憑證影像化使用狀況初探

北京信息科技大學(xué) 北京 100192

引言

近年來，隨著全球信息技術(shù)和電子商務(wù)、電子政務(wù)領(lǐng)域的不斷發(fā)展，發(fā)票、財政票據(jù)、銀行回單等在內(nèi)的會計憑證的電子化進(jìn)程已逐漸成為發(fā)展趨勢。而我國各級相關(guān)機(jī)構(gòu)均在積極推進(jìn)會計憑證電子化試點(diǎn)應(yīng)用。2015年，國家稅務(wù)總局啟動增值稅電子普通發(fā)票試點(diǎn)，2016年，《會計檔案管理辦法》規(guī)范了電子檔案的法律效力；2017年，財政部啟動財政電子票據(jù)試點(diǎn)應(yīng)用工作；2018年，海關(guān)總署推行海關(guān)專用電子繳款書試點(diǎn)；2019年，中國鐵路總公司推行高鐵電子客票試點(diǎn)，各航空公司也陸續(xù)推出電子行程單；同年，各高校也陸續(xù)開出了學(xué)費(fèi)電子發(fā)票；今年上半年，國家稅務(wù)總局又啟動了增值稅專用發(fā)票電子化試點(diǎn)工作。這些無疑都推動了電子化憑證的發(fā)展。由此可見，會計憑證的電子化將是未來發(fā)展的必然趨勢。

一、疫情下對電子憑證的需求新考驗(yàn)

2020年2月，教育部發(fā)布組織在線教學(xué)與管理工作指導(dǎo)意見，以應(yīng)對新冠肺炎疫情給高校教育帶來的巨大沖擊。而突如其來的疫情使得高校財務(wù)部門不能正常為廣大師生提供服務(wù)。在復(fù)工復(fù)產(chǎn)的迫切形勢下，財務(wù)相關(guān)活動若要照常展開，電子會計憑證的應(yīng)用需求就顯的旺盛起來。

二、現(xiàn)行條件下的會計檔案現(xiàn)狀及必要性

目前，大多數(shù)高校會計檔案仍處于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理階段，部分高校開始逐漸改革實(shí)施或者著手進(jìn)性會計憑證的影像化管理，由于紙質(zhì)財務(wù)原始憑證附件和種類的不斷增加，傳統(tǒng)的手工整理在后期的保管和查閱中難度越來越大。首先，標(biāo)準(zhǔn)不一的魚鱗式粘貼附件方式在后期需要很多的人力去整理裝訂，打孔整理之后既不美觀也非常影響歸檔，甚至在翻閱過程中遺漏掉落損壞。其次，在紙質(zhì)單據(jù)的歸檔中，查閱憑證變成了一個極其耗費(fèi)人力物力的過程。頻繁的借閱紙質(zhì)歸檔文件需要大量的人力去查找，實(shí)踐中會經(jīng)常出現(xiàn)排隊等待查找的審計人員，或出現(xiàn)借閱憑證同屬于一本被其他人先借走的情況。最后，隨著學(xué)?？蒲薪?jīng)費(fèi)的逐年遞增，業(yè)務(wù)量將也更具爆發(fā)式的增長，尤其是每學(xué)期接近期末、項目預(yù)算臨近階段性考核時期翻閱憑證的業(yè)務(wù)量更是繁重。這就出現(xiàn)信息不能共享的情況，同時嚴(yán)重影響著財務(wù)人員的工作效率。

三、解決憑證繁瑣問題引進(jìn)的新方式

由于會計原始憑證本身的屬性不能直接以信息化的方式直接錄入財務(wù)系統(tǒng)中，我校自2018年下半年起普及改換平鋪式粘貼方式，啟用高拍儀和高速掃描儀。自2019年起錄入記賬憑證附帶生成二維碼，配用高速掃描儀，通過掃描設(shè)備及賬務(wù)系統(tǒng)嵌入軟件轉(zhuǎn)化為電子化影像，并自動關(guān)聯(lián)憑證信息和圖像信息整理完畢之后批量放入高速掃描儀進(jìn)行掃描，掃描文件自動歸檔所在憑證附件，憑證錄入人員可以直接在賬務(wù)系統(tǒng)內(nèi)查看憑證附件信息，無需翻閱紙質(zhì)原始憑證，這無疑節(jié)省了很多的查找憑證的時間，提高了財務(wù)工作的效率。采用記賬后信息采集后置集中掃描模式，不影響例如前置掃描模式下會計人員的工作效率，全部報銷流程完成后集中批量進(jìn)行原始憑證的影像采集以達(dá)到電子化管理的目的。在審計查賬時原始記賬憑證的圖像清晰且可導(dǎo)出附加水印的PDF模式，水印可自主調(diào)節(jié)為導(dǎo)出人的工號姓名ID等信息，方便查看的同時保持了會計信息的安全性和保密性。

四、實(shí)施憑證電子影像化后的優(yōu)勢

電子檔案模式的出現(xiàn)提高了財務(wù)人員的工作效率。電子檔案的處理主要是對財務(wù)各類憑證資料以數(shù)字文件的方式進(jìn)性高速掃描，形成可視化的電子數(shù)據(jù)收集、存儲以及查詢共享，也就是影像化管理會計憑證檔案。會計檔案影像化之后，財務(wù)人員不用翻閱憑證，在財務(wù)系統(tǒng)就可以點(diǎn)擊查閱憑證的所有附件信息。尤其是項目結(jié)題驗(yàn)收、審計高峰期等，會計檔案查閱需求量很大，老師在辦公室或者家里隨時隨地登陸預(yù)約報賬系統(tǒng)查閱報賬憑證信息，使師生足不出戶就能解決審計查賬的問題。

五、現(xiàn)需解決的問題及影響

現(xiàn)階段遇到的問題并且需要提升的是在現(xiàn)有的模塊之下，原有的會計憑證查詢經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)主管簽字這一環(huán)節(jié)需要嵌入，原始憑證查詢時我們給出的是紙質(zhì)憑證查詢審批表，由查詢?nèi)苏翼椖控?fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)主管簽字同意后方可查找，一般留存期限為永久，但是這種方式的弊端在高科技下顯得尤為突?！，F(xiàn)在我們?nèi)匀谎匾u了這一傳統(tǒng)方式，希望不遠(yuǎn)的未來可以開通線上審批憑證查詢模塊，各位主管線上簽章之后即可查詢憑證，這樣也減少了留存紙質(zhì)檔案的成本。可將電子檔案管理系統(tǒng)對接入財務(wù)共享服務(wù)平臺，同時可與學(xué)校其他部門管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，根據(jù)不同的需求設(shè)置不同的權(quán)限，使得會計信息能夠在不同地域之間共享，實(shí)現(xiàn)實(shí)時查詢、項目負(fù)責(zé)人名稱和項目編號查詢，各部門異地協(xié)同辦公等功能。

傳統(tǒng)的會計檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)高校教育發(fā)展的需要，電子憑證上線的新方式填補(bǔ)了紙質(zhì)檔案查詢的低下效率，增強(qiáng)了信息留存質(zhì)量，彌補(bǔ)了原始憑證保管難度大的缺點(diǎn)，憑證電子影像化管理成為高校財務(wù)管理改革的第一步。未來若有大數(shù)據(jù)、云平臺等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展將促進(jìn)財務(wù)信息共享一體化處理，與大數(shù)據(jù)、云平臺技術(shù)共同發(fā)展，將可以實(shí)現(xiàn)從業(yè)務(wù)到財務(wù)的信息共享一體化，也是實(shí)現(xiàn)財務(wù)云平臺的重要一步。