探析企業用印管理及內部流程的信息化管理

安琦兒

摘 要：對于企業而言，印章的管理十分的重要，印章是企業的記號，具有法律效力，因為印章在企業中的重要性特別高，雖然國內的印章管理模式很完善，但印章管理還是擁有著一定的風險性。本文通過對企業用印管理以及內部流程信息化管理展開分析，希望對關注的人群提供參考。

關鍵詞：印章管理;管理流程;信息化管理

引言：印章代表著企業，而且印章在法律上意味著企業的認可以及證明。而且對很多企業而言，在進行商務合作時一般都離不開印章。印章的種類有很多，每一種類的印章，作用都是不相同的。因此為了更好的進行印章的管理與使用，有必要對企業的用印管理以及內部流程信息化管理展開分析。

一、印章管理信息化的重要性

印章是一種授權工具，在我國的傳統文化中有著非常崇高的地位，而隨著時代發展，印章也成為了一種統一標準的規范性工具，因為數據時代的到來，印章本身所帶有的管理屬性也是越來越明顯，而在企業中，印章的合理使用是非常重要的，印章對于企業的業務、責任、權益有著非常重要的影響，印章具有法律效力，而且對于企業而言，只要加蓋了企業分支機構的公章，所產生的各項權利義務就都需要企業進行承擔，所以違規用印的案件也是時有發生。在整個印章管理當中，用印安全是最重要的，而印章管理信息化可以很好的提升用印安全，首先印章管理信息化能夠有效進行用印全流程管理，其次在進行印章管理信息化時能夠引入印章監控管理系統，讓整個用印的全過程都通過計算機來完成，能夠降低人工印章管理所帶來的用印風險，而且對于企業來說，隨著企業規模的擴大，印章的使用頻率也是越來越高，也能夠導致印章使用成本增加，通過印章管理信息化之后能夠有效地降低印章使用成本。

二、印章管理以及內部流程信息化的管理辦法

相對于傳統印章管理，因為數據時代的發展，印章管理信息化以及是一種時代的發展趨勢， 信息化印章管理既能滿足及時用印，同時又能夠減少人為的層層審核，大幅度提高印章使用效率，而且由于印章管理監控設施的使用，也能夠將印章的保存、審批、使用等一系列環節進行監控，從而降低用印風險。

（一）印章管理信息化

（1）用印效率提升

在企業中，傳統的印章使用一般都是通過層層審批來進行的，將用印業務報備到分管部門，直系領導忙完工作進行簽字審批，之后到印章管理部門進行用印登記，將一系列內容登記結束之后進行相關責任人簽字，最后可以使用印章，這樣一來大大降低了用印效率，而在這其中最為影響用印效率的就是審批過程，無論是各級領導人員還是印章審批人員一旦涉及到了人員外出，那么就無法及時地進行印章審批，那么就會浪費更多時間。而印章管理在進行信息化之后能夠很好的提升用印的整體效率，只需要提前進行用印網絡登記，將文件進行發送，通過網絡進行審批，就可以大幅度地提升印章使用的整體效率。

（2）用印風險的降低

通常情況下，企業在進行印章使用時都會有一套完善的印章管理制度，但是對于印章使用來說通常都會帶有一定的風險。就比如在很多時候對于印章審批人員以及施印人員來說，沒有辦法確定用印人的具體信息，這樣就擁有了管理上的風險，而且在進行傳統印章審批過程里，使用的都是紙質文檔進行施印，這樣也有可能出現文件損毀、丟失等一系列情況，一旦這些文件被損壞或遺失，都有可能對企業造成嚴重的影響。而且對于企業來說，平時對于行政印章的使用頻率往往是很高的，因為印章的審批量很大，所以在后續想要查找具體的印章審批情況時，會給工作增加一定的難度。所以通過后續的印章管理信息化，能夠有效地將紙質文件在使用過程中的一系列不方便情況進行規避，在電子印章使用之后進行打印就可以了，而且通過信息化也能夠對印章的使用情況進行梳理備案，在后續想要進行印章審批查找時提升查找的效率。

（3）提升印章監控效果

一般而言，工程項目的印章使用往往會由項目主管進行后續的使用審批，項目經理對于印章使用是直接負責人，對于項目經理而言因為日常工作的繁雜，往往會導致對印章的使用不夠嚴謹。因為缺少了監管，所以項目印章往往會由項目經理進行指定印章管理人員，而指定的印章管理人員因為專業知識不足，導致會出現審核不嚴、使用隨意、風險意識不足等情況。在進行印章管理信息化以后，能夠通過新的印章管理模式，通過計算機技術使用印章監控管理體系來對印章進行信息化管理，印章監控管理系統是通過管理系統組成以及印章管理監控儀組成。系統主要是通過計算機，將實體印章放在印章管理監控儀內部進行信息化管理，通過軟件來操控印章管理監控儀進行使用印章，通過“人章分離”的模式進行后續的印章使用，能夠有效提升對于印章的使用監管效果。

（二）網絡流程信息化管理

不同于傳統的用印過程，將用印流程進行信息化管理能夠有效的增加印章使用時的效率以及安全性，首先整個用印的過程都會在印章監控管理系統中進行任務流轉，無論是用印申請還是印章審批、復核還是使用印章都留有正式存檔，實現印章使用全程擁有監管，使用后能進行有效追溯，將整個用印進行規范化，規避了很多風險隱患，其次是用印過程中通常需要上級進行用印復核之后才能夠進行實際印章使用，通過網絡流程化審批能夠更好的加速復核，保證業務進行的整體效率，最后因為網絡流程化審批用印，系統能夠嚴格控制印章使用次數，能夠避免私自使用印章的事情發生，而且系統在進行使用印章期間，也能夠自動進行印章使用信息的采集，通過印章管理監控儀保留影像資料，對影像資料進行長期保存，讓印章使用的全過程都可以進行實時追溯。

（三）印章檔案信息化管理

因為社會的進步，印章的信息化已經是未來的發展走向，所以可以通過辦公系統來建立醫院的印章管理系統，通過將企業的法律公章、法人印章這一類的重要印章的檔案進行信息化管理，來達到消除傳統印章管理中的一些問題，并且可以通過印章檔案管理原則，將一些失效印章歸檔、印章刻印等環節進行信息化管理，從而提升印章的管理效率。在印章檔案信息化以后，比如像印刻部門的印章申請就可以在系統中進行后續處理，當新的印章刻印完成后，印模以及失效歸檔，都能夠通過印章檔案信息化來進行錄入，代替傳統的人工審核，節省了很大一部分人力資源。印章的檔案管理是屬于綜合性檔案管理，整個印章檔案數據都應該加入到綜合檔案數據庫中實現管理，將印章的檔案管理當成企業數據庫中的一環，從而讓印章的特殊性與普遍性進行結合，而且通過信息化管理，也能夠提升企業內檔案管理人員的工作能力。

在進行印章檔案信息化管理時應該注意以下幾點：首先在整體的印章檔案信息化的設計上，必須在企業原有的檔案管理結構中。在進行失效印章歸檔以及印章刻制的整體流程化里，應該在考慮兩個環節之間連貫性的同時將系統操作簡化，這樣可以保障印章檔案數據的管理、修改，更加有利于印章數據的維護。其次，印章檔案是企業中非常重要的部分，所以在進行信息化的過程中應該進行嚴格的控制，在印章檔案信息化以后，一定要確保檔案信息的安全性以及管理系統的穩定性，而且對于不同等級的檔案管理人員也應該設置不同的管理權限，對檔案實行更加嚴格的保密制度，而且要定期對印章的電子檔案進行存檔，用以防止電子檔案信息被修改，而且當印章檔案信息化之后，原有的檔案管理人員也應該進一步提高自身的管理水平，這樣才能更好的完成印章信息化管理工作。

三、結論

總而言之，印章信息化管理對于企業來說有著很多好處，無論是工作效率的提升還是印章使用風險的降低，都能夠對企業的帶來極大的幫助。所以印章使用以及流程信息化是必須進行的，相信隨著更多人的關注，企業的用印管理以及內部流程信息化能夠越來越完善。

參考文獻：

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