大數據時代高校檔案工作面臨的挑戰及應對策略

劉萍萍

摘 要：隨著云時代在新型科技催化下的到來，海量數據正呈爆炸性的增長，大數據迅速膨脹并決定著世界的未來走向。在這一時代背景下，對大數據的合理運用可以使高校檔案工作的收集與整理變得更為實用高效，極大的提高高校檔案管理水準。高校應抓住大數據的機遇，面向挑戰，以期推動高校檔案信息化的建設進程。

關鍵詞：大數據時代;高校檔案工作;應對策略

隨著大數據時代的到來，計算機掃描技術、云存儲技術不斷的發展，檔案記錄正朝著數字化的方向形成一種新型的檔案信息形態，實現資源共享的局面。大數據的井噴，信息量指數級的增長，對高校傳統的檔案管理工作帶來了巨大沖擊。高校檔案管理工作如何抓住機遇，迎接挑戰，平衡數字化處理與風險管控之間的關系，是現下主要研究與實踐的重點。

一、大數據時代下高校檔案工作的新特性

（一）信息量爆炸

高校檔案是指高等院校在招生工作、科學教研工作、學校管理工作等各項活動中，收集存儲的大量資料，表現形式分為文字、影像、圖表等，具有多樣性。高等院校不僅要在招生時接收學生的過往資料與歷史記錄，還要在學生畢業后繼續保存可以為社會與企業提供的學生在校期間進行活動時所產生的大量具有留存查詢價值各類資料[1]。我國高校的規模隨著生源增加而正逐年擴大中，院校專業也隨著新興專業的加入變得更加細化，高校所需收集并分類存儲管理的資料信息呈爆炸式的增長，傳統的紙質檔案已經無法適應時代發展需求。高校在學生、教師以及教學資源上衍生出的大量文字圖表影音資料更適用于通過數字化辦公軟件、云儲存等大數據技術進行存儲管理。

（二）信息多元化

大數據時代背景下，信息數字化的推進使社會、企業、院校調取檔案的工作變得更為便捷，相應的需求也隨之大幅提升。如社會企業跨地區核查應聘者學歷學位證書真偽，相關政府部門查閱學校基礎建設工作、招生就業安排工作、干部任選工作、學習各項經費使用明細等資料，學生出國深造時國外院校對學生成績公證文件的需求。為滿足越來越多元化的信息需求，國家教育部與檔案局聯合制定公布的《高等學校檔案管理辦法》對高校檔案文件材料的歸檔范圍做出了黨群類、行政類、學生類、教學類、外事類、科研類等多項劃分[2]。信息多元化還要求高校對管理制度進行完善，積極創造適應社會發展，為社會公眾服務等。因此高校在檔案整理分類、鑒定編號的工作也變得更加繁重。

（三）高校檔案具有更高的價值

大數據最大的價值就是將龐大的資源信息數據進行可靠的分析，深度的挖掘，最終得到有價值且真實的信息數據。高校檔案管理工作就是記錄高校所從事的科研、教學、師生管理等活動的各類高校記錄，同時也是最為真實可靠，最為權威的信息。隨著我國的教育水平及經濟水平的不斷發展，高校在辦學及發展的過程中所沉淀的歷史底蘊、科研資料及教學內容等與高校相關的信息資料的價值也會不斷提升。

二、大數據時代下高校檔案工作的挑戰

（一）管理方式與技術不足

在紙質檔案資源為主的傳統高校檔案管理工作中，檔案管理工作者的管理流程較為簡單，按照原有的規章制度將相關文檔進行歸類整理后記錄款目，最后在查詢者前來查詢時做好查找調取工作就好，在檔案收集保管、整理歸類、檢索利用等環節的技術性要求并不高。但隨著時代的進步，這種傳統的管理方式與技術已經無法滿足發展的需求，與當前高校檔案的發展進度并不匹配。大數據時代下，對于高校檔案管理的數據信息收集，檔案記錄管理，檢索利用工作效率的需求標準也越來越高，傳統的管理方式與技術亟待革新。傳統的紙質檔案管理工作效率低，查詢調取速度慢，無法及時滿足高校教務工作與人事、科研部門、社會企業等的差異化需求[3]。另一方面，數據泄露作為大數據時代的一大弊端，傳統的高校檔案管理方式無法保證信息儲存的安全性，在檔案整理維護過程中極易出現文件損毀、缺失、泄露等事件，對社會發展造成惡劣影響，拖慢了高校檔案信息化管理建設的步伐。高校檔案的管理系統技術滯后，不能應對復雜的網絡環境，極易遭遇病毒感染，數據泄露，惡意篡改等風險，導致數據庫被損毀，大量數據失密，給高校發展帶來不可估量的損失。

（二）管理人員專業性不足

高校檔案管理專業人才的培養與引進是實現大數據背景下高校檔案管理信息化的重要前提，構建專業性檔案管理隊伍，要求構成人員具備熟練掌握應用計算機能力以及網絡新興技術等。但目前很多高校對于檔案管理的工作重視度不足，資金技術支持都不到位，在管理人員的招攬上對其知識素養與專業能力要求不高，后期工作過程中更缺乏完善的專業培訓體制。在技術支持上：很多高校的檔案管理人員構成多年不變，工作人員的檔案管理觀念還停留在傳統的紙質管理上，對于現代技術如數字化處理、數據分析整合等能力掌握不足，只會簡單的電子文件掃描錄入、建檔歸類等機械性的基礎工作。而大數據時代所要求的網頁制作與維護、系統升級、數據整合與分析等新技術在高校檔案管理工作的實際推行中缺少技術人員支持，難以落實到位。在資金支持方面：由于一般高校檔案管理職位設置較少，薪資待遇較低，是以不能真正留住具有專業技術的工作人員，一般任崗的都是專業能力較差的非專業人員。而后期院校又沒有足夠的資金展開專業知識的培訓工作，檔案管理人員無法提升自我專業素養，付出與回報不成正比，因此對檔案資源的深度挖掘與處理解讀沒有動力驅動，導致高校檔案難以系統化的進行升級革新。

（三）對于檔案信息隱私權保護的挑戰

大數據時代下，計算機技術為檔案工作管理帶來便利的同時也帶來了一定的風險及挑戰。如計算機自身系統的漏洞及安裝各類軟件所帶來的風險都有可能導致計算機病毒木馬入侵;網絡信息檢索中的搜索引擎設計本身就帶有一定的缺陷，對于高校檔案管理工作中的隱私權保護問題來講也是一個必須要面對的挑戰。除此之外，隨著大數據的普遍應用及發展，在所難免的也會在檔案資源開發時出現檔案資源丟失、泄密以及被篡改等一系列的問題。

三、大數據時代下高校檔案工作新挑戰的應對策略

（一）建立高校檔案管理平臺，轉變管理觀念

為了應對大數據對高校檔案管理工作的沖擊，實現信息數據資源的有效整合，達到數據標準化，有效開放數據，高校有必要建立起完善的新型高校檔案管理平臺。從信息源開始將不同院系不同專業的學生信息進行統一收集整理，篩除沒有價值的繁冗數據，建立起高效率高價值的檔案管理平臺。為了方便后期的數據查詢工作，高校檔案管理人員要及時的對所收集的信息進行整理、分類、歸納工作，保證信息的準確性與實時性[4]。平臺建立硬性客觀條件達成的同時還要轉變高校檔案管理人員的觀念，重視大數據背景下高校檔案管理工作的改革與升級。高校應將學生檔案管理納入高校現代化建設的范疇，并作為重點目標推進。只有在平臺搭建的基礎上實現觀念轉變，高校檔案管理工作才能在大數據環境下順利開展。

（二）加強高校檔案管理隊伍專業化建設

要加快高校檔案信息化工程的進度需要培養引進專業性的檔案管理人才，加強高校檔案管理隊伍的專業化建設。從業人員不僅要對傳統的紙質檔案管理流程熟練掌握，還要具備一定水平的云數據、Python編程等技術，提升基本操作技能。高校定期開展現代信息技術的培訓工作，組織學術交流、專題講座等活動，保證管理隊伍的專業水平能夠適應社會發展，全方位的提升高校檔案管理水平。

（三）推動檔案數據庫建立

目前，大部分高校進行檔案收錄建檔歸類等工作時采取的還是FoxPro、FoxBASE、Dbase等系統，這些系統的應用范圍具有一定的局限性，無法保證數據完整性與安全性。大數據背景下，高校檔案管理工作要想有效簡化數據庫結構，摒棄復雜分布式的繁冗數據，就必須按照國家相關標準投入一定的人力財力搭建安全的數據庫系統。各高校協同合作，建設聯合云數據庫，兼容各類操作系統，讓檔案信息流動起來的同時又有規律可遵循，從而適應大數據時代的發展。

四、結語：

互聯網+的大數據模式已經是不可逆的潮流趨勢，高校檔案管理工作要抓住時代的機遇，順應技術發展，迎接新挑戰。高校對檔案管理模式進行適當調整轉化，轉變管理人員的傳統觀念，有效運用新型技術手段，推動檔案數字化的發展，加快高校檔案管理的信息化進程，更高效的為社會、企業、師生提供便捷的檔案服務。

參考文獻：

[1]張霞.大數據背景下高校人事檔案管理面臨的挑戰及應對策略探討[J].辦公室業務，2016，（06）：165-166.

[2]任瑩.關于大數據時代高校學生管理工作的挑戰分析與對策探討[J].經營管理者，2017，06（29）：252-252.

[3]符昌慧.高校檔案信息建設中存在的問題及對策[J].鹽城工學院學報（社會科學版），2015，28（3）.

[4]石劍文.大數據時代高校數字檔案共享服務研究[J].遵義師范學院學報，2018（5） ：167-169.