5s管理法在辦公室收發文件與檔案管理中的應用

程禹明 長春新區管理委員會

引言：目前很多單位辦公室收發文件與檔案管理工作僅僅局限于檔案的搜集、保管及存儲等方面，對檔案的編制、分類、整理沒有給予足夠的重視，導致在辦公室收發文件與檔案管理中各個環節的銜接不夠緊密，時常出現資料堆積、材料缺失、工作效率低、程序不規范、標準不統一等問題。同時，辦公室收發文件機制不健全、檔案管理工作制度不健全，很難推進檔案管理工作體系現代化建設。而5S管理方法的應用更加重視辦公室收發文件與檔案管理的精細化控制，并從不同的維度出發關注辦公室收發文件的細節管控與良好工作環境的塑造，能逐步推進檔案管理工作人員形成良好的工作素養。

一、5S管理方法在辦公室收發文件與檔案管理中的重要意義

在當代辦公室收發文件及檔案管理過程中運用5s檔案管理方法，不僅能有效提高檔案管理效率，還能有效提高檔案工作者的素養。尤其在當前是科學技術快速發展的前提下，檔案管理人員也有必要根據時代的發展需求不斷地提升自身的技能素養，尤其是要重視辦公室收發文件過程中需要應用的專業技能及基本素養，也必須不斷更新自身檔案管理方面的專業知識，只有不斷強化自身的認知結構，不斷提升自己的技能水平，才能跟上時代發展的需求，有效做好辦公室文件收發和檔案管理相關工作[1]。在辦公室文件收發以及檔案管理過程中，也要積極推進檔案管理人員不斷更新收發文件及檔案管理方面的知識，尤其注重5S方面有關檔案管理人員技能素養提升，并有效運用5S管理方法逐步強化檔案管理流程建設，細化檔案管理的類別、流程、標準，并努力做好檔案資料的搜集記錄及檔案數據整理方面的工作，使檔案管理工作能夠得到全方位地加強。同時也要加強檔案管理的標準化建設，要有效運用5s管理方面的方法理論，逐步提升檔案管理的工作效率，盡可能避免多余和重復的工作，使文件收發和檔案管理的每個步驟都能按照既定的標準和流程執行。除此之外，在辦公室文件收發以及檔案管理過程中，應用5s管理方法還能逐步提升檔案管理的安全性。在當前科學技術快速進步的社會背景下，檔案管理過程中，時常會出現信息盜取、個人信息泄露以及信息數據外傳的現象，并要逐步應用5s檔案管理方法增強檔案管理人員的安全意識，要防止檔案資料泄露現象的發生，確保檔案信息的完整性[2]。在辦公室收發文件及檔案管理過程中，應用5s管理方法還可以塑造良好的工作環境，在5S管理體系下，檔案工作環境能夠得到有效改善，良好的檔案工作環境不僅可以提高員工的積極性，在良好的工作氛圍中也可以培養員工的團隊精神和集體意識，全面提升檔案管理工作者的業務水平。

二、5s管理方法在辦公室收發文件及檔案管理中的具體應用

（一）加強辦公室文件及檔案材料的整理和搜集

在5s檔案管理體系下，辦公室收發文件與檔案管理工作主要包括兩個方面，首先是檔案辦公區的整理，也就是在辦公區域內，檔案管理工作者要及時檢查所有辦公抽屜與柜子并尋找辦公物品清理，及時清理與辦公無關的物品。其次是對檔案室的管理。目前很多單位檔案保管室的空間有限，對于檔案管理意識的不完善，也導致很多單位沒有采用自動化、先進性的檔案管理架，很多辦公室都是將檔案放在鐵皮柜子中，這就導致檔案室的空間有限，各類檔案資料歸類不全，所以對于檔案室的管理要及時做好檔案鑒定與銷毀工作。在整理方面，但工作人員要及時對有價值和無價值的檔案信息資源進行分類，辦公文件的收發存儲也要遵循價值性原則，要針對有價值和無價值地辦公文件以區分對待，對于無價值地辦公文件要及時的銷毀或是處理，對于有價值地辦公文件要實現長期存儲。在處理辦公室內部物品擺放問題的時候，由于檔案管理需要應用較多的工具，為了提高檔案管理效率，就需要辦公室的大管理人員及時準備好檔案管理的有關工具，用制作工具表將其張貼在顯眼的位置上，方便工作人員及時獲取，工具使用完后也要及時的物歸原處，只有如此才能全面提升檔案管理工作效率。為了提高檔案信息的使用效率，需要檔案工作人員根據大利用率的差異，將各類答案合理分區存放，要將那些使用率較高的檔案放置在容易存取的位置，與此同時，還要將檔案的存放位置制作成表格或者使用自動化管理系統進行統一管理，方便檔案工作人員及時準確查詢。

（二）重視檔案信息資料的歸類儲存

辦公室中的重要文件以及大的資源需要長期存儲，只有當管理人員在做好檔案存儲和歸類的前提下才能實現檔案資源的長期存儲，這也就要求檔案工作要具有程序化、制度化和流程化的特點。只有切實做好檔案的歸類整理工作，才能保障各類檔案工作的有序開展。檔案管理工作人員要在共同協商和相互協調的基礎上做好崗位職責分配，設計好不同的檔案管理流程，針對檔案管理工作的各個環節實現精細化管理，以全面提升檔案管理效率。

三、結語

在辦公室檔案管理工作過程中，需要在深入了解5S管理方法的內涵的基礎上再開展工作，按照5S管理方法的內容和要求做好文件與檔案的搜集、歸類、整理、存儲、應用等工作，保障辦公室文件收發與檔案管理工作正常開展。