檔案管理信息化的發(fā)展路徑與創(chuàng)新

牛四美

摘 要：時(shí)代飛速發(fā)展，信息技術(shù)不斷更新，檔案管理作用日益凸顯的同時(shí)，也被要求與時(shí)俱進(jìn)，將信息化建設(shè)運(yùn)用于其中。通常而言，社會(huì)發(fā)展速度越快，檔案數(shù)據(jù)就會(huì)越多，檔案管理工作的任務(wù)量也會(huì)越重。面對(duì)這樣的挑戰(zhàn)，如何更好得進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)成為刻不容緩急需解決的問題。筆者主要分析了檔案管理信息化建設(shè)的重要性，探究了其中存在的問題，并提出了一些針對(duì)性的解決措施，旨在為檔案管理信息化建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;建設(shè)

新時(shí)期，以檔案實(shí)體為重點(diǎn)的傳統(tǒng)檔案管理模式正逐步向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，已成為檔案工作發(fā)展的必然選擇和迫切要求。然而現(xiàn)階段我們?cè)谡麄€(gè)管理過程中還存在不少問題，這些問題制約著檔案信息化建設(shè)的實(shí)施進(jìn)程，需要引起我們的重視和思考，以便提高檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)代化水平，更好地服務(wù)于社會(huì)各方面的需要，促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和精神文明的發(fā)展。

1 檔案管理信息化建設(shè)的重要性

檔案管理信息化建設(shè)指改變之前傳統(tǒng)紙質(zhì)錄入校對(duì)模式，采取信息技術(shù)方法將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中[1]。現(xiàn)代化信息設(shè)備的應(yīng)用，使檔案管理工作的效率得到全面提升，它不但幫助檔案工作人員減輕了工作量，節(jié)省了檔案查找的時(shí)間，降低了出錯(cuò)率，使其從繁重的手工勞動(dòng)中解放出來，更好地從事檔案的編研工作，發(fā)揮檔案工作的更大價(jià)值，還給檔案使用者也提供了方便，使其能夠通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)自助搜索相關(guān)檔案，快速便捷。其次，檔案管理信息化也給信息完善提供了方便，有些檔案信息時(shí)間過長，需要及時(shí)的更新文獻(xiàn)。再次，電子檔案本身的保密性比較強(qiáng)，以往的紙質(zhì)檔案很多信息是互相關(guān)聯(lián)共同呈現(xiàn)的，電子檔案信息則是分開的，頁面上只會(huì)呈現(xiàn)出搜索的相關(guān)信息，其他信息無法看到，這也能夠更好地保密。

2 檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

1）對(duì)檔案管理信息化的重視程度不足。首先，工作人員思想意識(shí)不到位。檔案管理信息化作為新的檔案管理模式，其管理方式、管理理念等與傳統(tǒng)檔案管理方式存在差異，工作人員不能正視這一轉(zhuǎn)變，還是老派的工作思想和方法，沒有緊跟信息化步伐。其次，對(duì)檔案管理信息化的投入不足。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，就要利用好數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)手段，需要專業(yè)的軟硬件設(shè)施，由于檔案管理部門不直接盈利，無法創(chuàng)收，導(dǎo)致很多單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)對(duì)消極，投入較少，造成基礎(chǔ)設(shè)施較薄弱，無法滿足檔案管理信息化工作開展的需要，真正提高檔案管理的水平。

2）檔案管理信息化建設(shè)不具有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前，我國開發(fā)檔案管理的相關(guān)軟件的時(shí)候，還沒有制定統(tǒng)一的規(guī)劃，軟件本身的通用性和實(shí)用性還無法滿足實(shí)際的需要[2]。并且，檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，硬件設(shè)備也無法形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。所以，檔案信息分類編碼也無法形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。這些情況的存在都會(huì)給我國檔案管理信息化建設(shè)更好的進(jìn)行造成影響。

3）缺乏檔案管理信息化建設(shè)的專業(yè)人才。檔案管理信息化的建設(shè)是與當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)技術(shù)緊密相連、融為一體的，要想構(gòu)建起嚴(yán)謹(jǐn)完善的檔案數(shù)據(jù)庫，需要具備真正技術(shù)能力的專業(yè)人才。而我們絕大部分的檔案管理人員都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)技能的培訓(xùn)，難擔(dān)此任。

4）編輯手段落后，檢索難度較大。檔案管理信息化建設(shè)過程中，很多單位的檔案形式依舊是實(shí)體檔案為主，需要工作人員進(jìn)行檔案歸檔、分類、編輯、錄入等，責(zé)任心一旦不到位，就會(huì)造成后期檢索不明確、重復(fù)檢索等，不僅沒有提高工作效率，反而費(fèi)工費(fèi)時(shí)。

5）網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)不足。現(xiàn)如今，檔案信息管理與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境緊密相連，而目前我國缺乏相應(yīng)的管理機(jī)制，很多單位網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)不足，一旦發(fā)生意外狀況，將嚴(yán)重影響信息安全。

3 檔案管理信息化建設(shè)的策略分析

1）提高各層級(jí)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)。首先，提高檔案管理工作人員自身的信息化意識(shí)。基于檔案給社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等各領(lǐng)域帶來的作用，檔案工作越來越受到人們的重視，檔案信息的數(shù)字化建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)紛紛被提上日程，檔案管理信息化勢(shì)不可擋。幫助其及時(shí)的更新理念，轉(zhuǎn)變以往的檔案管理思想，更新檔案管理模式，真正的認(rèn)識(shí)到做好檔案管理信息化建設(shè)的重要性[3]。檔案管理人員只有樹立起科學(xué)管理理念，才能讓檔案管理信息化建設(shè)更加的規(guī)范和完善，檔案管理工作才能夠更好地開展。其次，主管部門和相關(guān)單位也必須認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性。搞好檔案管理信息化不僅能夠提高單位工作人員的工作效率，也能直觀地體現(xiàn)出本單位的工作實(shí)力與競爭力。為此，應(yīng)該在條件許可范圍內(nèi)加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，采購所需的軟硬件設(shè)施，真正將檔案管理的信息化落到實(shí)處。

2）完善檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)條件。雖然我國已經(jīng)真正的認(rèn)識(shí)到了做好檔案管理信息化建設(shè)的重要性，但是我國檔案管理信息化建設(shè)水平還比較低，這便要求我們必須采取措施提高檔案管理信息化建設(shè)的水平，比如引入大量的人才，及時(shí)的更新檔案管理信息化設(shè)備[4]。制定出符合我國國情的全國檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，開發(fā)出相互配套、兼容互調(diào)的軟件，大勢(shì)所趨。同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)本身便是具有較強(qiáng)技術(shù)性的工作，其涉及的范圍比較廣泛，特別是網(wǎng)絡(luò)方面，想要實(shí)現(xiàn)檔案的共享，便必須進(jìn)行信息資源網(wǎng)和局域網(wǎng)的建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)情況對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)更好的進(jìn)行非常重要。

3）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。想要做好檔案管理信息化建設(shè)便必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，尤其是專業(yè)技能。首先，重視檔案管理人員檔案管理知識(shí)的掌握，定期考核與培訓(xùn)，及時(shí)更新其知識(shí)水平，提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。其次，檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理人員的信息技術(shù)水平要求比較高，這便要求做好信息工程、計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)方面的培訓(xùn)[5]。檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)行必須將人才作為基礎(chǔ)，只有將網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人才、設(shè)計(jì)分析專家、專業(yè)的檔案管理人員的作用真正的發(fā)揮出來，檔案管理信息化建設(shè)的水平才可能真正的提高。

4）端正檔案人員工作態(tài)度，提高檔案檢索效率。針對(duì)檢索效率低下的問題，首先應(yīng)整頓工作作風(fēng)，杜絕態(tài)度不積極、責(zé)任心缺失的散漫作風(fēng);其次，注意設(shè)備更新、硬件更換，以及請(qǐng)專業(yè)人員不斷調(diào)試，找準(zhǔn)問題，針對(duì)性解決。

5）提高網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對(duì)能力。檔案信息安全是檔案管理信息化建設(shè)的重要方面。首先提高安全意識(shí)，對(duì)所有網(wǎng)絡(luò)隱患進(jìn)行排查，定時(shí)查殺可以木馬，避免網(wǎng)絡(luò)遭到惡意攻擊;其次，做好網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)遺失，逐步提高檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際水準(zhǔn)。

4 結(jié)語

檔案管理信息化建設(shè)是檔案工作發(fā)展的重要趨勢(shì)，我們必須認(rèn)識(shí)到其重要性，不斷的完善檔案信息化管理的機(jī)構(gòu)，將先進(jìn)技術(shù)作為基礎(chǔ)來完善檔案管理信息化模式，提高檔案管理人員的素質(zhì)和信息化意識(shí)，只有這樣檔案管理信息化建設(shè)水平才可能提高，檔案的作用才可能更好的發(fā)揮出來。

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