醫院檔案管理中現代化信息技術的運用分析

張珺 張志英 范文超

摘 要：在檔案管理工作中運用信息技術能夠顯著提高檔案管理的規范性、有效性，減少物力人力的投入，提高管理效率，給傳統檔案管理帶來了新變化和新契機。目前我國醫學檔案管理信息化建設還不夠完善、信息化管理意識不足、管理過程存在諸多問題，針對這些不足本文詳細論述了信息技術在醫學檔案管理中的重要價值，并且提出了關于加強檔案信息化建設和管理的具體應用措施

關鍵詞：檔案;信息化建設;管理

現代醫學發展離不開先進的醫學手段、醫療設備以及醫療管理服務的支持，科學規范的醫療管理服務是現代醫學能夠持續穩步發展的必要條件之一。醫院檔案管理工作作為醫療管理服務中的重要組成部分，其內容涉及科研記錄、人事信息等多個方面。數據復雜程度高，對信息安全性具有更高的要求，這些特點增加了醫學檔案管理工作的難度，加強現代化信息技術在院檔案管理工作中的應用，是目前提高檔案管理效率，促進檔案管理精細化和規范化的主要手段。

1 檔案信息化建設在醫院檔案管理中的必要性

《檔案事業發展“十一五”規劃》明確指出，在未來很長的一段時間內，檔案信息化建設將會成為我國檔案事業建設發展的戰略重點。目前傳統的檔案管理方式已經無法提供有效便捷的管理服務且不能有效利用現存的檔案信息，對于數據繁雜、對信息安全性要求極高的醫療檔案管理工作，傳統的檔案管理方式顯得更加力不足心。只有依托計算機和互聯網平臺，對傳統檔案信息進行數字化處理、將檔案進行歸納分類，才能夠確保檔案文檔的真實性和完整性，方便日后的檢索和查閱，提高檔案信息利用率，并且通過在系統中設置查閱、調取權限，最大程度的保證文檔信息的安全性，能夠有效避免信息泄露等問題。

2 檔案信息化建設的基礎內容

目前信息化建設已經成為檔案工作管理中的必要手段和關鍵環節，多媒體數據庫、目錄數據庫、全文數據庫、單位文檔一體化和自動化管理水平是制約檔案管理工作規范化的重要因素。檔案信息化建設既是順應時代發展、國家規劃的必然趨勢，也是檔案工作規范化管理的必然要求，檔案信息化建設一般包括以下幾個方面：

1）建設數字檔案資源。檔案信息化建設的重要部分是數字檔案資源建設，信息資源的建設主要包括傳統載體檔案數字化、電子文檔接收和分類以及重要數字信息的采集這三部分。目錄數據庫和全文數據庫的建設是數字檔案資源建設的前提，在進行數據庫建設時，要以“利用優先、分布實施”為原則，建立過程要嚴格按照相關技術標準。電子文檔接收和數字信息采集是檔案資源建設的主要數據來源，采用相機拍攝和設備掃描的方式把傳統紙質文檔、音頻文件轉換為現代數字信息文本。通過醫療檔案信息化，將醫學案例、人事信息、醫療事件進行數字化記錄，對檔案工作實行規范化管理，不僅能夠為以后的工作提供案例參考，而且能夠優化監督服務、提高醫院的運營水平[1]。

2）軟硬件設施建設。軟件和硬件設備的支持是檔案管理信息化建設的基礎，其中硬件設施主要包括計算機、服務器、網絡設施以及存儲設備等，提高硬件設施為信息化建設奠定了堅實的基礎。而要真正提高檔案信息化建設水平和管理效率，除了硬件設施的支持，更要充分利用多媒體、大數據等先進的網絡技術。

3）管理體系建設。管理體系建設主要包括信息化法規及標準、檔案信息化規劃、管理人才隊伍和安全體系等方面的建設，全方位的管理體系建設是信息化建設能夠順利進行的有力支撐。首先需要按照單位實際情況制定規范合理的檔案管理辦法，只有建立規范的管理制度才能使得管理過程中的各個環節有據可依，保證信息化建設能夠得到切實落實;其次要配備專職檔案管理員，由于目前很多醫院的檔案管理人員尚不具備高水平的計算機操作能力和檔案管理法律法規意識，因此對工作人員進行定期培訓，提高其專業技能和管理水平，建設一支高水平的檔案管理隊伍，是管理體系建設中急需解決的問題。

3 檔案信息化建設和管理的具體措施

1）加強信息化建設意識。信息技術不斷發展，已經逐步滲透到社會中的各個領域。信息化建設已經成為檔案管理中的核心理念，在檔案工作管理規范化過程中很多數據也與信息化緊密相關[2]。通過現代信息技術在檔案管理中的應用，建設信息資源體系和信息服務體系，充分開發、利用檔案信息資源，加強對檔案信息的數字化處理和整合，能夠有效促進檔案工作的開展。在信息技術快速發展的今天，需要不斷加強信息化建設的宣傳工作，不管是檔案行政部門管理人員，還是檔案工作者都要提高檔案信息化意識，樹立以信息技術促進管理轉型、管理規范的工作理念，加強其工作責任感。從具體來看，單位需要將檔案信息化建設工作列為重點工作建設項目，并且結合單位實際情況擬定合適的規劃目標，具有計劃和針對性的開展檔案信息化建設工作。

2）建立規范的管理體系。標準規范的信息化建設及管理過程是提高檔案管理效率以及檔案信息利用率、防止信息泄露的關鍵。在信息化建設過程中，首先要明確規定檔案數據格式、分類和著錄標準;在進行紙質文檔數字化轉化時，對于操作流程、注意事項、驗收標準要做出明確規定，以最大程度保證原檔案信息的完整性;在錄入新檔案信息時，要嚴格按照操作標準執行，設置規范的檢測制度，確保錄入信息的真實性。在完成文檔一體化信息管理體系建設后，要建立保證電子文檔真實、有效、準確的工作機制，完善的管理制度、規范的管理流程和明確的職責范圍，以提高管理效率、降低信息泄露風險[3]。

3）加大軟硬件設備的資金投入。只有過硬的軟件和硬件設施的支持才能保證檔案信息化建設工作能夠順利實施，在完善檔案信息化建設和管理的過程中，需要充足的資金保障，加大資金投入、引進先進的硬件設備，建設完善的局域網，為開展信息化工作提供堅實的設備、網絡支持。此外，還需要加大其他檔案基礎設施的投入，建立專門的檔案管理辦公室和檔案庫房。檔案信息化建設是一項高投入事業，尤其在建設初期不僅需要人力的大量投入，而且需要充足的經費支持，只有經費得到保障，信息化建設才能有條不紊的順利進行。

4）提高檔案管理人員專業素質。在檔案信息化建設和管理中，工作人員的業務能力是影響檔案信息化建設質量的直接因素。所以在信息化建設過程中要以人為本，提升各個崗位工作人員的職業素養、培養專業性人才、建設專業的工作團隊。在實際工作中，對于人才培養需要加強以下幾個方面的工作：首先，對工作人員進行定期的專業培訓和業務能力考核，使工作人員能夠及時了解最新檔案管理動態、學習先進的操作技術和管理手段，與時俱進快速轉變過時的管理觀念，掌握外界新興的職業技能，樹立良好的服務意識，從根本上提高整體工作效率[4]。此外要不斷引入專業人才、在管理過程中設置規范的獎懲制度，激發相關工作人員的積極性，逐漸建設一支專業的管理隊伍。

4 結束語

綜上所述，隨著信息技術在各個領域的不斷滲透，檔案管理工作信息化建設已經勢在必行，但是在信息化建設過程中也面臨著巨大的困難和挑戰，尤其對于內容范圍廣、數據安全性高的醫學檔案。因此各醫學單位要積極探索更加科學合理的建設手段、轉變管理觀念、加大相關資金投入，從各個方面入手全面推進檔案信息化建設和管理。

參考文獻

[1]孫海.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思路[J].蘭臺內外，2019（32）：31-32.

[2]劉暢.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J].財經界（學術版），2020（06）：253.

[3]李薇.檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2019（21）：74-75.

[4]袁玉平.淺析檔案的信息數字化建設[J].信息技術與信息化，2019（01）：125-126.