如何做好新時(shí)期的檔案管理工作

王金花

摘 要：電子信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展為各行各業(yè)的發(fā)展提供了新的可能性。把它應(yīng)用到我們的傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)中，我們就能振興僵化的傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)。我們的檔案管理也是如此。通過(guò)將電子信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，可以大大提高現(xiàn)有檔案管理流程的效率，實(shí)現(xiàn)許多我們從未想到的事情。本文簡(jiǎn)要闡述了新形勢(shì)下檔案管理的具體途徑，分析了現(xiàn)有檔案管理中存在的一些常見(jiàn)問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決辦法。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作;新時(shí)期

引言 ?檔案管理工作不僅是一個(gè)單位管理工作的重要組成部分，還為單位各項(xiàng)工作的順利開展發(fā)揮著重要的紐帶作用，充分的體現(xiàn)出了一個(gè)單位的服務(wù)能力與管理水平。尤其是近些年來(lái)隨著人們對(duì)檔案重視程度的不斷增加，對(duì)檔案管理工作更是提出了更高的要求。因此本文筆者在認(rèn)真總結(jié)了個(gè)人從事檔案管理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，提出做好檔案管理工作的幾點(diǎn)建議，以供參考。

一.新形勢(shì)下檔案管理綜述

1.利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)云數(shù)據(jù)的有效途徑

現(xiàn)如今由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得我們檔案管理工作者不僅可以如上面所述的那樣可以隨時(shí)更新檔案文件數(shù)據(jù)，而且在調(diào)整文件數(shù)據(jù)方面也顯得非常方便。在以往，我們這方面的工作得需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間來(lái)傳輸紙質(zhì)文件數(shù)據(jù)。然而如今，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷升級(jí)，現(xiàn)通過(guò)服務(wù)器技術(shù)、云技術(shù)等創(chuàng)新技術(shù)的應(yīng)用，我們檔案管理工作者可以在任何與文件管理系統(tǒng)連接的終端上調(diào)用和存儲(chǔ)在云上的文件數(shù)據(jù)。

2.電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，電子信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用己經(jīng)逐漸成為一種新的發(fā)展趨勢(shì)。顯而易見(jiàn)，這種先進(jìn)的檔案管理方式己然將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案替代，并成為當(dāng)今最為常用的電子檔案模式。實(shí)踐訕證明，通過(guò)對(duì)這些檔案文件的讀、寫、修改和查詢，我們就能十分輕松地做好檔案電子文件的管理工作。這種方式極大地改變了我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理流程，從而也最大限量地提高了我國(guó)檔案管理的效率，已儼然成為一種最先進(jìn)的檔案管理方式。

3.實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)上傳

如何及時(shí)處理檔案數(shù)據(jù)的變化一直是困擾我們的一個(gè)大問(wèn)題。我們需要首先找到相應(yīng)的文件位置，轉(zhuǎn)到該位置修改文件中的文件，并將文件放在正確的位置…整個(gè)過(guò)程非常繁瑣，要達(dá)到我們想要達(dá)到的目的需要很多手續(xù)，這是費(fèi)時(shí)費(fèi)力的。結(jié)合現(xiàn)有的一些互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，我們可以方便地修改和查詢文件中的數(shù)據(jù)，真正實(shí)現(xiàn)文件數(shù)據(jù)變更的實(shí)時(shí)上傳。應(yīng)用這些新技術(shù)，我們可以大大降低文件管理鏈接的復(fù)雜性，提高存儲(chǔ)文件信息的準(zhǔn)確性，確保存儲(chǔ)文件數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，從而幫助我們更好使用和管理這些文件信息。

二.新要求下對(duì)檔案管理工作存在的問(wèn)題具體分析

1.缺乏專業(yè)人才培訓(xùn)流程

在新的形勢(shì)下，我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)生了很大的變化。然而，在我國(guó)檔案管理人才培養(yǎng)過(guò)程中，在整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程中并沒(méi)有很好地體現(xiàn)這一點(diǎn)。目前，在我國(guó)檔案管理人才培養(yǎng)過(guò)程中，信息檔案管理過(guò)程的培養(yǎng)還處于起步階段，不足以滿足我國(guó)日益增長(zhǎng)的檔案信息管理需求。這一現(xiàn)象最終導(dǎo)致檔案管理專業(yè)人員短缺，專業(yè)素養(yǎng)不足。這個(gè)問(wèn)題不僅不利于我國(guó)目前的檔案管理工作，而且對(duì)我國(guó)未來(lái)檔案管理業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展也產(chǎn)生了很大的影響。因此，我們必須從根本上解決這個(gè)問(wèn)題。

2.較為缺乏有效管理檔案數(shù)據(jù)的操作系統(tǒng)

雖然信息技術(shù)在我國(guó)檔案管理工作中已經(jīng)具有了較多的優(yōu)勢(shì)，然而不可否認(rèn)的是在具體實(shí)施中，我國(guó)各級(jí)檔案管理工作過(guò)程中在應(yīng)用這些技術(shù)方面仍存在很多問(wèn)題。因而缺乏有效的操作系統(tǒng)來(lái)管理相應(yīng)的文件數(shù)據(jù)，所且這還是其中的一個(gè)主要問(wèn)題。在我國(guó)各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)中，因其各種原因，往往會(huì)使用完全不同的獨(dú)立操作系統(tǒng)。這種就會(huì)在不同程度上會(huì)出現(xiàn)一些檔案管理機(jī)構(gòu)之間難以共享檔案資料和同步檔案資料的問(wèn)題，因而對(duì)我國(guó)檔案管理工作產(chǎn)生很大的消極影響。

3.檔案管理中的問(wèn)題

隨著我國(guó)檔案水平的提高，越來(lái)越多的企業(yè)開始建立自己的檔案管理制度，這在一定程度上提高了全社會(huì)的檔案管理意識(shí)，對(duì)全社會(huì)的發(fā)展具有重要意義。然而，這只是各種行業(yè)中企業(yè)的一小部分。由于一些中小企業(yè)受到各種制約因素的制約，對(duì)檔案管理還沒(méi)有形成完整的認(rèn)識(shí)。雖然他們有一定的認(rèn)識(shí)，但他們不夠全面和科學(xué)，忽視了檔案管理的重要性。他們簡(jiǎn)單地把檔案管理分為人事檔案保存或其他類型。檔案管理。在檔案管理過(guò)程中，由于分析不充分、管理理念不科學(xué)，許多企業(yè)的檔案工作不有序，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案混亂的現(xiàn)象，不能滿足新時(shí)期人們對(duì)檔案價(jià)值利用的要求，也不利于檔案館的發(fā)展。

三.如何完善檔案的信息化管理

1.創(chuàng)新檔案管理方式，提高檔案利用價(jià)值

創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的需要，也是宜賓市翠屏區(qū)工人文化宮檔案管理工作有效開展的需要，更為重要的是創(chuàng)新檔案管理的方式能夠真正提升檔案的利用價(jià)值，保證單位工作的有效開展。首先，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作的服務(wù)手段。目前文化宮存在檔案管理難題，最為主要的表現(xiàn)就是在實(shí)際的工作中檔案的利用率非常低，其最重要的原因就是在管理中使用的管理手段太單一，這就對(duì)檔案的整體質(zhì)量造成了一定的影響。因此，必須要完善建立健全檔案管理的平臺(tái)，創(chuàng)新檔案管理的手段，進(jìn)而能夠全面系統(tǒng)地進(jìn)行檔案管理工作，從而能夠更加有效的發(fā)揮出檔案的價(jià)值;其次，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案資源共享，檔案管理工作開展的目的就是要重視對(duì)檔案進(jìn)行分類匯總，并能夠及時(shí)總結(jié)出相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，并通過(guò)這些資料的有效運(yùn)用，提升單位的管理水平。

2.加快單位檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化發(fā)展

單位能夠進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要的基礎(chǔ)前提，就是確保檔案信息資源的數(shù)字化，同時(shí)檔案信息資源的數(shù)字化也是對(duì)檔案資源原件得以保存的一個(gè)重要手段，目前，我國(guó)主要是通過(guò)先進(jìn)的信息手段來(lái)對(duì)單位的檔案進(jìn)行管理，將檔案部門的各種其他形式的管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息化的管理模式，成立一個(gè)比較完善的、全面、規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為人們提供便捷的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。目前，我國(guó)館藏檔案的全文數(shù)字化，只是針對(duì)館藏的檔案資源數(shù)字化進(jìn)行整體分析，不是針對(duì)所有館藏進(jìn)行的全文數(shù)字化工作，主要是以館藏的檔案資源數(shù)字化為重點(diǎn)。對(duì)

3.加快單位檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化發(fā)展

單位能夠進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要的基礎(chǔ)前提，就是確保檔案信息資源的數(shù)字化，同時(shí)檔案信息資源的數(shù)字化也是對(duì)檔案資源原件得以保存的一個(gè)重要手段，目前，我國(guó)主要是通過(guò)先進(jìn)的信息手段來(lái)對(duì)單位的檔案進(jìn)行管理，將檔案部門的各種其他形式的管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息化的管理模式，成立一個(gè)比較完善的、全面、規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為人們提供便捷的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。目前，我國(guó)館藏檔案的全文數(shù)字化，只是針對(duì)館藏的檔案資源數(shù)字化進(jìn)行整體分析，不是針對(duì)所有館藏進(jìn)行的全文數(shù)字化工作，主要是以館藏的檔案資源數(shù)字化為重點(diǎn)。

結(jié)束語(yǔ)：隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息管理發(fā)生了巨大的變化。在應(yīng)用這些技術(shù)提高我國(guó)現(xiàn)有檔案管理效率的同時(shí)，也應(yīng)注意這些新技術(shù)應(yīng)用中出現(xiàn)的一些新問(wèn)題。只有在技術(shù)轉(zhuǎn)型過(guò)程中對(duì)這些問(wèn)題給予足夠的重視和解決，才能真正做好新形勢(shì)下的檔案管理工作，為提高我們的檔案文件管理工作的效率和質(zhì)量做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳洲，張彤.電子政務(wù)條件下檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].檔案與建設(shè)，2007（8）：55-56.

[2] 王燕玲.淺析如何做好檔案管理工作[J].大視野，2008，（7）.