探討ERP環境下的企業存貨內控審計及應用

楊若曦 河南職業技術學院

引言：ERP環境下企業存貨內控審計可分為線上與線下兩個部分，由于后者工作中大部分延用的依舊是以往審計方法，因此，企業應在ERP系統應用較多的線上內控審計工作中進行創新與完善，以便更好地應用ERP系統提升企業存貨工作效率與水平。

一、ERP環境下企業存貨內控審計的概述

ERP(enterprise resource planning)可翻譯為企業資源計劃，以系統化為其開發目的，主要具有供應鏈管理、財務管理、銷售與市場管理等功能，對企業內部信息系統、客戶管理系統、在線交易系統等進行有效、合理的整合，從而達到優化企業存貨管理。內控審計則為精準評價企業內部控制工作的過程，通常由控制環境與活動、風險評估、信息溝通等方面組成內控審計內容，具有真實性、時效性、確切性等特點。

然而在ERP系統的運用中，一方面國外與國內的ERP源系統供應商對于我國實際需求或科學實施方案等無法確切貼合實際使用情況；另一方面，相關工作人員一旦過度依賴ERP系統或發生舞弊、錯漏問題時，審計信息極易受到損壞。

二、ERP環境下企業存貨內控審計的應用

（一）線下存貨內控審計

在線下存貨業務方面ERP系統可應用環節較為有限，因此，針對項目與合同審批、核準負責人簽字環等線下內控審計環節應重點進行調查審計，如采購招標立項的負責人審批，招標環節透明度，中標后供應商選擇合理性，采購合同的負責人審批，驗收質檢負責人審批，原料領退環節盤點與報廢的負責人審批，財務管理盤點結果審核，企業存貨成本、流轉環節的審查等，都需要較為傳統的審計方法來進行內控審計工作，應避免在此環節應用ERP系統反而造成資源浪費的情況[1]。

（二）線上存貨內控審計

1.數據錄入環節。首先應進行ERP崗位與存貨相關崗位的合理性審計，對企業整體業務進行盤點、梳理并掌握其實質責任與權限后，對于其相關崗位進行有效的相容與分離，并進行ERP密碼之別管理，打好ERP系統安全操作基礎。需要注意的是，在崗位分離環節中應針對合同審核與簽訂、存貨的申請與采購或保管與驗收、存貨資金支付與盤點、存貨的保管與使用等不同工作環節進行合理分離。其次在信息錄入授權審計時，應對未經審批錄入ERP系統的信息進行重點篩查，確認信息錄入的延遲時效，相關操作人員是否存有違規、疏漏是為，同時對已授權信息的授權進行真實性與準確度審批。如入庫清單是否與ERP系統存儲的數據一致，支付清單、物料領取清單、物料報廢清單、庫存盤點清單也同樣要互相驗證一致性。最后應審計存貨信息的編號與時間，保證編號的唯一性與錄入時間的一致性，不論是ERP系統生成還會說手動編號，都用進行唯一項目編號。一來方便數據查詢與比對工作，保證數據的真實可靠性；二來避免因編號錯誤導致的重復支付、未支付等情況，避免不必要的資金流失。

2.數據處理環節。在數據處理環節內控審計工作中，第一，應針對采購計劃的合理性進行重點審計，如采購項目內容是否符合企業生產目標與庫存情況，篩查項目中采購環節的物品種類、價格、數量是否合理、正確等，并利用ERP系統的采購計劃編制功能進行對比審查，保證內控審計正確性的同時可對ERP采購計劃進行查錯，減少相關風險[2]。

第二，在存貨管理工作環節，應對ERP系統的采購、出入庫數、財務支付、盤點結果等數據進行準確性審計與差異性分析，并將每一次的存貨內控審計結果進行比對，確認庫存變動與財務資金之間的一致性。梳理ERP業務處理流程中的授權情況，比對線下授權審計環節進行漏洞篩查，辨別清楚是否存在未經授權人工進行ERP數據修改、越級操作等情況。

3.數據輸出環節。數據輸出的內控審計環節，一是針對ERP系統存貨信息查詢權限的設置情況，確保用戶查詢的數據是否有合理授權與次級權限，保證其操作范圍內能進行錄入、查詢等權限，有效保護ERP系統中關鍵數據的安全性。二是對輸出信息的完整進行審計，確保存貨數據輸出時未出現篡改、刪除的現象，避免ERP系統中用戶所見信息出現錯誤的情況，保證存貨數據的規范與準確度。三是應實時關注ERP系統中的授權與登錄信息，確認是否出現未經授權的業務，進行定期、不定期、突擊等不同形式的ERP系統權限，最大限度的保證信息、貨物、資金的數據是否一致，重點防護由于ERP系統漏洞引起的漏洞。

例如某企業，在最初使用ERP系統時，由于急于求成導致相關人員技術水平培訓力度不足，卻對ERP系統過于信賴，對相關的內控審計工作反而不重視，導致內控審計工作范圍無法對ERP系統相關范圍進行覆蓋。同時，ERP系統使用人員對系統也漸漸產生過度依賴心理，對ERP系統數據進行簡化錄入、推遲錄入時間、修改錄入數據等，不僅給內部控制審計工作帶來嚴重阻礙，甚至一定程度上損害了該企業的經濟利益。后該企業ERP系統突遭網絡病毒侵害，導致系統崩盤、日常工作無法進行，該企業管理層才意識到ERP系統需有效結合內部控制審計的重要性。

結束語：綜上所述，ERP系統對于企業的長遠發展具有重要推動作用，但也應及時發現、解決、規避其帶來的負面影響，加強對存貨內控審計工作的監察力度，有效降低企業存貨內控審計風險，保證企業經濟效益，推動企業的可持續性發展。