芻議網(wǎng)絡時代高校檔案管理資源應用方法

□ 太原 段建國

近年來，我國在科技信息的發(fā)展中有了重大的突破，隨著網(wǎng)絡時代的到來，對人們的生活及工作都產(chǎn)生了巨大的影響，網(wǎng)絡信息技術全球化的覆蓋，能夠幫助人們在網(wǎng)絡環(huán)境下，對信息資源進行共享，促進了文化與科技的交流。在各高校的發(fā)展中，檔案管理工作是重要的組成部分之一，能夠合理地應用檔案資源，有利于為高校科研工作提供有利的依據(jù)，從目前各高校檔案工作管理角度進行分析，在對檔案資源進行使用時，存在著一些嚴峻的問題，不僅會對高校檔案管理工作具有一定的影響，而且使高校整體的發(fā)展水平無法上升，最終達到的效果不佳。因此，在網(wǎng)絡時代下，需要對高校檔案管理中的信息資源進行合理的開發(fā)與利用，對檔案信息資源進行深入的研究，使高校檔案資源能夠發(fā)揮出最大化的作用與價值。

一、網(wǎng)絡時代下高校對檔案資源應用存在的問題

1.對檔案資源管理不夠重視。目前，大多數(shù)的高校對檔案資源管理不夠重視，對檔案資源存在的價值不能充分的了解與掌握。這樣會對高校的檔案管理工作造成嚴重的影響，將造成檔案資源的流失。雖然我國相關政府部門對此給予了大力的支持，但是整體的效果并不理想，在政策、資金、物力、人力等方面，都對資源造成了嚴重的浪費。因此，需要對高校的檔案資源管理工作加強重視，加強管理，是目前亟需解決的問題之一。

2.缺乏創(chuàng)新理念。在對高校檔案資源進行開發(fā)與利用時，大多數(shù)的高校還是以傳統(tǒng)的紙質方式進行管理，并且處于分散的狀況，由職能部門進行管理，雖然傳統(tǒng)的紙質文件管理形式確保了對檔案資源的細致性管理，但是在實際的應用中，未能把檔案資源的作用最大化發(fā)揮處來，檔案資源的利用率也不高，尤其是對檔案資源進行查詢時，需要多個部門共同的參與，整體的工作效率都比較低。在網(wǎng)絡時代的發(fā)展中，對檔案資源進行共享，但是形式都比較簡單，所面臨的網(wǎng)絡風險持續(xù)上升，對高校檔案資源的安全造成了嚴重的威脅。

3.存儲空間不足。對檔案資源的管理，如果高校依然是采用傳統(tǒng)式的紙質文件，那么對檔案的儲存需要足夠的空間，才能夠確保所有的紙質檔案完整的儲存，但是，隨著高校的逐漸發(fā)展，產(chǎn)生的檔案信息資源越來越多，不僅儲存空間上會受到限制，而且在對檔案信息資源進行查詢時，也加大了難度，對檔案信息資源進行查詢時，需要加大人員查找，使整體的成本增加。最主要的是無法確保信息資源的完整性，如果受到了儲存空間環(huán)境的影響，會使紙質的檔案受到損壞，無法為高校未來發(fā)展提供有利的依據(jù)。

二、網(wǎng)絡時代下對高校檔案管理資源應用方法的創(chuàng)新

1.構建檔案資源保障體系。首先，對檔案室的管理具有嚴格的要求，能夠把分散的檔案資源進行整理與統(tǒng)一的管理，確保檔案資源的完整性；其次，能夠對檔案資源的質量進行提升，在高校的發(fā)展中對檔案信息數(shù)據(jù)進行收集與整理，對存在空缺的信息進行科學的補充；再其次，利用網(wǎng)絡信息技術對檔案資源進行共享，有利于與各部門之間的相互溝通，體現(xiàn)出檔案資源在高校發(fā)展中具有的重要價值。

2.在管理技術與方法上進行創(chuàng)新。在現(xiàn)代化的發(fā)展中，檔案信息資源在各行各業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，成為了必不可少的工作內(nèi)容，使用傳統(tǒng)式的管理模式已經(jīng)無法滿足高校的發(fā)展。因此，在檔案管理工作中，對管理技術與方法進行創(chuàng)新，用最先進的科學技術對其進行管理，既滿足了高校的發(fā)展，又對檔案信息資源進行了合理的應用，利用信息化技術對檔案信息進行檢索，提升了整體的工作效率，使檔案管理的功能向著多樣化的形式進行發(fā)展，對檢索工具進行不斷的優(yōu)化，構建檔案目錄，對檔案資源進行開發(fā)與利用。在此需要注意的是，要對檢索工具提高隱藏性，明確查找與指導之間的關系，確保檔案信息資源的安全性，使其能夠發(fā)揮出自身最大的作用。

3.加強檔案管理人員的培養(yǎng)。采用網(wǎng)絡信息技術對檔案資源進行管理與應用，最主要的影響因素就是檔案管理人員，需要高校在對管理人員進行招聘時，提出嚴格的要求，在人員上崗前進行統(tǒng)一的培訓與管理，要求檔案人員的專業(yè)能力與綜合素質都進行提升，由專業(yè)的人員對其進行培訓，正確應用網(wǎng)絡技術，在系統(tǒng)內(nèi)可以獨立的對檔案資源進行整理與歸納，不僅對檔案管理工作的效率進行了提升，而且還對高校檔案管理人員提出了更高的要求，促進高校檔案管理工作的發(fā)展，確保資源的合理應用。

綜上所述，在網(wǎng)絡時代的發(fā)展中，需要對高校檔案加強管理，構建管理系統(tǒng)，制定科學的管理機制，對管理人員的專業(yè)素質進行提升，對檔案資源進行共享，使檔案資源在利用過程中具有一定的安全性，提升檔案資源的利用率，促進高校的穩(wěn)定發(fā)展。