問題。數字化人事檔案管理，具備較為突出的管理效率保障，但也要充分落實各項科學化的管理手段，與數字化大檔案管理的需求相結合，提升其管理價值。管理模式的科學打造，要能借鑒較為成熟的數字化人事檔案管理機構的管理理念，與自身企業的實際建設發展情況相結合。要能在不斷運用實踐中，找尋存在的管理模式問題，不斷通過優化手段，建立科學化的管理成果，提升實際的管理模式科學性和進步性，能緊跟科技、管理理念發展的腳步，提升管理優勢。

4.2 建立完善的數據庫系統 數字化人事檔案管理工作開展中，要能對于人事檔案數據科學的整理存儲，保障具備管理過程中的安全性、保密性等要求。數據庫系統因此要能全面深入的完善，以提升數字化人事檔案管理的實際運用需求，更加有效的服務于實際的管理工作。在數據庫系統的建設中，應能注重實際操作使用模式的匹配性要求，就要能符合企業的檔案數據管理、調取、維護等的管理模式，能具備數據資料更加高效的系統管理優勢。數據庫系統的科學建設要能具備較為突出科學結構保障，能做到數據庫系統在實際的使用過程中，以較為科學化的索引優勢，提升數據的可獲取能力。的護具庫的建設要能全面落實安全控制能力，做到在數據資源的安全管控中，提升實際的安全保障能力。應設立完善的數據庫安全防控機制，主要是能建立多機制的防控體系，通過發揮出良好的安全管控體系，提升安全管控效果。

4.3 提升檔案管理人員自身素質 數字化人事檔案管理需要管理人員具備更加綜合性的知識水平和職業道德水平，以順利的完成各項檔案管理工作開展的具體管理內容，提升管理人員的綜合素養。企業可以通過人才引進等方式提升檔案管理人員整體的水平，結合企業自身的培訓、教育引導機制的落實，以常態化教育培訓方式，獲取自身檔案管理人員更高素質要求的滿足，提升檔案管理工作實際開展的人員能力素質。在職業道德引導方面要能結合企業的文化建設，不斷傳播正確的價值引領，促進管理人員能以更加負責任的工作態度，投入到實際的工作開展過程中，全面提升實際的工作投入熱情，保質保量的完成企業的檔案管理任務。

4.4 提高人事檔案信息的安全性 數字化人事檔案管理與以往的檔案管理存儲、運用、使用方式等存在不同之處，為了提升人事檔案的安全運行能力，在工作開展中，要能樹立安全管控思想，提升安全意識，能將安全思維傳遞到每一個工作人員的思維認知中。要能落實各項安全化的管理操作流程，以規范、科學的管理工作，有效規避安全風險問題。應建立多層面的信息安全管控機制，主要是能做到在工作開展過程中，更加突出的安全應對、防控能力，提升實際的安全控制優勢。

5 結語

人事檔案數字化管理要能針對存在的現狀問題，落實各項科學化的管理模式，做到在工作開展過程中，具備突出的管理效果，使數字化管理模式的科學性得到發揮。