采購業務管理應用計算機信息系統的設計與實現探究

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在現代企業的經營過程當中，采購業務關系到企業的核心產品服務質量以及經營成本，采購部門的工作水平對企業經營發展的重要性不言而喻。在信息化時代背景下，傳統的采購業務管理模式在效率性、可靠性方面的問題越來越突出，而基于計算機網絡的信息化系統，對提升采購業務管理水平，有至關重要的作用。因此需要基于實際情況和管理需求，對采購業務信息化管理系統的設計實現途徑進行研究。

一、采購業務管理信息系統的設計與實現應當堅持的原則

在市場經濟持續發展的大環境下，各個企業、單位的經營規模逐漸擴大，涉及到的原料、產品及辦公用品的采購內容越來越復雜，數量越來越龐大。尤其是特殊性的采購項目也越來越多，這意味著傳統過度依賴人員參與及管理的采購管理方式的弊端越來越明顯[1]。促進采購業務管理的信息化是必然趨勢，而信息管理系統的構建，是提高企業經營水平的有效手段。對一個企業而言，采購管理信息系統將能夠實現對采購物品、采購人員及相關價格成本的信息轉化，進而實現信息化、精細化、動態化管理的重要途徑。總體來講，采購業務管理信息系統的設計和實現都應當堅持以下幾個原則：

(一)擴展性原則

對企業的經營活動而言，在市場競爭越來越激烈的情況下，多數企業的采購管理任務越來越重，尤其是很多采購部門面對的采購內容是越來越多的。而為了提高采購管理水平，應當建立一個長期的信息儲存、應用體系，因此系統的擴展性尤為重要。也就是說，該信息管理系統一方面應當在信息儲量方面具有較大的拓展空間，以滿足越來越大的數據儲存需求；另一方面，該系統的操作方式、功能配置方面應當具有較大的拓展空間，以便滿足企業未來經營發展的需要。值得一提的是，企業需要建立科學的供應鏈管理意識，將該意識融入計算機信息化管理之中，提高采購部門乃至整個企業的管理水平。

(二)實時性原則

企業的采購活動具有鮮明的快捷、高效性特點，從市場調研、價格對比，到下單、預付定金、結算等環節，都要講究實時性。對采購人員而言，需要通過采購業務管理信息系統，對相關信息進行實時記錄、上傳，并對各種采購請求進行審批申請，這對工作系統的實時性要求非常高。對企業管理者而言，通過計算機信息管理系統，需要對采購人員的市場調研報告進行分析、指導，及時做出決策[2]。同時，需要對采購人員的采購業務執行過程進行監管，一方面提高管理效率，另一方面降低內部違規風險。總結來看，企業采購業務的信息化管理系統在操作、管理端都要滿足實時性原則，對系統操作管理模式的設計策略，以及網絡通信的實現方式要求較高。

(三)多元交互原則

隨著社會經濟的進一步發展，加上市場競爭的加劇，大多數企業及單位的采購業務都越來越復雜。這意味著多數企業采購業務涉及到的內外人員、渠道、資源越來越多，參與者數量的增多以及角色的復雜性，意味著采購業務信息化管理系統需要擁有一套完善、成熟、細致化的多元交互機制和權限管理系統。唯有在系統設計與實現過程中堅持多元交互原則，全面支持多角色、多用戶的參與應用，才能讓企業內部團隊的工作溝通及協同性更好，同時讓企業團隊與外部合作、監管單位的溝通交互更為密切[3]。

二、采購業務信息管理系統的功能設計要點

(一)權限管理

采購業務的信息化管理系統和企業的經營發展聯系密切，涉及到企業成本、現金流、信息流、投資轉化等方面，如果無法對各個環節進行統籌管理，將會導致企業經營活動無法正常開展，同時對企業的長遠發展不利。而在信息化背景下，采購業務的信息化管理首先要重視的就是權限管理，也就是參與到采購業務執行與管理中各個角色的權限劃分與執行管理。因此，在采購業務信息管理系統當中，相關用戶涉及到管理員、采購員、不同等級及環節的審批人員、財務人員等。權限管理的基本模式是，操作人員在相應權限機制下采用相應賬號登錄系統，然后由計算機確定身份有效性，再按照訪問用戶身份劃分操作權限。登錄之后的操作環節中，用戶僅能查詢自己賬號身份權限內的信息，以及執行相關操作，若要訪問其他信息、進行其他操作，則需要獲得授權。授權的相關操作邏輯為，用戶向當事人或管理員申請，審批通過之后獲得相應權限。

(二)采購UML類圖

采購業務信息管理系統需要基于采購業務的一般工作執行模式，設置一個連貫性的過程。首先，采購人員詢進行市場調研、獲取價格，然后提交采購申請，接受審批；其次，在審批完成之后，由采購人員根據合同內容向財務人員發起付款申請；然后，再陸續完成收貨、結算、報告等環節。在該系統當中，價格詢問、采購申請、訂單執行等環節的功能有差異性，但相對來講，其中涉及到的很多信息、資料是可以重復使用的。這主要是出于節約資源、簡化系統及管理模式的考量，對提高信息系統設計水平，有重要意義[4]。

三、采購業務管理應用計算機信息系統的實現路徑

(一)部署系統

在采購業務信息化管理系統運行過程當中，可以先將可能用到的相關文件之前加上部署描述文件名稱，再于相應模板中進行裝配。最后，在J2E程序中執行任務。其中，裝配過程主要囊括了組件和設置容器配置信息兩個環節，對底層服務的執行給予了關鍵支持。在相關模塊的應用程序中，最終以EAR形式打包成文件，再根據業務流程機制以及相應的需求來進行傳輸。

(二)發布系統

在導出文件之后，就需要在服務器上對系統進行發布，具體做法是以管理員身份啟動WAS。然后，選擇“新運用”，安裝應用程序。在該環節當中，系統程序會指引用戶進行安裝，逐步完成從路徑到映射虛擬主機等步驟。待系統映射主機完成并檢查無誤之后，邊可以啟動程序。

(三)資料設置

需要注意的是，在啟動系統前，要采購部門的相關工作人員上報、匯總各方面資料，在程序中錄入。在本地系統當中，通常會有相應的參數設定，需要根據用戶、客戶的相關特點進行設置，實現系統的用戶化。為了避免因資料設置不正確、不完善而導致的相關問題，系統管理維護人員或采購部門相關崗位人員應當對各項資料進行檢查核對，確保無誤。

(四)用戶培訓

待采購業務管理計算機信息系統設計實現并可以完成啟動試運行之后，應當第一時間對相關人員的操作使用進行系統化培訓。首先，采購部門負責人與技術人員應當合作進行用戶手冊的編制，然后由相關人員利用用戶手冊開展培訓指導工作[5]。相關單位應當嚴格要求所有采購人員、財務人員、管理人員以及其他與采購業務相關的人員接受培訓，待考核通過之后上線使用。

(五)系統試運行及調試

待系統開發設定及用戶培訓完成之后，便可以根據系統及企業采購業務工作特點，對系統進行試運行工作。企業采購部門應當根據實際采購業務，一方面以傳統采購業務管理模式開展工作，另一方面通過采購業務管理計算機信息系統進行模擬。然后，對兩種業務管理模式的結果進行綜合評估與分析，這不僅能完成信息系統的試運行工作，還能讓所有人員了解到該系統的應用價值。需要注意的是，試運行用到的采購業務案例應當具有足夠的代表性，同時要求相關試運行工作至少開展三個月之上，并且要求所有涉及到采購業務及管理工作的相關人員參與。在完成系統試運行的過程當中，如果任何異常，應當對系統進行調試和優化，確保其能在技術及業務管理兩個方面展現足夠的穩定性。

結束語

綜上所述，在計算機及信息技術發展迅速的背景下，各行業企業及單位傳統的采購業務管理機制在效率及成本優化方面存在的不足越來越明顯。為此，相關單位應當積極建立先進的技術化、信息化管理意識，結合工作實際和相關需求，設計一套完善、嚴謹、實用的采購業務計算機信息管理系統，并按照相關規范流程，對其進行設定與調試，為采購工作機制的改革優化打下堅實的基礎。