信息時(shí)代下辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新措施

范文華

摘要：若要落實(shí)辦公室檔案管理工作，使檔案管理效果與水準(zhǔn)得到保障。一方面需結(jié)合辦公室檔案管理需求創(chuàng)建信息化管控平臺(tái)，推動(dòng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)型進(jìn)程，使檔案管理效果更可控;另一方面，還需做好檔案管理機(jī)制的整合工作，加強(qiáng)檔案流程的監(jiān)督與管控力度，以便使檔案辦公室檔案管理的效率得到應(yīng)有的保障。本文基于辦公室檔案管理信息化特征展開分析，在明確檔案管理存在的問題與創(chuàng)新舉措同時(shí)，期望能夠?yàn)楹罄m(xù)檔案管理工作的開展提供良好參照。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;工作改革;創(chuàng)新措施

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展與完善，辦公室信息化檔案體系也受到了社會(huì)的廣泛關(guān)注。其中，檔案管理工作若是存在漏洞，不但會(huì)嚴(yán)重降低檔案管理的效率與利用率，使檔案價(jià)值性無法得到充分的發(fā)揮，而且受信息化技術(shù)水平的影響，檔案信息資源的安全性與可靠性也很難得到保證，極易對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)權(quán)益帶來難以預(yù)估的損害。因此，如何做好辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，理應(yīng)得到辦公室管理人員的重視。

一、檔案管理信息化特征

首先，傳統(tǒng)檔案管理工作模式正逐漸朝著信息化管理轉(zhuǎn)變，并且隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境的拓寬，辦公室檔案管理也在逐漸向多樣化與多元化發(fā)展，直接推動(dòng)了辦公室的改革進(jìn)程;其次，憑借信息化平臺(tái)，也加快了紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)型速率，不但提高了檔案內(nèi)容精準(zhǔn)度，同時(shí)也賦予了檔案可復(fù)制性、可轉(zhuǎn)移性等特征，規(guī)避了檔案受損與遺失風(fēng)險(xiǎn);再次，檔案管理信息化可顯著降低檔案管理工作的難度，憑借檢索窗口等功能，能夠在大量的信息資源中，迅速鎖定檔案類型與內(nèi)容，使整體檔案管理效率性得到提升;最后，信息化平臺(tái)能夠?yàn)檗k公室檔案管理工作提供更多元化的服務(wù)平臺(tái)，使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式得到徹底轉(zhuǎn)型，提高檔案管理流程的監(jiān)督性與可控性，并能夠提供操作記錄，使檔案管理的規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性得到保障，降低檔案管理誤差的風(fēng)險(xiǎn)。另外，隨著檔案信息平臺(tái)的不斷完善，也能夠推動(dòng)辦公室管理體系的發(fā)展進(jìn)程。

二、檔案管理工作存在的問題

1.? 規(guī)劃與設(shè)計(jì)落后

紙質(zhì)檔案管理背景具有檔案管理效率低、管理成本高、空間資源占用大、管理較繁瑣等劣勢。在信息化檔案管理平臺(tái)構(gòu)建過程中，通常需要逐步將紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)型，并做好兩種檔案內(nèi)容的核對與審查，確保所有數(shù)據(jù)滿足真實(shí)性要求，才能使辦公室檔案管理工作的開展得以持續(xù)。在轉(zhuǎn)換過程中，受檔案利用認(rèn)知等方面影響，如何做好信息化檔案管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)與規(guī)劃也成了主要難題。

2.? 工作理念較落后

從傳統(tǒng)檔案管理模式角度來看，我國傳統(tǒng)檔案管理更注重存儲(chǔ)而非應(yīng)用，這使得多數(shù)檔案存儲(chǔ)至平臺(tái)后，便再也沒有利用價(jià)值。而如今，信息化管理平臺(tái)的構(gòu)建，無疑為現(xiàn)代檔案信息傳輸與共享提供了便利，并能夠借助索引系統(tǒng)在短時(shí)間內(nèi)得到所需的檔案資料，從產(chǎn)業(yè)角度來看，這無疑是有助于提升辦公效率的，但是從服務(wù)意識(shí)角度來看，普遍檔案管理人員仍欠缺檔案利用意識(shí)，這導(dǎo)致檔案管理工作形同虛設(shè)，無法為檔案信息的安全與價(jià)值性提供應(yīng)有的保障，也勢必會(huì)造成檔案資源的持續(xù)浪費(fèi)。

3.? 管理模式較落后

在辦公室檔案信息管理工作中，傳統(tǒng)管理方式就是利用工作人員的手頭工作與實(shí)際操作，然而這樣的工作會(huì)存在很大的弊端。第一，不能及時(shí)更新和匯總所有檔案資料。第二，不能將有用的檔案資料調(diào)檔出來，無法發(fā)揮其具有的真正作用。第三，檔案管理工作人員嚴(yán)重缺乏服務(wù)意識(shí)，同時(shí)專業(yè)工作人員所具有的專業(yè)意識(shí)不強(qiáng)，進(jìn)而無法有效開展信息化檔案管理工作。

三、檔案管理工作改革與創(chuàng)新舉措

1.? 重視管理創(chuàng)新理念

在信息化時(shí)代中，科學(xué)創(chuàng)新辦公室檔案管理工作，首先要重視對管理人員的創(chuàng)新理念和意識(shí)的提升，才能保證信息化技術(shù)水平的提升。信息化時(shí)代的檔案管理工作，不僅要求管理人員具備相應(yīng)的管理知識(shí)，還要有較高的綜合素養(yǎng)，其根本是要轉(zhuǎn)變工作人員的傳統(tǒng)的思想理念，使之符合信息化時(shí)代的要求，方能更好的服務(wù)于管理工作。同時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)重視對管理人員的信息化技術(shù)水平的提升，通過開展培訓(xùn)，增加學(xué)習(xí)和交流的機(jī)會(huì)等方式使管理人員能夠更加積極主動(dòng)的參與到具體的信息化管理工作中。

2.? 創(chuàng)建資源共享平臺(tái)

信息化的檔案管理工作不僅僅是對檔案的簡單收藏和保存，而是要保證高效的檔案信息利用，加上信息化檔案管理工作的規(guī)模和范圍逐步擴(kuò)大，所以建立智能化的信息資源共享平臺(tái)，利用信息化技術(shù)科學(xué)對檔案信息進(jìn)行收集和管理，保證和提高檔案信息的利用率。同時(shí)賦予相關(guān)職能部門的部分工作人員的檔案查詢權(quán)限，使得檔案管理工作和其他部門的工作配合更加協(xié)調(diào)。

3.? 提升電子檔案管理水準(zhǔn)

信息化技術(shù)改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子檔案管理逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。在信息化技術(shù)的支持下，可以創(chuàng)建檔案管理的網(wǎng)站，保證信息資源收集的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化和智能化。其次，可以建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，不僅能實(shí)現(xiàn)所有檔案資源的統(tǒng)一管理，還能優(yōu)化信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，同時(shí)還能提高檔案信息的期限和質(zhì)量，促進(jìn)檔案信息管理效率的提升，提高檔案信息資源的利用率，創(chuàng)造更多的價(jià)值。

4.? 加強(qiáng)政府管控力度

首先，政府部門應(yīng)當(dāng)重視對檔案管理工作的立法，完善相關(guān)法律法規(guī)，保障信息技術(shù)的安全。其次，政府部門應(yīng)當(dāng)重視網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督和治理，才能保證信息資源的安全性，促進(jìn)檔案信息管理的可持續(xù)發(fā)展。另外，政府部門應(yīng)當(dāng)對檔案安全管理制定有效的應(yīng)對措施，才能為檔案信息資源的安全提供基礎(chǔ)保障。

5.? 培養(yǎng)專業(yè)管理人員

在信息化的檔案管理中，由于其管理工作會(huì)涉及到很多不同單位不同部門的協(xié)調(diào)工作，所以只有培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人員，才能使新型的電子檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理之間配合更好協(xié)調(diào)，更好的滿足現(xiàn)代化辦公室檔案管理的具體需要。

6.? 建立信息考核體系

對辦公室檔案管理實(shí)施信息化，其重點(diǎn)是保障檔案管理工作的時(shí)效，提高與其他部門的工作配合能力，因此需要建立科學(xué)的信息反饋考核體系。政府相關(guān)部門重視與檔案管理部門的溝通聯(lián)系，根據(jù)具體的制度和要求，及時(shí)將信息反饋到管理部門。通過信息反饋考核體系的建立，能充分的調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，提高信息化辦公室檔案管理的質(zhì)量。

四、結(jié)語

辦公室檔案管理工作的有效落實(shí)，既能夠?yàn)闄n案管理人員提供更便于操作的平臺(tái)，使檔案管理的壓力與難度降低，并持續(xù)保障檔案采集與存儲(chǔ)效率，使檔案管理水準(zhǔn)更可控，同時(shí)憑借檔案管控機(jī)制，也能夠提高檔案管理的規(guī)范性，降低不可控因素對檔案資料的影響，使檔案安全性與內(nèi)容可靠性得到保障。故而，在論述信息時(shí)代下辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新措施期間，必須明確檔案管理工作的難度與問題，確定辦公室檔案管理的要求，并提供適宜的檔案管理機(jī)制，以便使檔案管理水準(zhǔn)更可控。

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