電子檔案備份工作的重要性和必要性分析

楊婧 葛蕾

摘 要：當前，社會信息化進度不斷加快，信息化為我們帶來了生活、工作和思維的變革，電子檔案已經(jīng)逐步成為現(xiàn)代檔案的主要形式。本文在分析電子檔案備份工作的重要性和必要性的基礎上，重點討論檔案館在實際工作中如何做好電子檔案的備份工作。

關鍵詞：電子檔案;備份工作

與紙質檔案相比較，電子檔案本身的一些特點，如易修改性、不穩(wěn)定性和對相關設備的依賴性等，使電子檔案安全管理的風險也隨之加大。在此情況下，我們更應該主動適應信息化條件下檔案安全的新挑戰(zhàn)，確保檔案信息安全，筑牢檔案信息安全的防線。

目前，為確保檔案信息安全，完成備份工作，一些檔案部門已經(jīng)建立電子檔案備份中心以及出臺相關的管理辦法。如遼寧省電子檔案備份中心、江西檔案館電子檔案與數(shù)據(jù)離線備份管理規(guī)范、浙江省檔案與電子文件登記備份制度等。

1 電子檔案備份

檔案是真實的具有憑證性的歷史記錄，這些信息一旦受損將會不利于檔案的鑒別、收集、整理等各個環(huán)節(jié)工作的開展。因此，合適的檔案備份工作是必不可少的。

1.1 電子檔案備份

電子檔案備份就是指采用某種方式或某種備份介質將檔案數(shù)據(jù)加以保留，以便在檔案信息系統(tǒng)遭受破壞或面臨安全威脅時，盡可能地在最短時間內利用備份數(shù)據(jù)將系統(tǒng)恢復，并正常運轉[1]。電子檔案備份工作的開展對保障電子檔案數(shù)據(jù)安全，保證電子檔案長期有效的被利用，有著非常重要的作用。

1.2 電子檔案備份的必要性和重要性

隨著我國信息化的發(fā)展和電子政務的開展，數(shù)字化檔案信息與電子文件大量產(chǎn)生，檔案部門接收的電子文件以及數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)量快速增長。盡管電子檔案為檔案利用和管理帶來的方便，但是由于其對計算機設備等具有很強的依賴性，人員操作失誤、計算機硬件故障、計算機病毒以及自然災害等原因都會給電子檔案的管理造成不必要的麻煩。因此，它們的安全與長久保存問題是需要被重視的。有效的電子檔案備份能夠保證電子檔案信息的安全存儲和有效利用。雖然，對電子檔案的備份的效益不是即時且顯著的，但是做好電子檔案備份工作，積極應對各種因素對電子檔案安全可能的威脅，確保檔案信息的真實性、完整性確是非常必要的。

近年來出臺的一些相關管理規(guī)范和辦法對電子檔案備份提出了要求?！峨娮游募c電子檔案管理規(guī)范》第7款要求：“把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝到耐久性的載體上，一式3套，1套封存保管，1套供查閱使用，第3套異地保存。”;《電子文件管理暫行辦法》第二十條第四款要求電子文件應當實行備份制度;《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》也明確指出：“歸檔的電子文件至少要一式2套，1套封存保管，1套供查閱利用。必要時，復制第3套，異地保存?！?/p>

2 如何做好電子檔案備份工作

2.1 提高重視程度，保證電子檔案備份的有序開展

維護檔案安全是檔案工作的頭等大事，無論是實體安全還是信息安全，一旦受到威脅，將很可能帶來無法挽回的嚴重后果。檔案信息的備份工作作為檔案安全工作的一個重要環(huán)節(jié)，需要得到高度重視。近年來，電子檔案信息安全和備份工作也得到了高度重視。在2010年5月召開的全國檔案安全體系工作會議指出：要切實搞好檔案安全備份，確保萬一情況下的檔案安全，要求縣以上各級檔案館不但要對電子文件進行全面?zhèn)浞莺彤惖卮娣?，對其他檔案也要按其重要程度，循序漸進地進行全面?zhèn)浞莺彤惖卮娣拧?/p>

2.2 建立電子檔案備份體系，保證電子檔案備份工作的長效性

電子檔案的備份工作不是一朝一夕的，而是一項長期性的工作。電子檔案備份工作涉及了備份的開展、備份后數(shù)據(jù)維護以及數(shù)據(jù)恢復等各個環(huán)節(jié)。也必須保證備份工作的連續(xù)性和完整性。建立有效合理的電子檔案備份體系，規(guī)范備份工作的各個環(huán)節(jié)和工作是保證備份工作有序開展的有利保證。

2.3 多種備份方式和策略相結合，切實保證電子檔案備份的有效性

根據(jù)實際情況合理選擇完全備份、增量備份和差分備份的備份方式。完全備份是就是對整個系統(tǒng)和數(shù)據(jù)進行全部備份，這種備份方式會占用較大的存儲空間并需要較長的備份時間;增量備份是對上一次備份完成后新增或修改的數(shù)據(jù)進行備份，這種備份方式在存儲空間和備份時間上都相對節(jié)省，但是恢復過程相對較為復雜。差分備份是在上一次完全備份的基礎上對新增或修改的數(shù)據(jù)進行備份的一種方式。在實際的電子檔案備份工作中，應根據(jù)實際情況靈活的選擇備份方式。

電子檔案的異地備份。異地備份是將電子檔案的備份保存在異地的存儲介質上，使檔案數(shù)據(jù)可以避免本地可能發(fā)生的災害破壞，在一定程度上提升電子檔案的容災能力，盡可能保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

離線備份和在線備份結合。離線備份是將電子檔案和數(shù)據(jù)存儲于可脫離計算機、存儲系統(tǒng)的存儲介質上，如光盤、磁帶等存儲介質。在線備份是存儲設備與計算機系統(tǒng)進行物理連接，操作系統(tǒng)、文件系統(tǒng)或應用系統(tǒng)可以隨時讀取、管理存儲與其中的電子檔案和數(shù)據(jù)，在線備份能夠很好的保證業(yè)務的連續(xù)性。

應用多種備份載體。電子檔案備份的存儲介質通常有磁盤陣列、光盤和磁帶庫。磁盤陣列是由很多價格較便宜的磁盤，組合成一個容量巨大的磁盤組，利用個別磁盤提供數(shù)據(jù)所產(chǎn)生加成效果提升整個磁盤系統(tǒng)效能。光盤具有不可更改、壽命較長、價格低廉、數(shù)據(jù)可監(jiān)測和壽命可監(jiān)測等特點。檔案及光盤也已經(jīng)逐漸成為電子檔案備份及長期安全保存的有效載體。磁帶庫速度慢，不具修改性，因此較為適用于備份內容穩(wěn)定、不易改變的電子檔案，如數(shù)碼照片、音頻文件、視頻文件等。

2.4 加強相關管理規(guī)范制度的建設，順應檔案工作發(fā)展的客觀實際需要

隨著信息化發(fā)展越來越快，檔案電子化工作的開展以及原生電子檔案的生成，要求電子檔案的備份工作的開展必須有章可循、有法可依。完善的檔案備份制度是檔案信息安全的有效保障，有效的整合檔案信息資源，有利于構建檔案安全保障體系和檔案信息資源體系。同時，將檔案備份工作納入相關法律法規(guī)，有利于構成比較健全和相對完善的檔案法制體系，保證電子檔案備份工作正常有序的開展[2]。

2.5 重視人才培養(yǎng)，提升電子檔案備份管理水平

專業(yè)人才隊伍的建設在電子檔案的備份工作中起到至關重要的作用?？梢酝ㄟ^在工作中的培訓和繼續(xù)教育不斷調整工作人員的知識結構，通過多種方式和手段使檔案工作人員掌握相關的技術和管理知識。另外也可以通過合理的資源配置，充分發(fā)揮檔案工作人員的優(yōu)勢。

3 結束語

電子檔案備份工作是一項長久的工程，其回報可能是潛在的，只有在遇到災害時才能評估這項工作的有效性。但是，為了確保電子檔案的絕對安全必須高度重視備份工作，實現(xiàn)科學合理的檔案備份管理，提高檔案備份的安全、可靠性。

參考文獻

[1]黃南鳳.檔案數(shù)據(jù)備份研究[D].蘇州：蘇州大學，2009：8-10.

[2]高國華.檔案備份的方法與策略[J].蘭臺世界，2013，29：81-82.