事業單位檔案管理問題探討

張桂蓮

摘 要：眾所周知，事業單位檔案管理掌握著事業單位的命脈，尤其隨著近幾年我國經濟的飛速發展，市場經濟體制不斷完善，這也給事業單位檔案管理工作提出了更高的要求。因此，事業單位必須要密切關注市場發展趨勢，以迎合市場發展趨勢的角度不斷完善檔案管理工作，通過制定更加標準化和科學化檔案管理體系，有效促進事業單位發展進程。當今社會是信息化的社會，對于事業單位來說，檔案管理是管理事業單位工作人員的重要舉措之一，對事業單位檔案管理實行信息化已經成為我國事業單位檔案管理行業的共識。近年來，我國事業單位檔案管理信息發展速度非常快，理論發展相對成熟，隨著計算機技術以及數字化技術的發展，事業單位檔案管理已經逐步從傳統的紙質版檔案保存轉換為數字化檔案保存。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題

引言 事業單位屬于一種不盈利的國營單位，主要是為社會提供相關服務，具有一定的公共性，檔案管理對于事業單位來說有著重要影響。檔案管理工作具有一定的綜合性，并不是獨立的，最顯著的特點就是檔案具有一定的實用性。經濟社會的發展和進步，帶動了檔案管理工作覆蓋面的擴展。作為事業單位管理的重要組成部分，檔案管理的改革也面臨著前所未有的挑戰。本文對當前事業單位檔案管理的現狀進行分析，從而探討出相應的解決措施。

一.事業單位檔案管理存在的幾個問題

1.缺乏專業的檔案管理人員

要想提高檔案管理效率，檔案管理人員的專業水平和職業素質是重要的影響因素。但是從目前的情況來看，如今的事業單位在檔案管理人員方面人才比較匱乏。專業水平差、職業素質低的人員比比皆是，各方面都無法滿足實際標準。在工作的過程中沒有責任心，態度較差，積極性也不是很高，人浮于事，導致檔案資料丟失、損壞等問題頻頻出現，不利于檔案管理工作的順利開展。

2.缺乏完善的檔案管理制度

從眼下來看很多事業單位在檔案管理制度方面都存在問題，異常混亂。一些單位對對此并不重視并沒建立檔案管理制度，另一些單位是雖然建立的制度但卻只是表現在形式上，并未嚴格執行。導致檔案隨意堆積在一起，經常出現丟失、殘缺的現象。除此之外對于外界檔案也沒有進行嚴格處理，手續不全，經常出現有借無還問題。還有一些人員為了一己私利對檔案數據進行擅自更改，降低了檔案資料的真實性。

3.檔案管理手段落后

眼下計算機技術雖然得到了廣泛的發展，但是在從目前的情況來看，遺憾的是很多事業單位并未將其運用到檔案管理工作中，依舊采用傳統的檔案管理方式。傳統檔案管理中對于檔案資料的管理主要以紙質的方式為主，由于檔案數據信息涉及到的內容廣泛，信息量較大，自然而然就增加了信息儲存的難度。經常出現紙質檔案易受潮，發霉等問題，因此必須要定期進行查看和整理，所以存儲的時間也較短。而且由于內容較多，所以檔案準確性好完整性也就難以得到保證，同時也在很大程度上增加了人們查找信息和閱讀信息的難度。

二.事業單位檔案管理的建議

1.迎合時代;加強檔案管理信息化建設

隨著科學信息技術的不斷發展，事業單位檔案管理工作已經步入了數字化時代。這就要求檔案管理工作人員在工作過程中充分利用富含時代特色的先進信息手段，以數字形式為載體創建事業單位檔案管理體系，并通過對檔案目錄進行數字化構建，便于檔案檢索及歸檔管理。同時，事業單位檔案管理信息化建設還應還注意進行科學規范化的制度管理，通過制度指引落實檔案管理信息化建設進程。同時，事業單位在加強檔案管理信息化建設過程中，應做到結合自身的發展現狀及發展特色開展，不能憑空而論。信息化建設不是一蹴而就的內容，需要事業單位注重實踐，在不斷前行的過程中不斷吸取經驗，并不斷完善體系建設，只有這樣才能實現檔案管理的信息化建設，落實事業單位檔案的有效管理。

2.樹立意識;提高檔案管理工作重視程度

要想順利開展事業單位檔案管理工作，最基礎的部分就是要構建意識形態，切實提高工作人員對檔案管理工作的重視程度。首先對事業單位的高層領導應樹立對檔案管理工作重視的思想意識形態，引導事業單位各層職工能夠對于檔案管理工作給予足夠的重視。其次，對于事業單位檔案管理工作人員來說，更應該注重意識形態的建設，通過定期培訓、建立問責到個人的考核制度等方式，切實提高其對工作性質的認同和重視，使事業單位檔案管理工作能夠更加規范有序的開展。

3.完善體系;加強檔案管理的分類工作

在開展檔案管理工作時，事業單位應完善要制定一檔案分類管理體系，通過定期培訓檔案管理工作人員科學合理對檔案進行分類及管理，切實做好事業單位檔案材料的歸檔工作。同時，以完善的檔案管理體系對工作人員進行引導，能夠使事業單位檔案分類管理工作有據可依，能夠引導檔案管理工作人員從檔案的內容、時間等方面入手，加強檔案管理的分類工作，并實現事業單位檔案材料及信息的有效運用。完善體系;加強檔案管理的分類工作

4.增加實訓;切實提高檔案管理人員專業素養

隨著時代的不斷進步，社會對檔案管理人才的需求也趨于多樣化。因此，在事業單位檔案管理工作中應注意要人才的培養和選拔。通過在招聘過程中引進專業人才，構建一支專業素養及本領較高的檔案管理工作團隊，同時，事業單位還應對工作人員定期增加實訓，以先進的理念和科學技術組裝工作人員頭腦，切實提高檔案管理人員專業素養，從而使得事業單位檔案管理工作得到不斷改進和完善。

5.事業單位檔案的安全管理

主要負責人必須給予足夠的重視，通過制訂細則的方式引起職工重視。由于檔案管理中，涉及很多涉密文件要歸檔，因此事業單位檔案管理信息建設工作要加強保密工作。現在黑客的技術發展速度很快，很多不法分子為了獲取政府信息，會利用黑客與病毒盜竊機關事業單位檔案信息，然后進行不法操作，危害國家的安全。如果事業單位檔案管理信息建設工作的安全性不足，一旦遇到錯誤操作、系統故障等，事業單位檔案管理信息建設將平臺安全面臨著巨大威脅。

結束語：綜上所述，檔案管理工作是事業單位發展的重要基礎，也是事業單位不斷前行的核心力量，必須要培養事業單位全體成員對其足夠重視，并在實際檔案管理工作的開展過程中，能夠謹遵體系要求，切實增強事業單位檔案管理工作的規范化、科學化發展。同時，事業單位應定期開展實訓，加強檔案管理人員的專業素養，切實提升事業單位檔案管理工作的整體水平，為有效開展檔案管理工作、推進事業單位發展進程做出努力。事業單位檔案管理的創新與改革具有時代的意義，檔案管理是對社會發展的一項重要的工作。但是由于各種問題導致了發展滯后的現象，從而影響了檔案數字化的發展。所以事業單位必須高度重視檔案管理工作，從業人員必須在檔案管理的改革檔口中不斷創新工作的方式、方法，才能配合事業單位實現整體的高效運行，促進其在大刀闊斧的改革進程中獲得新的、更大的發展機遇。

參考文獻：

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