事業單位檔案管理大數據應用探微

胡建軍

摘 要：隨著事業單位檔案工作日趨復雜，檔案數量不斷增加，傳統管理方式已無法滿足當前需要，檔案工作中引入大數據管理思維，就能提高工作速度，降低工作難度，提升整體的工作效率。本文通過對當前檔案管理面臨的挑戰以及當前管理的困境進行分析，提出了大數據應用事業單位檔案管理的策略。

關鍵詞：大數據;事業單位;檔案管理

當前互聯網普及速度加快，大數據、云計算等科學技術得到廣泛運用，人們工作生活越來越便捷。然而，一些工作管理中的新科技滲透還不全面。事業單位檔案管理，仍然運用傳統手段，紙質存檔的傳統管理方式比較普遍，雖然word等電子文本處理已被廣泛運用，但這種方法查尋功能滯后，使用也不方便。而將大數據運用在檔案管理上，就能夠利用網絡大數據平臺快速查找到所需檔案和數據。從未來發展來看，檔案功能開發日益深度，數據和內容也將呈指數級增加，這一切需要人們在工作中運用大數據思維和技術，以提升工作效率和管理精準。

一、當前事業單位檔案管理面臨的挑戰

1.大數據對傳統檔案管理產生新沖擊。目前而言，我國大多數事業單位都還沿用著傳統的檔案管理模式，其中主要方式為依靠紙質存檔或者是利用word等簡單工具進行存檔。這種方式已顯得落伍。其主要問題為：一是對于紙質來說容易遺失，而且查找起來耗時耗力。二是由于空間不足，有可能無法對以前的檔案進行保存。三是不能實現共享。由于沒有建立在網絡平臺上，使得事業單位檔案很容易因電腦的損壞而丟失或損壞所有文件。同時，當前事業單位很多檔案資料都是需要共享的，但是不同單位之間因受傳統管理方式的限制，導致在共享上十分不便，往往需要多部門協調配合、來回不停奔波才能實現。大數據管理理念的出現，給傳統的事業單位檔案管理工作帶來了很大沖擊，這種網絡大數據的存儲平臺以及其快速的操作性，滿足了當前社會對檔案管理工作的需求。繼續沿用傳統管理方式，已經不能適應形勢發展的需要。

2.大數據給檔案存儲帶來新變化。大數據的引入，對當前事業單位檔案存儲管理帶來了全新變化，推動傳統的紙質檔案管理變得越來越智能化。大數據滲入檔案管理能夠對當前的多種檔案，諸如文字、圖像與視頻等信息進行存儲，實現其數字化存儲管理。從整體工作上來看，這種大數據引入的方式對當前的整體管理工作進行了優化，大大節省了查找過程、管理過程的時間，也提升了工作效率。

3.大數據對檔案管理人員提出新要求。大數據是基于網絡信息科技技術上的，不僅需要管理人員具有一定的技術知識儲備，更需要掌握當前復雜、交叉性的問題處理思維。如果工作人員在當前的管理工作中不具備相應的素質要求，就會影響整體工作的有效推進，甚至造成不可挽回的損失。因此，為確保檔案管理工作的有序開展，確實提升工作效率，就需要對工作人員進行相應的技能培訓，進一步強化他們的專業知識技能，從而保障大數據運用的準確性、規范性和及時性，確保工作質量得到提升。

二、當前事業單位檔案管理面臨的困境

1.檔案資源開發利用不盡合理。從目前事業單位的檔案管理情況看，大多數單位沒有將大數據技術很好地運用在管理檔案之中，阻礙了檔案管理工作信息化的發展，特別是在檔案資源的開發利用上，還有很多不合理的地方。從當前國家檔案資源分析看，如果整個管理工作沒有信息化，就無法做到檔案管理的全面化，從而導致出現這樣那樣的問題，對今后檔案事業的發展也會造成一定的影響。因此，事業單位在自身發展的過程中，必須高度重視檔案管理工作，特別是要做好與大數據技術的融合，努力做到合理開發檔案資源，高效利用檔案資源。大量研究表明，檔案管理與大數據技術交互融合，能夠促使單位之間實現信息共享，簡化辦理程序，方便數據查詢，從而實現工作質量與效率的提升。

2.檔案管理缺乏安全措施。檔案信息大多涉及密級管理，也在很大程度上涉及群眾的個人隱私。從目前的檔案管理工作來看，整個檔案管理工作缺乏安全性，很多工作人員對群眾檔案的私密性重視程度不夠，工作中時常出現信息泄露的情況，這不僅會造成很大的經濟損失，也有可能給群眾帶來諸多危險。另一方面，目前有些事業單位即使意識到在檔案管理工作中需要采取必要的安全措施，但因未能認真仔細分析整個管理過程中的安全漏洞，導致制定的安全措施不系統、不全面、不到位，也不具有針對性，使得安全措施形同虛設，未能起到應有的作用。特別是在向大數據檔案管理的轉化過程中，由于受多種因素的影響，造成許多檔案信息不全或者丟失，給事業單位的發展帶來不可估量的損失。與此同時，由于大數據檔案管理是基于網絡平臺實現的，極易受到來自全球各類互聯網黑客的威脅，給檔案管理工作帶來一定的風險。因此，事業單位在檔案管理過程中，必須充分認識檔案信息安全的極端重要性，進一步強化安全措施，落實安全責任，確保檔案信息的安全完整。

三、大數據在當前事業單位檔案管理中的應用

1.實現信息化管理與傳統管理的有機結合。大數據的引入是當前工作改革的重大機遇。因此，在對當前事業單位檔案管理工作進行改革時，一定要將傳統的管理工作與大數據信息化管理工作進行有機結合，從而實現檔案管理工作的現代化和系統化。與此同時，要強化檔案管理工作人員的思想意識，不僅要通過開展專業技術培訓，讓他們掌握必備的專業技術知識，更要一以貫之地注重檔案管理工作人員整體素質的教育和培養，讓他們在日常工作始終堅持把兩種管理方式有效結合的理念，以保持工作整體具有可持續發展的潛力和效率。

2.解決信息化管理中的安全問題。大數據時代安全問題很容易發生。因此，在推動事業單位檔案管理信息化過程中，需要注意對當前檔案信息資源進行安全管理工作。目前來看，檔案工作已經逐步向電子化系統管理轉化，但是在轉化過程還是容易發生問題，比如紙質文件的丟失，信息被偷看等等，因此，在推進檔案管理信息工作前，首先需要對傳統管理工作中采用的紙質檔案進行全面保護;其次，對其中的重要檔案信息要做好加密處理，從而保障轉化過程中的檔案信息安全;再次，在檔案完成整體的轉化工作后，還需要重視留下來的全部紙質檔案，保障其安全性，確保在后期的網絡查找中能提供有效的依據;最后，為了防止網絡黑客的出現，工作人員還需要在電腦上安裝相關系統，以抵御攻擊，嚴防信息泄露。

3.利用信息化管理優勢挖掘檔案資源。當前事業單位檔案管理另一個重要內容是挖掘檔案信息中各個資源的使用情況，以提高整體的管理質量。大數據信息化管理模式的出現，使得整個管理工作變得十分高效，特別是單位之間網絡的信息共享，還能夠更加便捷地服務群眾需求 。這種方式在一定程度上對檔案的資源進行了有效開發，防止了信息資源的浪費，比如關鍵詞查找這一功能，就能夠迅速地查找到相似的文章類型，大大提高了工作效率。因此，在傳統檔案管理向信息化管理轉換之后，事業單位檔案管理人員應充分利用信息化管理方式的優勢，挖掘各種檔案信息資源，最大化地發揮好檔案信息資源的應有作用，為事業單位的發展提供強有力的支撐和保障。

4.打造專業化的檔案管理隊伍。隨著大數據時代的來臨，傳統的管理人員已經無法滿足當前檔案管理工作的需要，為了跟上時代發展的步伐，需要不斷加強對當前檔案管理人才的專業化培養，充實調整檔案管理隊伍的人才結構，具體可以從以下三個方面進行。首先，需要對當前的管理系統進行科學設計，使其更規范、更合理，更貼合工作實際，從而更加符合當前工作人員從事日常檔案管理的實際需要。其次，要制定相應的培訓計劃，加強對現有檔案工作人員的教育培訓，不斷提檔案管理人員的綜合素養，使他們不僅具備一定的管理知識和管理能力，更要熟悉大數據的有關知識結構，并將兩者有機結合起來，靈活地應用于工作之中，才能滿足當下對檔案管理人才的素質要求。再次，除了有計劃地對內部管理人才進行培訓外，還需要不斷補充新鮮血液，引進新的技術人才充實到現有檔案管理人才隊伍之中，這樣不僅能快速改善人才隊伍結構，提升工作效能，而且也能大大減少培訓費用，降低運行成本。只有合理使用專業化的人才，對大數據系統進行合理的管理，才能使事業單位檔案管理工作更加符合事業發展的需要。

四、結語

近十年來，隨著科學技術的飛速發展，人們日常生活中所從事的各種活動都變得十分便捷，特別是當前大數據的運用，給各個行業的工作與生活帶來了極大的便利。大數據與當前事業單位檔案管理工作的結合，大大降低了工作難度，提升了工作效率，有利于促進事業單位檔案管理工作朝著現代化的發展方向快速前行，從而提升事業單位檔案管理水平。

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（作者單位：中國電子科技集團公司第二十八研究所）