數字化時代檔案管理信息化的建設研究

許亮

摘 要 數字化時代的來臨在很大程度上支撐著檔案管理以及其高效利用，新時期的檔案管理方式與人們的需要更要匹配。本文從數字化時代的檔案信息管理入手，首先探討了構建檔案管理信息化模式的必要性以及重要意義，并深入研究了數字化時代檔案管理信息化的建設策略，以期促進檔案管理的發(fā)展。

關鍵詞 數字化時代;檔案管理;信息化;建設策略

隨著數字化時代的不斷發(fā)展，很多行業(yè)的管理方式逐漸發(fā)生了變化[1]。在檔案管理當中，通過構建信息化的管理模式，將原先管理工作當中任務繁忙、問題頻發(fā)的狀況大大扭轉，并且極大地提升業(yè)務工作水平，與此同時，為有關工作者歸并檔案類別、查找以及核對帶來很大便利，逐步成為提升檔案管理水平的重要途徑。

1數字化時代檔案管理信息化建設簡介

檔案管理信息化建設的含義相對而言比較抽象，把原先的檔案管理模式逐步轉變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ絒2]。其轉變的實際要求是促進檔案信息的數字化以及信息化，構建將檔案信息接收、傳輸以及儲存等集于一體的高度共享模式。簡單來說，借助用最少的數碼來表示信號的技術以及數據庫技術等，滿足一般信息化社會的逐步發(fā)展，當代信息技術已經慢慢滲透在各個行業(yè)之中，促進人們管理方式的重大轉變。信息化管理模式的推廣使得管理工作效率極大地提高，為人們帶來各種各樣的便利，與人們的工作和生活密切相關。紙質、聲音圖像等信息的存檔，儲存在嶄新的系統(tǒng)化的數據庫之中，方便于使用信息[3]。該種管理模式在一定程度上沖擊著原先的管理模式，使得原先的檔案管理模式逐步朝著信息化的趨勢發(fā)展，慢慢轉變?yōu)闄n案管理信息化模式，使檔案管理部門的服務水平大大地提高。構建信息化檔案管理模式的重要性主要有兩點：①促進檔案管理的信息化，實現對電子信息的高效管理，滿足當前新時期對檔案管理的要求。數字化新時期下，人們通過運用計算機設備以及互聯網極大地提升工作效率，在這一過程中會生成許多電子文件與信息。依靠信息的方式儲存以及管理檔案，不僅能夠為用戶檢索以及查找?guī)肀憷€能夠減小不必要的資源浪費并大幅提高工作效率。②檔案管理信息化建設是促進知識資產管理的必然要求[4]。檔案是一個公司或組織發(fā)展的寶貴資產，并且知識資產很大程度上影響著檔案的管理水平，有關管理者唯有對知識資產的重要性有著深刻地認識，提升關注度，才可以很好地開展檔案管理工作。運用信息化手段推動檔案管理的速度，能夠提高管理的效率，推動檔案管理工作良好發(fā)展。

2數字化時代檔案管理信息化建設策略

2.1 優(yōu)化檔案信息管理基礎設施

要想確保檔案管理信息化建設的科學性以及高效性，應當不斷優(yōu)化其基礎設施，保證具有配套的軟硬件設備[5]。而且因為檔案管理過程比較繁雜，與輸入、搜索以及更新與互享等功能有著密切的關系，這就必須使得開展檔案管理的電腦設施應當達到基本的使用需求，并有著對應地檔案管理系統(tǒng)程序。與此同時，為確保可以實現各種功能，還應當配備照相設備、掃描儀、錄像設備等輔助設備。除此之外，還應當增加投入的資金，不斷優(yōu)化各種軟件與硬件設備，為檔案管理信息化建設提供扎實的基礎，有力地支撐著信息化管理模式的構建。

2.2 搭建數字化檔案管理平臺

構建數字化檔案信息管理平臺，不僅是確保檔案管理有條不紊地進行的平臺，還是滿足社會以及信息化發(fā)展的需要。因而，應當充分重視信息化檔案管理平臺的建設。在搭建的過程中，應當對檔案管理的內容不斷進行豐富，以最快的速度把紙質以及聲音、圖像文件信息運用數字化的方式進行類別的劃分，進而優(yōu)化檔案管理的結構，形成數字化的檔案目錄，提高檔案管理的便利度，還可采用檔案系統(tǒng)和其他辦公、辦文OA系統(tǒng)對接，實現數字化自動歸檔。另一方面，如若想不斷實現使用者的查找需求，還應當運用掃描儀掃描與記載原文件，保證可以實現全篇文字的閱覽，并依照檔案管理信息化模式的構建狀況實行數字化儲存。適當地提供自助查詢檔案服務，也就是在行政服務大廳以及圖書館等人流較為集中的地方配備相關檔案自助查詢終端設備，例如打印機、攝像頭以及操作機、觸控屏等，查詢檔案的用戶可以在相關設備上刷身份證，設備對用戶的人臉進行自動照相并且識別，依照申請用戶的需求提供相應的檔案信息查找服務，并且可以選擇自行打印查找結果。

2.3 強化對檔案管理的安全建設

互聯網的飛速發(fā)展不僅極大地便利了人們的生活，還對人們產生一些不良影響[6]。而互聯網對檔案管理產生的主要不良影響來源于網絡安全問題。網絡安全問題在一定程度上影響著檔案管理的質量以及效率，還有可能使檔案信息丟失，使得有關部門遭受較為嚴重的損失。這就要求有關檔案管理工作人員在依托網絡開展管理工作時[7]，應當提升自己的安全意識，運用各種網絡保護技術，提高檔案管理各個流程的安全系數，減小內部以及外部因素的影響。在對一些檔案進行數字化時，應當運用電子簽章以及水印等防偽劣技術，對一些重要的檔案信息運用驗證碼驗證的辦法，避免有人隨意下載并且傳播。

3結束語

綜上所述，檔案信息化管理模式的構建是一個逐步優(yōu)化的過程，不是一步可以完成的。在實際構建的過程中，有關工作人員應當對檔案管理信息化過程加強了解，深刻地領悟其重要意義。通過深入地觀察與研究，運用高效科學地方式促進檔案管理信息化建設，進而很好地促進檔案管理的發(fā)展。

參考文獻

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[3] 梁小蘭.基于數字化時代的高校檔案管理信息化建設優(yōu)化路徑分析[J].課程教育研究：外語學法教法研究，2018（8）：5.

[4] 徐焱.加強檔案管理信息化建設的幾點思考[J]. 黑龍江科技信息， 2012（26）：115.

[5] 胡予哲.對數字化時代高校檔案管理信息化建設的幾點探討[J].教育，2016（9）：202.

[6] 張江華.數字化時代下加強企業(yè)檔案信息化建設的措施研究[J].中國科技博覽，2014（8）： 249.

[7] 張玉娥.檔案數字化建設問題研究[J].漯河職業(yè)技術學院學報，2014，13（4）：195-196.