數字檔案室創建中紙質檔案掃描工作探究

李宜江

摘要：數字檔案室的紙質檔案掃描工作主要是將紙質的文本稿件通過掃描的設備轉化數字格式便于儲存、記錄和傳輸。在掃描工作過程中，需要對前期工作進行完善，比如對于掃描任務的分配，避免遺漏和重復，對于掃描設備各個參數的調試和控制，對工作計劃中不同工作人員的配合流程等。同時需要在掃描過程中注重存在的質量問題、安全問題以及相應的規格和流程。通過進一步的優化掃描工作各個環節，才能將紙質檔案掃描工作做到更加完善。本文對掃描工作開展過程中的各個環節進行多個方面的探究，對需要注重的問題進行逐一探討，希望能夠促進掃描工作的順利開展。

關鍵詞：數字檔案室;紙質檔案;掃描工作

一、檔案掃描的準備工作

（一）清楚任務的分配

對檔案掃描工作的整體工作量以及相應工作的先后順序和優先級要進行清晰的規劃和了解，對于數字檔案室中各方面的檔案內容以及各部門對應的檔案信息，要做好歸類處理，避免在掃描期間出現部門文件的放置和排列混亂的現象。對于自身工作能力以及掃描的效率和質量有較高的認知能力，以便在工作任務分配時對于進度的安排以及整體任務的分解更加合理。這樣能夠避免工作規劃不周出現的趕工以及周期延遲的現象，不僅能夠提高檔案工作的質量，同時也確保時效性。因數字檔案館的人力資源和物力資源有限，應該充分的做好前期任務的分配工作，在有限的工作條件下，將檔案掃描工作進行緊急度和重要度的等級分類，突出重點，使掃描工作能夠發揮出更高的作用和意義。

（二）優化掃描設備

檔案掃描工作需要搭建一套完備的硬件系統和軟件操作系統，硬件系統包含電腦、掃描儀以及刻錄機等設施，而軟件只要是指在對應電腦系統中安裝的掃描軟件以及數據處理、傳輸等相應的軟件。因數字檔案管理以及紙質檔案掃描工作對于掃描的質量以及效率逐漸提升，具有較高的要求，因此在掃描工作中運用的各種設施需要跟隨時代的變化進行一定程度的升級，從而使工作能力得到有效的提高。與此同時，需要注重培養和提高工作人員的專業素養，能夠熟練運用對應的掃描設備以及數字信息處理系統，使設備的性能發揮最大化，另外對于設備的維護和保養工作有一定的認知，從而保障設備能夠處于最佳的工作狀態。

（三）掃描工作注意事項

用于掃描的紙質檔案大部分為裝訂成卷的狀態，需要將檔案進行拆分，隨后才能使用掃描儀進行自動化高速掃描。在拆分檔案時，需要格外注重檔案紙質可能會對人體造成劃傷以及磨傷的危險，使用專業的器具進行拆線，并且對于拆線的速度需要進行控制避免拆線速度過快，卻掃描速度無法匹配，造成檔案混亂以及積壓的現象，因此需要拆線工作和掃描工作為多位工作者進行協同工作。最后需要考慮到檔案的損壞或者電子文件的時效破壞等問題，做好針對性的搶險修復工作，確保紙質文件和電子文件處于安全可靠的狀態。

（四）規范工作責任和流程

檔案掃描工作涉及多種文件的信息安全，因此需要對相對應的工作責任以及流程進行明確的劃分，從而確保不同的工作環節能夠得到可靠的管理和檔案安全保障。使所有的檔案掃描工作者明確所擔負的責任，并且對應相應的管理文件以及章程有深入的了解，從而在工作過程中避免觸及對應的錯誤。此外，需要對具體的掃描工作進行流程化和制度化，能夠使工作的銜接更加完善，比如掃描檔案具有一系列借閱、掃描、上傳、歸還等多種手續，加強每一工作環節的規范性。最后，其具體的操作流程應該符合對應的數字信息化技術規范等文件的要求。

二、掃描工作開展過程中應注意的問題

（一）把控掃描的全面安全性

對于實體的紙質版文件，在庫房的存取過程中可能因反復的摩擦以及溫度、濕度的變化使文件受到破壞，應該注重工作的條件符合文檔儲存的需要，并且嚴格控制掃描環境中水、火、電等多種因素的安全性，避免因水瓶、打火機以及設備的熱量等外界因素對紙質文檔造成的破壞。在掃描工作期間，避免進行飲食抽煙等活動，并且要做好文檔的保密以及安全防盜工作。在掃描過程中盡量使用未聯網的計算機，避免一些未知的儲存媒介，比如U盤和移動硬盤在掃描設備上的插拔，防止木馬以及其他計算機病毒的侵入破壞文件以及盜取信息。 如設備中已經感染相應的病毒，對數據造成了一定的損壞，應及時的做好殺毒以及恢復數據的工作，避免后續造成進一步大范圍的影響和破壞。最后要注重文件的安全以及保密等級，必要時簽署文件掃描保密協議，從而防止文件信息的傳播泄露，避免相應單位造成較大損失。

（二）控制掃描的質量

根據具體掃描文件的質量要求，進行掃描質量的控制，比如對掃描參數中的分辨率、亮度、對比度、飽和度以及對應的文件輸出格式均要進行調整和控制，使掃描工作各項參數符合對應的質量標準。做好對掃描數據完整性審查工作，做到隨時檢查與定期抽查相結合，謹防漏掃或重掃的現象，使數據造成不完整或不規范。此外，做好數據信息的質量控制。對于由于機器及操作原因致使數據極不清晰而無法使用的，要重新掃描。對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查，發現不符合要求時，應重新進行糾偏、旋轉等圖像處理。需要嚴格控制掃描出現的噪點，并且使檔案中的印章等關鍵信息內容保障清晰度。

（三）落實工作人員的保障措施

一是合理制定掃描工作量，工作量的制定既要考慮到檔案部門對掃描工作進度的需求，又要兼顧掃描人員自身的承受能力以及技術熟練程度。二是及早介入相關職業病防護，指導掃描人員應戴上口罩，以隔絕因翻動檔案而產生的灰塵霉菌減弱混雜氣體對人體呼吸道的刺激，避免因長期使用掃描儀、電腦產生輻射，比如頭痛耳鳴、神經衰弱視力下降等癥狀出現。三是落實相關經濟補助措施，充分肯定掃描人員的辛勤付出，物質獎勵和精神鼓勵并重，體現以人為本的工作理念。

三、結束語

綜上所述，掃描工作涉及多個部分，對于不同的環節均要注重工作的安全和質量。要確保紙質檔案掃描工作前期的規劃和準備的充分性和合理性，按照相應的規章制度科學的開展，加強紙質檔案和電子文件的信息保密性，調節合適的掃描參數，注重工作的質量，從而不斷提升數字檔案室的工作能力和水平。

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