淺談市場經濟下的企業檔案管理加強要點

鄭志新

摘 要：檔案管理是企業綜合管理工作中的重要內容，同時也是提高企業發展水平的基礎和保障。通過 加強檔案管理，可以促使企業及時發現和全面了解企業經營管理狀況，并且適時調整發展策略。本文先分 析其必要性，在對實施策略談幾點建議，以期對促進企業發展提供幫助。

關鍵詞：市場經濟;企業檔案管理;必要性;策略

近年來隨著我國社會經濟以及網絡技術的快速發展，企業檔案管理工作面臨著巨大的挑戰和嚴峻的形 勢，傳統檔案管理模式難滿足當前的發展要求。新時代企業應當加強檔案管理工作創新，保持與時俱進， 變革傳統檔案管理模式和轉變理念，以此來有效提高企業檔案管理工作水平。

一、加強檔案管理的必要性

1.檔案管理有利于促進企業發展水平的提高企業檔案管理是對文件資料從形成、整理、歸檔、保管以 及利用和最終銷毀等全過程的質量管理，可以使檔案管理有章可循，彌補以往檔案管理工作之不足，確保 檔案管理工作的有序性。通過建立檔案管理質量管理體系，可以引起領導高度重視以及促進全員參與，使 企業上下對檔案質量及其管理重要性有了更清晰的認知。近年來隨著企業對檔案資源的重視度以及依賴性 不斷增強，對企業檔案質量也提出了更高的要求，提高檔案質量已經成為當務之急。通過建立檔案管理標 準體系，可以使檔案管理工作有效地滲透到企業發展以及各項業務之中，完善檔案管理機制和擴大管理隊 伍，以此來確保企業檔案管理工作的準確性以及實效性。檔案管理標準規范體系建設過程中，既要做好檔 案管理以及檔案資源信息開發工作，又要對企業進行綜合管理，全面推進我國企業的建設與發展。

2.檔案管理是企業全面管理工作的應有之義企業全面管理工作中應當以質量管理為中心，強化全員參 與，目的在于通過使客戶滿意以及本組織成員和社會受益達到長期管理的目標。檔案管理工作是企業管理 的重要一環，實踐中嚴格按照企業質量管理思想、標準和要求，將檔案管理工作納入企業全面質量管理體 系。

二、市場經濟條件下加強企業檔案管理的有效措施 基于以上對當前市場經濟條件下企業檔案管理工作的必要性分析，筆者認為要想提升檔案管理工作水 平，促進企業的快速發展，應當從以下幾個方面著手。

1.強化檔案管理工作重要性認識，促進全員參與在企業檔案管理過程中，創新管理的關鍵在于管理 層。實踐中可以看到，如果管理層認知不到位，或者重視度不夠，則檔案管理就深受限制，難以有序開 展。實踐中可以看到，雖然部分企業已經對檔案管理工作給予了高度重視，并且將其納入到全面質量管理 的范疇之中，但是工作依然只是流于形式而已。針對這一問題，筆者認為為了能夠有效提升管理人員對檔 案管理工作的重視度，實踐中應當促使其真正認知到檔案管理工作的意義和價值，并且意識到檔案管理工 作對企業可持續發展產生的影響，從而促進全員參與其中，提高對檔案管理工作的重視度。首先意識層面 的認識水平提升，才能有效調動檔案管理人員的積極性和熱情，充分發揮檔案管理工作的重要作用。在此 過程中應當堅持人本理念，將思想轉為行動，積極優化和完善檔案管理機制，強化責任落實以及提高分工 科學合理性。

2.積極創新檔案管理與服務新模式在當前大數據時代背景下，信息技術手段應當非常的廣泛，使得大 量的有價值信息得以及時、快速和精準處理，這對企業檔案管理工作也提出的更高的要求。大數據技術的 應用給企業檔案管理工作帶來了挑戰，同時也為企業檔案服務模式的創新發展提供了新思路。第一，檔案 管理過程中的云存儲模式。基于大數據技術的應用，云存儲模式下企業可以有效保存檔案資料，提高存儲檔案信息的完整性和安全可靠性，為用戶提供快捷方便的檔案服務。同時，應當做好檔案管理服務各工 種，加強檔案電子硬件系統以及信息化基礎建設，配備相關的軟件和完善系統，并在此基礎上建立多媒體 檔案資料數據庫。第二，加大檔案資料數據分析管理。實踐中應當將大數據技術手段有效應用于檔案管理 工作之中，新型的管理模式下可以有效滿足多元化需求，并且提供類型多樣的數據信息分析服務功能。大 數據技術應用下的檔案管理工作中，可利用大數據分析技術手段對用戶需求進行綜合權衡，加強檔案服務 以及數字化建設與發展。值得一提的是，大數據技術應用條件下，多個檔案資料數據庫能夠相互關聯起 來，而且可以在更大范圍內實現數據資料分析服務，有效提高用戶對企業檔案資料查詢和利用效率。第 三，完善數字化檔案檢索功能。基于可視化分析系統，采用圖表形式更加直觀的展示企業檔案信息及其發 展趨勢。實踐中可針對企業檔案管理工作的特殊性對數據信息進行分析預測，并且在此基礎上提供多種形 式的數據信息挖掘模型，全面提高數字化檔案建設和利用的精準度與效率。

3.構建數字化共享平臺，提高企業檔案資源的有效利用率傳統模式下的企業檔案管理以及利用過程 中，各業務部門以及相關人員必須先向檔案部門需求，然后由檔案管理人員查找相關資料以后提供給需求 者。從流程上來看，其效率非常的低。在當前數字時代背景下，應當打破傳統管理藩籬，從檔案資料的收 集、保管以及利用等全過程轉變，全面推進數字化檔案管理新模式的構建，促進檔案資源的共建共享。在 此過程中，企業應當利用現代數據技術、計算機網絡通信技術進行網絡化、集成化以及標準化建設，在企 業內部構建信息資源統一共享平臺，并且將原本分散的檔案資源有效連接起來，實現OA以及ERP與企業檔 案管理工作的有效對接。

三、結語

總而言之，檔案管理工作是企業管理工作的重要內容，實踐中應當加強思想重視和管理模式創新，順 應市場經濟發展的趨勢和要求，保持與時俱進，這樣才能有效發揮檔案資料的作用，才能促進企業的可持 續發展。