六西格碼理論在疾控檔案精細化管理中的應用

劉寧

摘 要：疾控檔案管理需要消除檔案管理中的無附加值，提升檔案管理效率，增強服務對象滿意等，引入六西格瑪先進管理理念于疾控檔案管理中有其現實必要性，有效提升疾控檔案管理的精細化水平。本文通過六西格瑪DMAIC分析方法討論了疾控檔案管理現狀，并以疾控檔案案卷質量精細化管理為例，簡要介紹六西格瑪理論在疾控檔案精細化管理中的具體應用，對做好新時期疾控檔案管理進行了有益探索。

關鍵詞：疾控檔案;六西格瑪;檔案質量

一、概述

2004年9月，臨沂市疾病預防控制中心成立。承擔全市疾病預防控制、公共衛生監測、健康教育及預防醫學科研、教學培訓等工作，是全市疾病預防控制和衛生檢測檢驗工作的指導中心。疾病預防和控制檔案（以下簡稱“疾控檔案”）是在疾病預防、實驗室分析、衛生監測、公共衛生事件應急處置、健康宣傳教育等業務活動中產生的具有保存價值的歷史記錄，是公共衛生事業的重要組成部分。加強疾控檔案質量管理，既是不斷提升疾控工作質量、強化規范化建設的需要，也能夠提高檔案管理水平、不斷促進疾控檔案工作再上新臺階。

六西格瑪管理方法是基于統計過程的一種持續質量改進方法，其核心是強調從整體角度出發，站在服務對象的立場持續改善質量。疾控檔案管理需要消除檔案管理中的無附加值，提升檔案管理效率，增強服務對象滿意等，可見，引入六西格瑪先進管理理念于疾控檔案管理中有其現實必要性。

二、六西格瑪理論下疾控檔案管理現狀分析

六西格瑪管理方法具有明確流程性，通過管理內容的系統流程分析，實現管理過程是無漏洞設計，并對當前疾控檔案管理過程進行過程界定（Define）、測量（Measure）、分析（Analyze）、改進（Improve）、控制（Control），簡稱DMAIC分析。

1.界定階段

疾控檔案管理有其自身特點和規律，從流程來看主要包括檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案利用、檔案編研、檔案鑒定和檔案登記等（見圖1）。從疾控檔案工作流程來看，8項內容構成了疾控檔案全生命周期體系。除“檔案鑒定”“檔案統計登記”外，疾控檔案收集、整理、保管、檢索、利用和編研構成流程性檔案管理過程。其中，疾控檔案“收集”是前提和基礎，“整理”是關鍵和核心，“利用”是目的和意義，也是疾控檔案管理的重要環節。

2.測量階段

利用六西格瑪法改善疾控檔案管理質量，先要對不合理評估以數據形式體現出來，重點是將疾控檔案收集、整理、利用作為一種流程，采用量化法分析流程影響質量因素基礎上，收集并確認數據，分析疾控檔案工作流程合理性、隱含因素。如針對疾控檔案歸檔存在延遲問題，開展《提高衛生防疫按時歸檔率》的六西格瑪統計，根據歸檔現狀，首先定義“衛生防疫檔案”存在問題，延遲歸檔率達65%。其次對延遲項目進行量化，收集分析數據。再次，選取魚骨圖法（見圖2）找出延遲歸檔的時間因素，如衛生防疫需要各級審批、疾控檔案軟硬件設備、政策性因素等。對影響疾控檔案因素進行改進分析，優化歸檔流程，提高歸檔效率。最后，制定《疾控檔案歸檔管理規定》等，固化流程，實現持續改善疾控歸檔效率成果。

3.分析階段

根據疾控檔案管理過程中需要改善的問題，結合疾控檔案管理特點，采用PDCA循環理論，以疾控檔案管理需求為分析的出發點和落腳點，采用定性指導為先、定量依據為后，核心是要分析疾控檔案收集、疾控檔案整理及疾控檔案利用質量的影響因素，以及影響疾控檔案管理流程及質量管理的的主要原因、次要原因。

4.改進階段

遵從六西格瑪流程，破除疾控檔案傳統管理模式和習慣，堅持服務公共衛生事業，以及疾控檔案科學、規范管理為目標，完善疾控檔案歸檔、管理、利用流程及制度，提高疾控檔案信息化水平，改進疾控檔案管理方式。設置意見征集欄（箱），跟蹤改進利用效果，改進疾控檔案工作方案，消除疾控檔案流程管理中的缺陷，持續改進疾控檔案管理流程內容。

5.控制階段

疾控中心指定相應的疾控檔案改進方案， 明確整改內容及方式，并將流程改進與流程方式融入疾控檔案管理全過程，全程監督控制整改落實情況，定期進行改進效果的總結、完善，逐步構建相應的防差錯體制機制，從而制定支持疾控檔案管理質量提升的長期目標。

三、六西格瑪理論下疾控檔案精細化管理應用

新時代，疾控檔案精細化管理的目標：健全的疾控檔案管理體系;完善的疾控檔案管理制度;疾控檔案質量達標;符合需求的疾控檔案信息化水平;便捷的疾控檔案檢索，以及安全的疾控檔案管理。下面以疾控檔案案卷質量精細化管理為例，簡要介紹六西格瑪理論在疾控檔案精細化管理中的具體應用。

1.界定

疾控檔案案卷質量精細化管理是指疾控檔案在規章制度約定的歸檔時間內，按照制度所規定的范圍、期限、要求、份數等要求，以正確的組卷、分類、排列、電子信息錄入等方法所形成的疾控檔案。

2.測量

從完整、系統、有效、電子版及特殊載體測量疾控檔案案卷質量（見表1），以及影響疾控檔案案卷質量主要因素。

3.分析

通過賦予影響疾控檔案案卷質量各因素不同權重，可知：完整、系統、有效、分類及電子文件是影響案卷質量最為關鍵的因素，也是疾控檔案精細化管理需要重點改進和完善的內容。

4.改進

在分析了影響疾控檔案案卷質量精細化管理存在的問題及相關因素后，制定持續改進措施：1）時刻掌握疾控業務檔案范圍，分析往年疾控檔案歸檔情況，提出有針對性地收集、質量控制建議。2）完善疾控檔案歸檔移交流程，從疾控檔案歸檔特點及可操作性方面，明確疾控檔案歸檔范圍、材料、附近、移交目錄等各個步驟質量標準和要求。3）制定完善的疾控檔案整理業務流程，明確疾控檔案組卷、裝訂、編目及后期信息化質量要求。4）及時完善疾控檔案管理制度;5）收集疾控檔案利用服務效果，發放征求意見表，完善疾控檔案管理內容;6）加強館藏疾控檔案宣傳，解決信息不對稱。

5.控制

（1）將疾控檔案案卷質量納入各部門績效考核指標;（2）明確疾控檔案收集責任人;（3）按照《疾控檔案歸檔范圍和保管期限表》，檢查疾控檔案移交是否完整;（4）按照完整、系統、有效、分類及材料質量評價疾控檔案歸檔案卷質量，不符合要求的，退回完善。

參考文獻：

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[5]王雅娥.疾控檔案管理現狀與對策探微[J]蘭臺內外，2018

（作者單位：臨沂市疾病預防控制中心（臨沂市預防醫學研究院））