現代檔案管理制度下電子文件管理的問題和對策

韓麗麗

摘 要：隨著時代的發(fā)展，檔案管理不斷出現一些新情況、新問題，一些檔案管理制度已經不適應時代的發(fā)展，電子文件管理已成為現代檔案管理一個新的課題。本文分析了現代檔案管理制度下電子文件管理的問題和對策，以期對大家以后的工作起到一定的借鑒和參考作用。

關鍵詞：電子文件管理;問題;對策

現代電子文件檔案是新時代工作的重要工作方式和工具，是工作正常運行的保障，還是現代文明的標志。我國要堅持走可持續(xù)發(fā)展的道路，就必須要把現代 電子文件檔案的管理工作放在重要地位，保證它能在進行工作建設時處于首要地位，因此加強現代電子文件檔案的管理是十分重要的，要找到管理中的問題并予以解決。

1 電子文件檔案概念分析

1）電子文件。指在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

2）電子文件檔案。指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。

2 電子文件檔案與紙質文件檔案的差異

1）電子文件檔案與紙質文件檔案管理對象的差異。紙質文件檔案管理的對象是紙質文件“原件”;電子文件檔案管理的對象是則是“原始電子記錄”。管理對象的差異，決定了電子文件檔案與紙質文件檔案管理方法的不同。

2）電子文件與紙質文件特性的差異。（1）紙質文件與電子文件屬性的差異。紙質文件“原件”是紙張與記錄材料二合一的實體，體現的是物質屬性;電子文件“原始電子記錄”是記錄在磁帶、磁盤、光盤等載體中的“原始電子記錄信息”，體現的是信息屬性，無法直接閱讀的。（2）紙質文件獨立性與電子文件設備依賴性的差異。紙質文件的存儲和利用是獨立的，可以不依賴于任何設備;而電子文件的生成、處理、傳輸、利用，都要依賴計算機硬件、軟件和外部設備。也就是說，缺少相關設備就無法利用存儲在載體中的電子文件信息。電子計算機更新周期通常是幾年，而耐久刻錄光盤中的電子文件信息可以保存百年以上。設備老化和頻繁更新，給電子文件長期保存/利用帶來的問題，遠比電子文件載體本身壽命長短更為嚴重。（3）紙質文件標準與電子文件標準的差異，紙質文件標準可分為檔案制成材料標準和文件編制標準兩種類型;與之相比，電子文件標準要復雜得多。電子文件的運行環(huán)境對標準化的要求很高。例如，制作生成要有代碼標準，存儲要有機讀載體格式標準、信息壓縮存儲算法標準，傳輸要有網絡通訊協議標準，查找要有檢索語言標準等。熟悉和建立電子文件的標準化體系，是保證電子文件歸檔和電子檔案管理的重要課題。（4）紙質文件信息與載體不可分離性與電子文件信息與載體可分離性的差異，紙質文件“原件”是由記錄在紙張上的字跡材料構成的，字跡與紙張是不可分離的，而電子文件信息卻可以與其載體相分離，從一個載體轉移到另一個載體中，或者通過計算機網絡傳輸電子文件信息。這就意味著電子文件信息可以不再依賴特定的載體而存在。

3 電子文件管理原則

1）全程管理原則。根據電子文件的特點和管理要求，建立一個完整的管理體系，對電子文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理。

2）前端控制原則。文件生命周期理論認為：文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制原則就是以文件生命周期理論為基礎，以電子文件的形成為前端，對電子文件的管理實行前端控制。

3）真實性保障原則

真實性是指對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。

4）有效性保障原則。有效性是指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

4 電子文件管理問題分析

1）規(guī)章制度不健全。目前，針對電子文件的起草、修改、收發(fā)、傳閱等環(huán)節(jié)都沒有具體的規(guī)章制度進行專業(yè)性的管理。尤其是針對電子文件的存儲問題，相對于傳統的文件出現的字跡模糊、老化、破損等問題，電子文件會出現電腦病毒以及電腦自身故障等問題。針對這些問題，電子文件很難出臺相應的規(guī)章制度進行管理。在某種程度上甚至會影響單位日常工作的開展。目前，我國的實際情況是在電子文件管理方面沒有出臺相應的法律法規(guī)，同時也很難通過相應的法律法規(guī)進行有效的規(guī)范，這成為電子文件管理最大的一個問題。

2）信息安全問題。隨著當今社會科學技術不斷發(fā)展，人們的工作生活已經難以離開計算機，計算機的應用大大提高了人們在工作時的效率，但是，計算機的信息安全問題仍然是一項非常難以解決的問題，由此帶來的電腦病毒問題嚴重影響電子文件的安全性問題。尤其電腦病毒會侵入到電子文件管理系統，導致電子文件出現無法打開以及破損毀壞等問題，從而導致電子文件信息的不準確和不完整，從而影響到工作的開展。

3）缺乏專業(yè)人員。目前，我國政府、企業(yè)中使用電子文件的部門之間缺乏有效的溝通和聯系，這些工作人員并沒有認識到電子文件管理的重要性，也并不理解電子文件管理的重要作用和意義。同時，一些從事電子文件管理的工作人員綜合素質不高，并沒有進行相應的培訓，缺乏專業(yè)的技術和能力，這樣會在從事電子文件的管理過程中出現一定的問題。最后，單位中的工作人員如果出現工作調動或者調離的現象，很難將電子文件全部進行上傳或者移交，這就會出現文件丟失的現象，從而會影響單位工作的開展。

5 電子文件管理對策

1）標準化的管理。電子文件是一項非常復雜的工作，這就需要出臺相應的規(guī)章制度，才能科學有效地對電子文件進行管理。由于我國電子文件管理工作是近幾年剛剛興起的管理方式，因此需要學習國外一些先進的經驗。同時，制定規(guī)章制度進行標準化的管理，會讓工作人員按照規(guī)章制度開展工作，按照規(guī)章制度在電腦上收發(fā)和查詢文件，從根本上克服紙質文件制作難、查詢難、傳遞難的問題，使辦公手段產生質的飛躍。

2）加強信息安全。信息安全是電子文件管理中一項非常重要的工作。如果信息安全出現問題，將會導致電子文件的數據被刪除、篡改、偽造、泄密，造成非常嚴重的損失。當今，人們的生活和工作都依賴計算機，對于電子文件的依賴性越來越強，加強信息安全，能夠保障人們日常的生活和工作更好地開展，這也應該成為當今社會最重要的一項工作。

3）提高人員綜合素質。隨著我國信息技術的不斷發(fā)展，辦公自動化已經成為未來社會的發(fā)展趨勢，電子文件的信息化、數字化都對我國文件管理人員提出了更高的要求。首先，作為電子文件管理人員，要掌握一定的計算機知識和技能，能夠熟練操作電腦。其次，還要具備一定的電子文件管理知識，這樣才能更好地去從事電子文件工作。同時，電子文件管理人員要加強自身的學習，管理部門要定期對電子文件管理人員進行培訓，讓他們熟悉系統和輕松完成電子文件的整理、編輯、歸檔工作，能夠更好地應用到工作中。

6 結語

總之，為了保持對現代電子文件檔案的管理，保證現代電子文件檔案的安全，對現代電 子文件檔案的管理存在的主要問題進行探析并提出解決對策變得極其重要。

參考文獻

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