新常態(tài)下物業(yè)企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析及優(yōu)化方案

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1 引言

近年來我國房地產(chǎn)行業(yè)隨著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展而不斷發(fā)展壯大,同時也催生了物業(yè)企業(yè)這一新興服務(wù)企業(yè)的發(fā)展。但是在目前市場經(jīng)濟體制不斷完善的同時,使得物業(yè)企業(yè)之間的市場競爭也更加激烈,加之物業(yè)企業(yè)規(guī)模在不斷擴大且數(shù)量在不斷增多,對物業(yè)企業(yè)管理尤其是內(nèi)部財務(wù)管理提出更高要求。也就是要求物業(yè)企業(yè)通過有效的財務(wù)內(nèi)部控制工作,從而合理控制和降低各類支出成本,提升企業(yè)經(jīng)營利潤,構(gòu)建合理的財務(wù)內(nèi)部控制體系,改善物業(yè)經(jīng)營狀況并提升物業(yè)管理和服務(wù)水平。

2 物業(yè)企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制的內(nèi)容與要素

物業(yè)企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制的內(nèi)容主要集中在收入款項控制、庫存維修物資控制以及經(jīng)營費用支出控制三個方面。一是對于收入款項來說,物業(yè)企業(yè)的收入主要依賴租金、物業(yè)管理費、停車費以及服務(wù)費等內(nèi)容,針對這些款項的控制,需要保證其符合內(nèi)控制度和流程要求,而且要與銷售等業(yè)務(wù)進行有效分離。二是針對庫存維修物資來說,需要通過管理制度的建立健全來明確具體崗位的職責和權(quán)限,還要在此制度中明確庫存標準、規(guī)范采購驗收環(huán)節(jié)、制定合理的供應(yīng)商評估和準入制度,重點做好采購活動會計系統(tǒng)控制工作,通過存貨保管制度以及盤點清查制度來提升存貨周轉(zhuǎn)水平。三是針對經(jīng)營費用支出來說,其主要的支出有設(shè)施維修、經(jīng)營成本等,主要采取總額控制和單項控制的方式,保證其滿足預(yù)算要求,將此費用支出控制在規(guī)定范圍之內(nèi)。

物業(yè)企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制要素主要有以下內(nèi)容:一是內(nèi)控環(huán)境,這主要決定于物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)內(nèi)部控制的態(tài)度、認知和行動等方面。二是風險評估,主要是基于對企業(yè)發(fā)展運營各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中風險的評估,以此來總體評估企業(yè)未來發(fā)展前景等,同時制定符合企業(yè)自身發(fā)展的風險防范對策。三是控制活動,也就是物業(yè)企業(yè)管理人員所制定的具體的控制措施。四是信息與溝通,也就是物業(yè)企業(yè)保證企業(yè)內(nèi)部的信息可以及時傳遞和有效溝通。五是內(nèi)部監(jiān)督,也就是監(jiān)督檢查各個物業(yè)企業(yè)各個業(yè)務(wù)流程的落實情況,發(fā)現(xiàn)和改進內(nèi)部控制缺陷,保證內(nèi)控的實施。

3 物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

3.1 物業(yè)企業(yè)管理層的管理意識問題 物業(yè)企業(yè)屬于服務(wù)型企業(yè),目前正處于快速發(fā)展的階段,同時企業(yè)管理人員通常缺乏對財務(wù)內(nèi)部控制的認知,片面地認為物業(yè)企業(yè)的成本支出以及收入都是固定不變的,無法通過財務(wù)管理的方式顯著降低成本并提高收入,也就是無法通過財務(wù)管理為企業(yè)創(chuàng)造價值,反而會增加負擔。在上述錯誤的認識下,在物業(yè)企業(yè)中通常僅僅配置少數(shù)的收費員,甚至沒有配置專業(yè)的財務(wù)會計人員。

3.2 物業(yè)企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制管理體系不健全的問題 由于上述物業(yè)企業(yè)管理人員對財務(wù)內(nèi)部控制的錯誤和片面認識,在重視業(yè)務(wù)而忽視管理的管理理念下,突出表現(xiàn)為內(nèi)控管理體系不完善的問題。企業(yè)財務(wù)管理部門的兼職情況比較常見,也就是會計人員兼職出納,還存在發(fā)票和印章由一人兼職管理的現(xiàn)象,容易導(dǎo)致內(nèi)部管理混亂問題。或者是部分企業(yè)中制定了內(nèi)部管理制度,但是由于物業(yè)企業(yè)中的人員流動性比較大,難以有效落實管理制度,無法發(fā)揮其應(yīng)有作用。

3.3 物業(yè)企業(yè)預(yù)算管理中的問題 物業(yè)企業(yè)管理層通常都對預(yù)算管理的重視不足,或者沒有調(diào)動全員參與預(yù)算管理而僅僅是財務(wù)部門開展預(yù)算管理的現(xiàn)象,導(dǎo)致預(yù)算管理比較隨意,無法起到應(yīng)有作用。或者指定的預(yù)算管理目標不切實際、無法實現(xiàn)。再就是開展財務(wù)現(xiàn)金預(yù)算而沒有開展全面預(yù)算管理,以及沒有開展全過程預(yù)算管理等問題,甚至還存在沒有進行預(yù)算管理的問題。

4 新常態(tài)下物業(yè)企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化的方案

4.1 提高物業(yè)企業(yè)管理層對財務(wù)內(nèi)控的重視 物業(yè)企業(yè)管理層應(yīng)該正確認識財務(wù)內(nèi)部控制的應(yīng)有作用和重要性,針對管理人員開展定期和額系統(tǒng)的財務(wù)知識以及內(nèi)控管理培訓工作。通過提高管理層對內(nèi)控管理的重視,保證在工作人員在各項工作開展中落實各項內(nèi)部控制措施,在企業(yè)內(nèi)部形成良好的內(nèi)控氛圍。

4.2 構(gòu)建完善的內(nèi)控管理體系 物業(yè)企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身情況對現(xiàn)有的治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)部結(jié)構(gòu)進行梳理,分析其中不相容的崗位和職務(wù),結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定,構(gòu)建企業(yè)組織機構(gòu)以及企業(yè)內(nèi)控管理的體系。基于此完善的內(nèi)控管理體系和要求,以及企業(yè)內(nèi)部的實際情況,還要制定內(nèi)部控制具體活動以及具體的控制要點的防范措施等,比如要做好全面預(yù)算控制。財務(wù)管理人員應(yīng)針對各個項目的特點,與基層員工深入溝通之后,結(jié)合零基預(yù)算法以及物業(yè)項目以收定支法來開展全面預(yù)算以及預(yù)算管理工作。再比如在資金管理工作中,通過全面預(yù)算來制定詳細的資金使用計劃,嚴格執(zhí)行此計劃要求,提升資金使用的效率。通過物業(yè)催收方案的制定與實施,提高收入轉(zhuǎn)化能力,并做好對人工、能耗以及物資采購等成本開支的控制,規(guī)范采購評審流程等內(nèi)容,針對閑置資金可以參與投資理財活動來獲取更多的投資利益。針對信息化建設(shè)來說,需要開發(fā)信息管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)平臺,提升財務(wù)內(nèi)控流程的規(guī)范性和工作效率。

4.3 完善企業(yè)內(nèi)部審計制度 目前物業(yè)企業(yè)在引入職業(yè)經(jīng)理人之后,正在推進物業(yè)企業(yè)向集團化方向發(fā)展,但是這也造成企業(yè)所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)分離的問題而引發(fā)信任危機。因此,可以通過在企業(yè)內(nèi)部建立和實施完善審計制度的方式,保證審計機構(gòu)的獨立性,配置懂會計、審計和統(tǒng)計專業(yè)知識的審計人員,嚴格按照審計條例和辦法規(guī)定開展企業(yè)內(nèi)部審計工作,對企業(yè)內(nèi)控管理工作進行有效地監(jiān)督,推動此內(nèi)部審計工作向規(guī)范化和制度化方向發(fā)展。

5 結(jié)語

對于目前蓬勃發(fā)展的物業(yè)企業(yè)來說,在開展財務(wù)內(nèi)控管理工作中出現(xiàn)的內(nèi)控管理意識薄弱、管理體系不完善、預(yù)算管理不科學等問題。針對這些問題,需要構(gòu)建完善的內(nèi)控管理體系和內(nèi)部審計制度,強化管理層的財務(wù)內(nèi)控管理意識,優(yōu)化企業(yè)財務(wù)內(nèi)控體系,推動物業(yè)企業(yè)的可持續(xù)經(jīng)營與發(fā)展。