基于計(jì)量儀器收發(fā)業(yè)務(wù)流程電子化的研究及應(yīng)用

胥蓓 徐曉光

東華計(jì)量測試研究院 江西南昌 330029

1 計(jì)量儀器收發(fā)管理的現(xiàn)狀分析

計(jì)量儀器收發(fā)工作是溝通計(jì)量檢定、校準(zhǔn)、檢測專業(yè)室及送檢單位之間的橋梁，也是我院檢定、校準(zhǔn)、檢測工作的前提。隨著業(yè)務(wù)窗口的增加，2019年比2018年臺(tái)件數(shù)巨增，同比增長40.2%，工作量加大，包括對(duì)客戶送檢的單位名稱、地址、送檢時(shí)間、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、計(jì)量儀器名稱及型號(hào)、出廠編號(hào)、儀器外觀檢查等各項(xiàng)信息進(jìn)行登記及確認(rèn)，通知專業(yè)室技術(shù)人員認(rèn)領(lǐng)計(jì)量儀器進(jìn)行檢定、校準(zhǔn)、檢測，最后還要進(jìn)行對(duì)計(jì)量儀器及證書的確認(rèn)，蓋章，托運(yùn)郵寄等工作，人員少，工作流程繁瑣，特別是我院2015年試運(yùn)行的管理系統(tǒng)存在不足，傳統(tǒng)的手工操作管理已經(jīng)不能滿足當(dāng)前形式的發(fā)展，因此要有效利用電子化信息來促進(jìn)計(jì)量儀器收發(fā)業(yè)務(wù)管理模式的創(chuàng)新，進(jìn)而提高我院對(duì)外的整體形象，提高社會(huì)認(rèn)知度，提高儀器收發(fā)管理的工作效益[1]。

2 如何有效利用電子化信息來促進(jìn)計(jì)量儀器業(yè)務(wù)管理模式的創(chuàng)新

通過計(jì)量儀器收發(fā)業(yè)務(wù)流程電子化以及組件元素的研究，在完成檢定、校準(zhǔn)、檢測功能與非功能需求分析的基礎(chǔ)上，從流程出發(fā)，通過建立送檢儀器檢定、校準(zhǔn)、檢測委托單，分發(fā)計(jì)量儀器，計(jì)量檢定、校準(zhǔn)、檢測出具數(shù)據(jù)及證書，出庫等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)無紙化，規(guī)范化管理，提高工作效益。

改進(jìn)并提高管理手段：目前，專業(yè)技術(shù)人員校完計(jì)量儀器后出具一式四聯(lián)的檢定/校準(zhǔn)/檢測收費(fèi)通知單（收費(fèi)單一聯(lián)客戶，一聯(lián)收發(fā)存檔，一聯(lián)財(cái)務(wù)繳費(fèi)，另一聯(lián)專業(yè)室技術(shù)人員成本核算）給收發(fā)管理組進(jìn)行歸類，按不同區(qū)域，不同單位進(jìn)行登記及分類，待全部計(jì)量器具校完后通知客戶提取，再從登記的單位中手動(dòng)查找收費(fèi)通知單讓客戶簽字。服務(wù)單位的查找，新單位的統(tǒng)計(jì)，臺(tái)件數(shù)及增長率的統(tǒng)計(jì)等都需手動(dòng)進(jìn)行操作，錯(cuò)漏不易發(fā)現(xiàn)，也無法考核。因此，應(yīng)逐步由傳統(tǒng)人工管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒^渡成現(xiàn)代化管理模式。

（1）自動(dòng)生成計(jì)量儀器收發(fā)與專業(yè)實(shí)驗(yàn)室、送檢單位及院財(cái)務(wù)的各類表格。①原來一式四份的檢定/校準(zhǔn)/檢測收費(fèi)通知單（見附件1）用流轉(zhuǎn)入庫聯(lián)代替（見附件2），這樣即節(jié)約了印制收費(fèi)通知單的費(fèi)用，也減少了手工重復(fù)查找的麻煩，直接掃描流轉(zhuǎn)入庫聯(lián)的條形碼或分單號(hào)即可進(jìn)行入庫，人員也可從重復(fù)勞動(dòng)中解救出來。②客戶原來在一式四聯(lián)檢定/校準(zhǔn)/檢測收費(fèi)通知單上的簽字用計(jì)量儀器檢定/校準(zhǔn)/檢測委托單代替（見附件3），催繳費(fèi)用時(shí)有據(jù)可查。客戶提取校準(zhǔn)好的計(jì)量儀器時(shí)只要攜帶委托書及計(jì)量儀器檢定/校準(zhǔn)/檢測委托單（見附件3，附件4）即可提取，通過委托單也可查詢到客戶送檢計(jì)量儀器的完成狀況，總費(fèi)用等。③計(jì)量器具的入庫，繳費(fèi)，出庫可通過入庫聯(lián)的分單號(hào)或登記號(hào)一鍵完成，院財(cái)務(wù)收到計(jì)量器具檢校清單（見附件5），客戶即可完成繳費(fèi)。④自動(dòng)生成與客戶自動(dòng)催檢，交費(fèi)等通知。

（2）成為單位提供決策參考的重要數(shù)據(jù)庫，方便及時(shí)對(duì)各種檢定、校準(zhǔn)、檢測數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)[2]。

（3）完備收發(fā)儀器設(shè)備的檔案化管理。

3 結(jié)語

目前，我們通過計(jì)量業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)已經(jīng)能夠合理簡化入庫、繳費(fèi)、出庫手續(xù)及繁重的工作量，大大提高了工作效益，也得到了客戶的認(rèn)可。原來需要十幾分鐘才能辦完的業(yè)務(wù)，現(xiàn)只需幾分鐘即可完成,還能滿足客戶電話查詢計(jì)量儀器完成情況和總經(jīng)費(fèi)等[3]。