信息時(shí)代檔案管理的幾點(diǎn)思考

郭劍

摘? ? 要：信息化理念的到來(lái)為人民的生產(chǎn)生活帶來(lái)了新的機(jī)遇和新的挑戰(zhàn)。尤其對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，如何利用好信息技術(shù)，成為了當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題。本文淺析信息時(shí)代檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出了解決信息時(shí)代檔案管理問(wèn)題的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;幾點(diǎn)思考

一、信息時(shí)代對(duì)檔案管理的新要求

信息化時(shí)代的快速發(fā)展給我國(guó)檔案管理工作提出了一系列新要求，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理文件的電子化和信息化

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，必須提前做好相關(guān)檔案文件的信息化工作。一方面要將過(guò)去的紙質(zhì)文件通過(guò)信息化設(shè)備來(lái)將其電子化，在實(shí)現(xiàn)電子化的過(guò)程中要切實(shí)保證各項(xiàng)資料的真實(shí)性;另一方面要做好當(dāng)前各項(xiàng)電子資料的收集和整理，及時(shí)對(duì)電子檔案庫(kù)進(jìn)行相應(yīng)的更新。

1.2及時(shí)做好各項(xiàng)電子檔案的整理和歸檔工作

首先要根據(jù)檔案管理工作的要求對(duì)相應(yīng)的電子檔案進(jìn)行相應(yīng)的編碼和排序，通過(guò)編排可以使相關(guān)電子檔案利落整齊，一看到相關(guān)編號(hào)就能知道是哪一年的檔案，方便后期的歸檔和利用。其次要做好歸檔工作，相關(guān)的電子檔案要按照要求進(jìn)行歸檔，并詳細(xì)地做好記錄工作，方便檔案的查找和應(yīng)用。最后要嚴(yán)格制定科學(xué)的電子檔案管理制度，確保電子檔案機(jī)制能夠得到很好的應(yīng)用[1]。

1.3根據(jù)檔案管理信息化的工作要求做好相應(yīng)的信息化工作

一方面要及時(shí)購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的信息化設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等等，順利完成檔案電子化的相關(guān)工作。二是建立檔案管理信息化的相關(guān)搜索和數(shù)據(jù)庫(kù)的工作，搜索引擎的建立是為了后期信息化檔案的利用，更充分完成檔案管理的信息化，才能切實(shí)提高檔案管理效率。

二、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題

2.1電子檔案管理工作的安全性存在問(wèn)題

信息時(shí)代下的檔案管理工作不同于以往，信息化檔案管理模式更快捷、高效，但同時(shí)也為檔案管理工作帶來(lái)了新的安全問(wèn)題，在使用電子科技進(jìn)行檔案管理工作室，有心之人可以利用其計(jì)算機(jī)技術(shù)竊取檔案文件中的信息和數(shù)據(jù)，造成損失。另外。電子檔案文件的存儲(chǔ)特性，使得一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，很容易造成信息不可恢復(fù)，對(duì)電子檔案造成破壞，影響電子檔案的安全性。

2.2信息化檔案管理統(tǒng)一性不高

要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的時(shí)效性、高效性，就要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范的管理，從而實(shí)現(xiàn)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。但在時(shí)間建設(shè)過(guò)程中，很多檔案管理工作之間存在嚴(yán)重的差異，形成了孤島現(xiàn)象，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的資源共享。各單位系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一、檔案存儲(chǔ)模式不統(tǒng)一，使得互相之間的檔案管理工作不兼容，導(dǎo)致大量資源的浪費(fèi)，無(wú)法形成檔案自動(dòng)化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，這在一定程度上阻礙了檔案管理工作的整合發(fā)展。

2.3檔案管理工作人員綜合素質(zhì)沒(méi)有得到提升

信息化時(shí)代下的檔案管理工作需要更規(guī)范化的檔案管理手段和具有更高綜合素質(zhì)的檔案管理人員。在實(shí)際檔案管理工作中，一部分工作人員的綜合素質(zhì)沒(méi)有跟上信息時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用不夠熟練，影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量[2]。

三、措施分析

3.1構(gòu)建信息化檔案管理模式

信息時(shí)代，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展離不開(kāi)信息化檔案管理模式的構(gòu)建。管理人員在樹(shù)立信息化工作理念、深入了解信息化技術(shù)與手段的基礎(chǔ)上，還需再次學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念，確保自身能力符合信息時(shí)代檔案管理工作要求。妥善落實(shí)檔案信息備份工作，樹(shù)立數(shù)字檔案操作安全意識(shí)也是重要內(nèi)容。為數(shù)字檔案提供安全保障，避免檔案信息被刪除、篡改等情況的出現(xiàn)，需要管理人員做好電子檔案儲(chǔ)存工作。

3.2建立健全檔案管理信息保障體系

信息化時(shí)代的來(lái)臨，數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)的應(yīng)用是大勢(shì)所趨。隨著檔案管理工作的電子化、數(shù)字化進(jìn)程推進(jìn)，也對(duì)檔案管理工作的保密性和安全性提出了挑戰(zhàn)。要在信息時(shí)代不斷提升檔案管理的安全性、可靠性和保密性，就要建立健全檔案信息保障體系。加強(qiáng)檔案管理人員管理觀念，加強(qiáng)電子文件的歸檔管理，注意保存和保護(hù)統(tǒng)一的檔案工作密碼，定期進(jìn)行更換，大量的檔案文件電子轉(zhuǎn)化、接收、處置和存儲(chǔ)工作采用標(biāo)準(zhǔn)的、科學(xué)的、統(tǒng)一的數(shù)字化技術(shù)手段。保證轉(zhuǎn)化后的電子檔案能夠準(zhǔn)確表現(xiàn)、保護(hù)原始信息。在檔案管理工作中盡量隔離內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，定期做好備份工作，建設(shè)電子檔案的存儲(chǔ)、查看和定期維護(hù)的制度。注意對(duì)電腦設(shè)置防火墻，及時(shí)、定時(shí)進(jìn)行殺毒，保證電子檔案的安全性、可靠性和保密性。

3.3構(gòu)建檔案資源共享平臺(tái)

信息時(shí)代，檔案管理工作開(kāi)展需立足于縱向與橫向兩個(gè)層面，不斷增強(qiáng)各個(gè)部門(mén)間的聯(lián)系。信息時(shí)代進(jìn)一步增加了社會(huì)資源與信息資源的數(shù)量，僅憑單一的部門(mén)根本無(wú)法將檔案資源管理工作順利完成。這就要求各個(gè)部門(mén)之間密切聯(lián)系，共享檔案信息，通過(guò)信息共享平臺(tái)共享信息資源，進(jìn)一步完善檔案管理體系。依托信息化技術(shù)能夠自動(dòng)化管理電子檔案、自動(dòng)上傳檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案利用效率的提升。完善信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，增強(qiáng)電子檔案自動(dòng)化管理措施，促使電子檔案價(jià)值提升。傳統(tǒng)檔案管理工作，基本都是以人工的方式查詢、搜索檔案，耗時(shí)長(zhǎng)，嚴(yán)重影響檔案管理工作的效率。信息時(shí)代的檔案信息管理工作，可以通過(guò)相應(yīng)信息化平臺(tái)的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快捷、迅速查詢與搜索，從而提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量與水平[3]。

3.4加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在實(shí)際檔案管理工作中，要確保信息化檔案管理工作，就要加強(qiáng)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，不僅需要檔案管理工作人員熟練掌握檔案知識(shí)，還需要檔案管理工作人員掌握一定的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)。同時(shí)還需要檔案管理工作人員具有一定的大局觀和時(shí)代意識(shí)，對(duì)于信息化時(shí)代檔案管理工作人員的使命有著清醒的認(rèn)識(shí)。要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作人員的培訓(xùn)，定期組織檔案管理人員的交流活動(dòng)，使其互相交流信息化時(shí)代檔案管理工作中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，定期組織管理人員參加學(xué)習(xí)，使得檔案管理工作人員熟練掌握信息化時(shí)代的檔案管理方式。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所示，面對(duì)這些挑戰(zhàn)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理信息建設(shè)、建立健全檔案管理信息保障體系、加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化的實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李麗敏.淺析信息時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展[J].價(jià)值工程，2018（33）.