關于新時期人事檔案開發利用研究

鄭偉

摘 要：隨著社會的發展和國際競爭的加劇，人力資源成為新時期最重要的資源，加強人事檔案的開發利用，對于實現人力資源高效配置，促進人才發展，提升國家競爭力具有重要意義。本文闡述了新時期加強人事檔案開發利用的重要性，分析了目前人事檔案開發利用中存在的問題，并對加強人事檔案開發利用對策進行探討。

關鍵詞：人事檔案;開發利用;研究

人事檔案是記錄個人工作經歷、品德作風、政治面貌等情況的材料，是個人身份、工作經歷、職稱學歷等方面的重要證據，是個人的綜合記錄，具有重要的參考、依據和憑證作用。人事檔案管理是中國人事管理制度的特色內容，隨著人才競爭的加劇，大數據和信息化時代的到來，做好人事檔案管理，尤其是人事檔案信息的開發利用，有利于加強人才培養開發，實現人力資源高效配置和人才高質量發展，促進國家競爭力提升。

一、新時期做好人事檔案開發利用的重要性

1.有利于用人單位科學選人用人

人事檔案是對個人情況進行全面的綜合記錄，做好人事檔案的開發利用，有利于對個人的德能勤績廉等各方面進行全面了解，同時通過個人過往的學習、工作經歷及績效表現等情況，對個人進行綜合評價，在選人用人過程中，有助于用人單位判斷其是否符合崗位需要，是否能高效實現人崗事相匹配，促進用人單位科學選人用人，將合適的人選任到合適的崗位，實現管理水平的提升。

2.有利于助推人事檔案工作發展

做好人事檔案信息開發利用是人事檔案工作的重要內容，人事檔案只有進行開發利用才能真正發揮其價值，才能更好地服務于國家經濟中心工作。人事檔案開發利用程度越高越充分地發揮其價值，越能促進人事檔案工作水平提升。

3.有利于實現人才的開發利用

隨著大數據時代的到來，對信息數據的挖掘和開發利用尤為重要，加強人事檔案的開發利用，有利于發現人才關鍵信息，有針對性地進行人員配置和培養開發，促進人事工作的開展，實現人力資源的高效配置。

二、人事檔案開發利用工作中存在的問題

在大數據時代，做好人事檔案的開發利用能夠掌握工作主動權，實現人力資源高效配置，促進國家和社會經濟的發展。但由于開發利用意識薄弱、人事檔案材料不完整、開發利用手段落后、專業化人才隊伍建設不足等諸多原因，人事檔案開發利用仍然存在諸多困難。

1.人事檔案開發利用意識薄弱制約開發利用

由于檔案工作量大且不容易出成績，對檔案工作重視程度不夠現象并不少見。人事檔案的開發利用由于無法預計工作成果，因此，對人事檔案開發利用工作重視度不夠，主動思考、主動作為、主動創新不足，存在不求有功但求無過思想，重視人事檔案的安全保管，而忽視開發利用。此外，個人及社會對人事檔案認識不足，個人棄檔現象常有存在，對人事檔案重視程度不夠，意識薄弱，使得人事檔案開發利用變得尤為困難。

2.人事檔案基礎材料不完整制約開發利用

一是人事檔案收集歸檔制度不健全，未形成有效的收集歸檔機制，人事檔案管理部門與人事檔案材料形成部門聯系不夠，未有效開展業務指導，造成人事檔案材料未歸檔或歸檔不及時，人事檔案內容不完整，檔案材料缺失。二是人事檔案材料收集的保障與考核機制不完善，未對人事檔案收集歸檔情況進行考核，造成對該項工作重視程度不夠，人事檔案收集歸檔工作缺乏保障。三是人事檔案材料鑒定不嚴格，由于把關不嚴，收集到的人事檔案材料不符合歸檔要求，收集到的人事檔案質量不高，造成人力物力的浪費，制約了后續人事檔案的開發利用。

3.開發利用手段落后制約開發利用

一是開發利用理念落后，人事檔案重保管輕利用，未能將大數據思維和信息化管理手段運用到人事檔案開發利用中，人事檔案信息共享程度低。二是利用方式單一，目前主要的開發利用方式仍主要表現為查（借）閱、復印等傳統方式，對信息深度開發的利用較少，未真正發揮其價值。三是信息化水平落后，目前多數人事檔案管理機構仍通過excel等方式進行人事檔案著錄，沒有專門的人事檔案管理系統，也未進行人事檔案數字化工作，人事檔案管理中人事信息系統落后，制約了信息資源的共享和有效利用。

4.專業化開發利用人才不足制約開發利用

根據《干部人事檔案工作條例》每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員。但實際工作中，許多人事檔案管理機構并未配置專職工作人員，多為兼職人員，檔案專業度不足。兼職工作人員由于自身存在多項工作，人事檔案往往只是他們投入極少精力和時間的工作，且往往是進行基礎的管理，在開發利用上的投入幾乎沒有，工作人員配置的不足及專業化人才的缺失嚴重制約了人事檔案開發利用工作的開展。

三、關于新時期加強人事檔案開發利用的對策思考

1.轉變觀念，增強人事檔案開發利用意識

人事檔案管理機構應認識到做好人事檔案開發利用有利于促進檔案工作水平提升，有利于實現檔案工作根本目的，更好地服務于中心工作，有利于促進人才培養發展。要加強檔案開發利用重要性和開發利用成果案例宣傳，促使從業人員轉變傳統的重保管輕利用的理念，促使個人認識到人事檔案的重要性，積極營造全員加強人事檔案開發利用的良好氛圍。同時要轉變開發利用理念，能夠推陳出新，將新思路新理念運用到人事檔案開發利用工作中。

2.豐富內容，夯實人事檔案開發利用基礎

人事檔案資料齊全完整且質量較高是開展人事檔案開發利用的基礎和前提，是發揮人事檔案價值的保障。因此，要多措并舉豐富人事檔案基礎材料。一是建立健全人事檔案收集歸檔制度，形成有效的收集歸檔機制，加強與人事檔案材料形成單位及個人的定期聯系，確保檔案材料及時歸檔。根據人事檔案歸檔內容要求及分類規定，不斷豐富人事檔案內容，尤其是應重點加強“三齡二歷一身份”等相關人事材料的收集歸檔。二是加強對歸檔材料的審核鑒定，確保收集歸檔材料的質量，要做好人事檔案材料的移交手續，根據分類要求和檔案材料要求，對材料的手續質量進行鑒定，例如材料是否真實有效，時間落款是否存在前后不一致，是否為歸檔要求材料等，加強細節審核，確保收集檔案質量。三是加強對人事檔案收集歸檔的考核，制定人事檔案收集歸檔考核目標，將考核指標分解到材料形成機構，明確考核要求，并將考核結果與績效工資及評先評優等掛鉤，實現考核結果有效運用，確保人事檔案收集歸檔工作高質量開展，為人事檔案開發利用奠定良好基礎。

3.創新方式，提升人事檔案開發利用水平

在信息化時代和大數據時代，人事檔案管理部門要發揮人事檔案價值，不斷提升檔案開發利用水平，需要主動思考，創新方式。一是拓展人事檔案開發利用方式，由傳統的查閱復制，轉變為更多地對信息二次加工開發利用，通過信息數據分析，挖掘更多有價值的信息，為人才選用培養提供參考，實現人力資源高效配置。二是建立現代化開發利用平臺，將紙質檔案進行數字化轉化，實現人事檔案數字化管理，同時加強對數字信息資源的收集歸檔，實現數字化資源的開發利用。加強人事檔案管理信息系統建設，利用現代化技術建立信息共享平臺，實現信息資源的有效整合和共享，促進人事檔案資源在更廣的平臺利用。

4.加強培訓，提升從業人員綜合素質

新時期人事檔案開發利用離不開一支高素質人才隊伍。一是人事檔案管理機構要結合業務發展對人才的需要，統籌規劃，加強人員配置，選聘具有新理念既懂業務又懂技術的人員充實到檔案從業隊伍中，為人事檔案開發利用提供人才保障。二是加強對從業人員的指導和培訓，要積極營造良好的學習氛圍，通過交流學習、參觀學習、深造學習等方式為工作人員提供更多學習教育機會，促進他們的思想理念和知識體系得到更新，調動工作積極性，以學促思、以學促干，營造干事環境。

結束語

綜上所述，新時期人事檔案開發利用是一項系統復雜的工程，機遇與挑戰并存，需要加強人事檔案從業人員隊伍建設，需要從業人員轉變思想觀念，堅持與時俱進，不斷探索創新方式方法，需要國家政策層面的支持，實現資源的整合和共享，從而高效地實現信息化時代人事檔案開發利用，充分發揮人事檔案價值，更好地服務于人才建設和國家經濟發展。

參考文獻：

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[2]李冬梅.信息化時代人事檔案的開發利用研究[J].黑龍江科學，2016

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（作者單位：福建省寧德市福鼎市人力資源和社會保障局）