我國企業(yè)檔案管理理念問題分析研究

摘要：企業(yè)檔案管理工作始終受檔案管理理念影響，尤其表現(xiàn)在價值取向，目標(biāo)定位以及行為方式。要解決企業(yè)檔案管理中存在的問題，第一步便是分析檔案管理理念。當(dāng)前我國正處于理念轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵時期，本文重點梳理了檔案事業(yè)中存在的管理標(biāo)準(zhǔn)落后、目標(biāo)定位模糊、數(shù)據(jù)條塊化、技術(shù)更新應(yīng)用遲緩等方面的問題，并給出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;理念問題;解決思路

在我國，企業(yè)檔案管理工作始于上世紀(jì)中葉，經(jīng)過近30年發(fā)展業(yè)已取得良好發(fā)展，檔案管理理念也取得了長足進(jìn)步。當(dāng)前，我國已進(jìn)入市場經(jīng)濟(jì)的深水區(qū)，現(xiàn)代企業(yè)制度也在社會上逐步建立和完善。企業(yè)檔案管理理念也必須隨之而進(jìn)行“升級換代”，契合企業(yè)現(xiàn)實需求。

管理理念往往會受限于所處的社會現(xiàn)實環(huán)境。我國的企業(yè)檔案管理理念形成于計劃經(jīng)濟(jì)時代，單一公有制是社會主流，企業(yè)也是國家主管機(jī)關(guān)的下屬組織，其檔案自然也被當(dāng)作國家資源，最終流向各級檔案館。管理理念、管理模式，乃至管理制度都是以檔案局的要求為準(zhǔn)，管理的目的是以收藏為主、利用服務(wù)為輔。此種模式下的企業(yè)檔案管理部門相當(dāng)于是國家檔案館的中轉(zhuǎn)站。改革開放以來，隨著計劃經(jīng)濟(jì)體制逐步退出歷史舞臺，市場經(jīng)濟(jì)主導(dǎo)的營商環(huán)境中，企業(yè)可以具有獨立法人資格，政企分離成為常態(tài)。企業(yè)自主經(jīng)營，政府轉(zhuǎn)向服務(wù)，重點行業(yè)加強(qiáng)監(jiān)管。企業(yè)檔案管理變成了內(nèi)部事務(wù)，形成了有別于傳統(tǒng)模式下的管理體系。盡管如此，我國企業(yè)檔案管理仍然存在著一些問題亟待研究解決，特別是在管理理念層面問題，更是不容忽視。

1 目標(biāo)變更帶來的檔案管理困惑

《檔案法》實施以前，我國檔案事業(yè)是按照屬地或行業(yè)管理模式，將有價值的檔案資源向所屬檔案館移交，用以豐富館藏、兼顧使用的目的，相應(yīng)的檔案管理法規(guī)體系、管理標(biāo)準(zhǔn)體系均是帶有行政手段的色彩?！稒n案法》實施以后，將檔案作為資產(chǎn)紐帶和實施現(xiàn)代化管理為重點，把服務(wù)于基層單位對檔案的需求為目標(biāo)，進(jìn)行了一系列改革。2014年，中央發(fā)布了加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作的意見，旨在解決企業(yè)檔案缺乏明確頂層設(shè)計、建設(shè)動作遲緩、檔案技術(shù)停滯不前、存在行政化思維等問題，取得了一定的成效，但仍然存在一些具體問題有待解決。一直以來，企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是參照檔案館進(jìn)館要求而制定的，忽略了各個行業(yè)、各個企業(yè)生成檔案、保存檔案和利用檔案的差異，一些不在納入檔案館管理的企業(yè)檔案，應(yīng)當(dāng)擁有一定自主權(quán)，不在以能否進(jìn)館作為唯一目標(biāo)。

2 組織規(guī)劃陳舊導(dǎo)致檔案資源碎片化隱患

因歷史和認(rèn)知水平影響，我國企業(yè)檔案資源的組織規(guī)劃形成于特殊時期，檔案資源管理傾向于檔案館模式進(jìn)行組織規(guī)劃，忽視了企業(yè)檔案的整體性和關(guān)聯(lián)性。如一個建設(shè)工程項目或者新產(chǎn)品研發(fā)項目檔案可能會被分割到不同的檔案部門，造成了項目資源被人為切割。條塊化管理模式更是加深了這一現(xiàn)象出現(xiàn)的頻次。之后，檔案管理引入信息技術(shù)，組織規(guī)劃并未適應(yīng)信息化發(fā)展，反而將信息技術(shù)削足適履，竟然出現(xiàn)了以電子數(shù)據(jù)載體類型為標(biāo)準(zhǔn)劃分檔案資源的情況。

3 業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同性差和精細(xì)化欠缺致使目標(biāo)錯位

3.1 檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)之間協(xié)同性差問題

不同企業(yè)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)形成于不同的企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和社會現(xiàn)實環(huán)境，經(jīng)常帶有歷史局限性，理念陳舊、要求過時等現(xiàn)象時常見之。例如形成于1992年的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》仍在使用，不但脫離了企業(yè)檔案管理實際情況，而且制約了檔案管理技術(shù)的普及和應(yīng)用。各類檔案管理大都介于手工管理和現(xiàn)代化管理之間，企業(yè)檔案資源分散在不同環(huán)節(jié)之中，制度層面業(yè)務(wù)協(xié)同性差致使檔案管理目標(biāo)錯位，較大地影響了我國檔案管理水平的進(jìn)一步發(fā)展。

3.2 業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)精細(xì)化欠缺問題

企業(yè)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)精細(xì)化不足主要表現(xiàn)在：一是檔案歸檔制度不完善，如檔案歸檔制度規(guī)定了文件材料的類別、主要內(nèi)容、保管期限，卻往往未規(guī)定歸檔主體、歸檔時間、歸檔份數(shù)、歸檔類別、歸檔載體等，致使檔案歸檔效率低、效果差。二是檔案歸檔缺乏指導(dǎo)性文件，出現(xiàn)了既可以按照活動性質(zhì)歸檔，也可以按照載體材料進(jìn)行歸檔，檔案分類與編號系統(tǒng)混亂導(dǎo)致歸檔后檔案信息邏輯混亂，甚至喪失了清晰表述事件情況的基本功能。三是檔案管理流于表面形式，特別是檔案管理在檢查、驗收環(huán)節(jié)過于看中檔案盒外表規(guī)范化、美觀化，忽略了檔案歸檔的根本目的，使檔案管理目標(biāo)錯位。

4 檔案管理信息化方式陳舊陷入現(xiàn)代化困境

信息技術(shù)最初是以輔助管理目標(biāo)被引入到檔案管理工作中的。當(dāng)時手工操作模式盛行，計算機(jī)技術(shù)只能輔助管理。信息技術(shù)發(fā)展到現(xiàn)在，往往以更大規(guī)模地重構(gòu)企業(yè)工作流程，檔案管理只是作為企業(yè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的一小部分非核心功能被納入其中。但問題在于檔案信息系統(tǒng)在調(diào)研分析、系統(tǒng)設(shè)計環(huán)節(jié)都被深深“植入”了人為管理、手工操作的邏輯基礎(chǔ)，系統(tǒng)功能更是完全仿照了傳統(tǒng)管理方式設(shè)置，檔案資源被割裂自然在情理之中，完全背離了信息系統(tǒng)對企業(yè)數(shù)據(jù)的共享性、整合性、關(guān)聯(lián)性之目的。企業(yè)檔案數(shù)字化是主流趨勢，原本作為企業(yè)優(yōu)勢的檔案信息化建設(shè)，現(xiàn)在由于系統(tǒng)兼容性問題，處處受限。

5 企業(yè)檔案管理理念體系化改進(jìn)措施

5.1 調(diào)整優(yōu)化企業(yè)檔案管理目標(biāo)

要轉(zhuǎn)變檔案管理理念首先要調(diào)整優(yōu)化管理目標(biāo)，確立較為清晰明確的目標(biāo)定位。將有效利用檔案作為企業(yè)檔案管理的總目標(biāo)，并在這個總目標(biāo)的指導(dǎo)下，根據(jù)企業(yè)性質(zhì)、層級、價值取向確定符合企業(yè)個性化的檔案管理制度體系。

5.2 調(diào)整優(yōu)化企業(yè)檔案資源建設(shè)策略

建設(shè)以企業(yè)檔案分類和編碼標(biāo)識為核心的資源體系，輔以檔案信息化，破解企業(yè)信息碎片化、條塊化問題，讓企業(yè)檔案回歸原始記錄功能。

5.3 調(diào)整優(yōu)化企業(yè)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

依據(jù)企業(yè)自身發(fā)展?fàn)顩r更新升級檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對業(yè)務(wù)操作精細(xì)化、協(xié)同化，探索創(chuàng)新業(yè)務(wù)自動化、智能化，確保檔案工作穩(wěn)步向前發(fā)展。

5.4 積極推進(jìn)檔案技術(shù)升級換代

調(diào)整優(yōu)化檔案頂層設(shè)計，運用信息化思維逐步重塑檔案業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化企業(yè)信息資源長遠(yuǎn)規(guī)劃建設(shè)，采用開放式信息架構(gòu)，確保系統(tǒng)間兼容性。

企業(yè)檔案管理工作健康快速發(fā)展離不開管理理念與時俱進(jìn)，以檔案層級化管理和自主化建設(shè)為抓手，綜合運用多種改進(jìn)措施，逐步解決當(dāng)前遇到的問題，確保企業(yè)檔案事業(yè)有序發(fā)展。

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作者簡介：梁飛燕，（1991.03—）女，漢族，廣西賀州人，助理工程師，學(xué)歷：本科，研究方向：企業(yè)檔案管理。