探討高職院校檔案管理的信息化建設

陳云恵

濟南職業學院

一、高職院校檔案管理的信息化建設概述

（一）高職院校檔案管理信息化建設的內涵

高職院校檔案管理信息化建設主要以檔案信息和數據為基礎，結合檔案管理與電子存儲方式，同時，利用網絡信息平臺進行科學、高效的管理，實現高效的檔案查詢。檔案管理信息構建可以依靠網絡技術對收集的檔案資源進行分類、處理、傳輸和使用，然后在高職院校中實現文件共享，實現高職院校檔案管理的標準化、現代化和科學性。在建立信息化平臺后可隨時獲取檔案，以供實時查看和使用。

（二）高職院校檔案管理信息化建設的必要性

隨著網絡技術的發展和計算機技術的進步，計算機網絡開始在我國的各個領域得到使用。高職院校的檔案管理必須遵循信息化原則，結合傳統紙質檔案管理并運用先進網絡技術，建立網絡化的電子檔案管理形式，以便搜索和查閱。傳統的檔案管理不夠標準化，無法滿足不同用戶的需求，人們需要及時找到檔案中的相關內容，并結合信息技術規范，以實現高效、準確的搜索。

二、目前高職院校檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案管理信息化建設意識不足，管理人員素質低下

目前，一些高職院校還沒有充分意識到檔案管理信息化建設的重要性。他們認為檔案管理主要用于保存，忽略了檔案的使用，因此，在檔案管理方面較為被動，對現狀感到滿意。同時，高職院校沒有對檔案管理人員進行適當的培訓，在檔案管理和檔案信息化建設方面沒有專業知識。通常，檔案管理人員自身素質低，能力較為薄弱，制約了檔案管理信息化的發展。

（二）沒有健全的檔案管理體系，缺乏設施設備

當前，高職院校對檔案管理信息的建設還沒有給予足夠的重視，同時，學校還沒有建立完整的信息管理系統。檔案管理缺乏分工，導致檔案管理缺乏統一的標準化和科學化的方法，導致檔案資源的多重參與和混亂的結構。同時，政府沒有將高職院校檔案管理信息化建設列入議程，因此，沒有對學校檔案工作提供適當的指導，影響了高職院校檔案管理信息化建設的總體發展。

（三）管理人員的操作技能低下

在高職院校中進行檔案管理信息化建設，對檔案管理員的操作技能提出更高的要求，其不僅需要檔案管理員了解檔案管理的專業知識，而且還需要掌握信息技術。在高職院校中，一些文職人員的工作技能不足，主要是因為他們的專業知識相對較少，信息技術操作水平相對較低，無法將理論知識與實踐相結合。在大多數情況下，檔案管理人員將此作為一項工作，而不對信息管理系統進行開發和維護，導致在發生問題時損壞檔案管理系統。隨著社會的發展，我國高職院校的學生人數增加，檔案管理的工作量巨大，必須處理更復雜的檔案管理工作。如果檔案管理員缺乏全面的檔案管理知識和相關動手經驗，則在實際操作中可能會發生操作錯誤，并且檔案文件中記錄的信息不正確。

三、加強高職院校檔案管理信息化建設的措施

（一）轉變檔案管理觀念，做到明確分工

首先，高職院校檔案管理是高職院校發展的重要組成部分，它可以很好地顯示來自高等專業學院的各種數據，例如，教學、研究和管理。其次，高職院校檔案館具有消費者價值和參考價值。鑒于推進檔案管理信息化可以促進高校整體發展，高職院校需要樹立創新意識、法律意識、服務意識和科學意識來指導檔案管理信息化建設。最后，高職院校的檔案管理是一項相對復雜的任務，有必要弄清檔案管理信息化建設中的各自職責。要根據檔案信息內容來開展檔案分類管理，然后由相應的管理人員進行管理，并將職責分配給具體人。

（二）對管理人員進行培訓，提高素質和能力

在高職院校中推進檔案管理信息化的效果，取決于檔案管理團隊的素質和能力。高職院校需要加強對檔案管理人員的培訓，堅持對每位管理人員進行培訓，提高隊伍的整體素質。這不僅要有良好的檔案管理理論知識，而且有必要為參與檔案管理的人員提供高質量的場所和設備，依據實際操作檢查管理人員是否具有管理能力。此外，加強學習理論知識，以專業素質和實踐技能來測試管理者是否滿足管理要求。如果沒有一定的專業知識，則將影響檔案管理的效率，甚至會發生錯誤和遺漏。通常，提高管理人員的素質和能力，發展其綜合業務能力，是建立高職院校檔案管理信息結構的基礎。

四、結語

鑒于當前信息時代的發展，我國的高等職業院校應該高度重視檔案管理，對其進行深層次的改革。當前，在高職院校中，檔案管理信息化仍然存在問題，限制了檔案管理的信息化發展。學校需要改變觀念，標準化開展檔案管理，并集成信息技術來管理文件，使職業院校的管理更加嚴格、規范，促進職業院校的健康可持續發展。