對檔案信息化建設的探析

李茹

摘 要：在所有單位中，必須將檔案信息建設的數字化、網絡化進行到底，制定符合本單位實際情況的管理制度，從而在根本上提升檔案信息建設的綜合水平。本文介紹了檔案信息建設的重要性，分析了其建設中存在的問題，并且，對在數字化、網絡化建設進行了思考。

關鍵詞：檔案信息;數字化;網絡化;建設

1 檔案信息建設的重要性

檔案可以體現了一個單位的發展歷程，對單位的未來發展提供了重要參考依據，而且，對工作的效率，以及工作質量的提高具有關鍵作用，因此，檔案建設工作還需要進一步完善，提高重視程度。就檔案建設工作而言，其重要性可直接影響高層領導了解本單位的實際情況，影響對其全面性以及真實性的認識。同時，本單位在日后的發展中，可以實現資源貢獻，給予準確的參考數據。

2 檔案信息化建設思路

2.1 確定達到的預期效果和發揮的作用

正確處理好信息保密與信息公開的關系，實現檔案管理業務創新，建立健全機關檔案管理應用各項規章制度，對檔案工作的組織網絡管理、檔案管理登記歸檔要求及驗收工作等作出框架性的規定，進一步規范檔案工作程序和管理要求，從源頭上提高歸檔文件的質量;建立數字檔案庫與綜合管理信息系統對接并再造與之相匹配的業務流程，實現檔案管理技術的創新;完善綜合管理信息系統檔案信息查詢功能，通過用戶權限管理，對檔案資料的使用范圍進行安全控制，實現檔案管理應用模式和功能的創新;在保證安全的前提下，利用信息化手段優化服務方式，為用戶提供高效便捷的檔案服務。對于需要查看原件或復印的檔案，經檔案管理員授權，可以直接從查檔人員辦公處進行查看或打印，不再通過翻閱紙質文件查找，實現桌面查詢利用的創新。通過檔案信息化建設，最終實現各個保存期限內的檔案都能夠達到調閱、檢索的智慧智能管理。提高檔案利用效率，以此達到保護歷史紙質原始文書檔案的目的。[1]

2.2 確定檔案信息化技術路線

檔案數字化技術路線分為兩個層次予以建設。一是檔案目錄信息的數字化，即建立檔案目錄數據庫，嚴格規范檔案信息的著錄標引，科學選定檔案目錄的數據庫;二是采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁存儲為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經OCR識別后采用文本格式存儲檔案內容，輔之以全文檢索數據庫。支持限定條件精準搜索、模糊搜索，可根據數據量設置每頁顯示的條目數，從而加快檢索速度，支持電子歸檔，加蓋電子歸檔章等技術的生成[2]。

2.3 明確檔案信息化范圍和處理要求

紙質檔案數字化處理是一個繁瑣、枯燥的過程，只有解決好檔案數字化處理前、處理中、處理后的重點問題，才能提高數字化處理速度，保證數字化處理質量[3]。檔案數字化處理中掃描是數字化流程中的重中之重，是實現紙介質向存儲介質轉換的重要環節。需嚴格按照《紙質檔案數字化規范》（DA/T31--2017）以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894--2016）對檔案進行數字化加工。紙質檔案數字化處理既要從檔案保存的安全性、永久性和存儲容量方面考慮，又要從本單位綜合管理系統所支持的文件存檔格式考慮[4]。

3 檔案信息化建設中存在的問題

3.1 缺少規劃

我國從各單位的檔案系統中可以看出，信息化建設并沒有在安排上形成協調統籌的局面，而是各取所需的狀態，很多單位在建設信息化的時候規劃不夠長遠，并且不明確當前的目標，所以形成了哪里出現問題解決哪里的現狀;在建設檔案信息化的過程中沒有及時研究統一規范和標準，所有的數據都出現了缺乏規劃性和標準性的現象，沒有建立出快捷并且方便的體系進行檢索計算，所以造成在檔案管理中個人管個人的局面，阻礙了信息的接受和傳輸。

3.2 相關規章制度不夠健全

在各單位中，檔案信息的管理制度非常關鍵，但是，有的單位還未能建立一個完整的制度，所以，檔案信息建設也就不能取得較高的效率，檔案信息的職能不能被發揮出來。如果在信息化、網絡化的建設中，沒有一個系統的管理模式，檔案信息建設工作就會過于分散，缺少集中性。此外，由于工作人員缺少明確的目標，嚴重制約了檔案信息建設的進程。

3.3 缺乏人才

雖然在我國，也存在一些檔案的專業人才，總體來講還是較為缺乏，由系統和地域之間的差異，檔案信息化建設就很難順利地進行。

4 檔案信息建設的實踐

4.1 加強檔案信息的安全建設

網絡系統的組成包括硬件和軟件，也包含基礎設施，以及其存儲的數據材料，這些因素共同組成了計算機系統。網絡安全的主要任務就是對網絡系統中的各組成部分進行保護，使其免受破壞、更改，以及泄露等現象，要想系統處于正常的運行狀態，連續的網絡服務是必須給予保證的。對于網絡安全來說，防火墻，或者是數據加密，還有攻擊檢測，以及數據恢復技術等都要進行利用，從而保證檔案信息的安全性。

4.2 深化改革，提高工作人員的素質

檔案信息建設工作有著一定的系統性，這與質量管理人員的水平有直接關系，所以，在實際的建設中，必須對相關工作人員的專業能力進行提升。首先，調動檔案信息建設人員的積極性，發揮主觀能動性，以及創造性，豐富檔案人員的專業知識。其次，引進現代化設備，增加了檔案的種類，也使載體變得多樣化，這就必須對建設方法進行創新，培養一批專業的人才，不僅會運用新的技術，還掌握全面的信息建設知識，從而更好地完成檔案信息建設的數字化、網絡化。

4.3 實現信息同步化與實時化

檔案的信息資源是決策咨詢委員會的核心內容，對其進行妥善的管理對決策咨詢委員會自身的發展具有關鍵的作用。因此，要順應時代的發展，加快數字化、網絡化建設的步伐，將電子信息化的管理模式取代傳統的管理模式。同時，充分應用計算機的存儲功能，通過網絡的信息平臺，對電子檔案的數據庫進行建設，而且操作簡單，這對保存資料的完整性，以及快速查找都有積極作用，也提高了工作的效率。

參考文獻

[1]趙錕.機關檔案信息化建設的實踐及思考[J].檔案，2019（12）.

[2]唐微.淺談機關檔案信息化建設的實踐和創新[J].蘭臺世界，2017（4月增刊）：62.

[3]季平，錢惠平，葉婉英，洪月英.淺談浙江省氣象局文書檔案數字化處理[J].浙江氣象，2012（1）：42-46.

[4]林芹，張智，馮瑞萍，楊潔.紙質氣象檔案數字化重點問題探討[J].中國檔案，2011（10）：37-38.