新時期事業單位檔案信息化建設研究

吳艷玲

摘 要：隨著新時期發展，為了不斷提高事業單位各項工作開展效率，要加強對于事業單位的檔案管理能力，本文基于信息化建設背景，有效的闡述了檔案信息化管理途徑，希望進一步分析，能夠為相關工作人員提供有效參考，從而促使事業單位檔案管理工作不斷發展。

關鍵詞：事業單位;信息化建設;檔案管理

推動事業單位檔案管理信息化建設是適應現代社會發展需要，改進事業單位檔案管理工作的有效途徑。為了不斷提高事業單位檔案管理能力，要結合信息化技術，不斷提高檔案信息化建設水平，從而才能不斷優化檔案管理，進一步提高檔案的應用價值。在信息化背景下，事業單位檔案管理工作也面臨著一些新問題，需要用信息化的思維方式對事業單位檔案管理工作進行重新審視，找出提升事業單位檔案管理信息化建設的有效措施。本文基于工作實踐，結合事業單位發展實際，總結了檔案信息化建設的重要性，提出了有效的建設措施，具體分析如下。

1 事業單位檔案管理信息化建設重要性

1.1 有利于檔案查閱效率的明顯提升

相較于紙質化的檔案管理模式使用，電子信息化的檔案管理模式具備更大的價值和優勢，傳統的紙質化檔案往往會需要有多個不同的環節和程序進行，因此給其他的管理人員和使用人員帶來了不便，而通過電子信息化檔案的管理模式，不僅能夠保證事業單位減少因錯誤排列而耽誤的時間問題，還能進一步提升工作效率;此外，相較于傳統的紙質化檔案模式，電子化的信息檔案管理能夠儲存更多的信息量，同時信息傳導也更為便利，便于不同區域和不同崗位的管理人員使用檔案，使得檔案的作用不斷被挖掘放大，更好展開工作。

1.2 有利于檔案資料的保存

在傳統事業單位檔案信息管理的過程之中，由于絕大多數的檔案均采用紙質化的手法存儲，因此該方法對環境的適應能力相對較為薄弱，會由于時間的推移產生如老化、損壞等問題，尤其是針對年限較長的檔案資料，使用存在較大的困難不足。而事業單位引進信息化存儲方式即有效地解決了而這一不足問題，能夠最大程度上杜絕因環境的負面因素而造成的影響。傳統的紙質化信息化檔案轉化成為信息化內容，即使多次、反復地使用檔案也不會對其造成破壞，從而有效提升了使用的效率，保證了電子檔案的完整性，同時電子信息化平臺的建設，還能夠進一步提升檔案管理工作的穩定性。

2 事業單位檔案信息化建設途徑

通過對檔案信息化建設意義的分析，進一步提高了檔案信息化建設認識，為了提高信息化建設水平，要制定規范標準，要完善電子政務建設，從而才能不斷提高檔案管理效率，具體分析如下。

2.1 統一制定檔案信息化規范標準

標準、規范、有序的規章制度，是確保事業單位良好運作的關鍵所在，針對檔案的信息化建設工作也不例外，只有良好的規章制度予以支持，才能最大化挖掘檔案信息建設的意義與價值作用。就事業單位目前的實際情況來看，在展開檔案信息管理的設計中，需要全面地考量檔案管理系統的高效性和兼容性，同時要結合自身的需求設計專門的標準化參數，例如在安全接口上根據每一位工作人員的檔案、編號等進行門檻設置，又如在使用的參考上進行不同的劃分，在進一步的標準化建設過程之中，能夠更好利用信息化的價值，減少不必要的失誤問題。

2.2 整合檔案信息化建設與電子政務建設

眾所周知，檔案信息資源是整個事業單位電子政務建設中不可或缺的有效資源，為了最大化檔案信息化的價值和作用，就需要將檔案信息化建設與電子政務搭建的工作融合起來。因此，需求相關的政府基層單位，將檔案信息化的過程納入電子化的進程之中，為后續的搭建工作奠定良好的理論基礎。尤其是針對檔案部門而言，應當積極主動地與電子政務的相關協作單位展開互動和交流，共同制定專門的檔案信息化改建計劃，通過我國當前高度發達的互聯網政務中，能夠制定專門針對檔案使用的內網平臺，將相關的訊息即使在上更新。此外，還要打通不同事業單位之間的聯絡平臺，使其將不同的檔案資料能夠經過專門的渠道展開互通，幫助其互相分享資料和經驗，為后續的資料使用和其他工作奠定基礎。

2.3 強化檔案管理信息化平臺建設

在當前事業單位檔案管理信息化建設工和中，需要通過加大對硬件設施的建設，并構建檔案信息數據庫，為事業單位檔案管理信息化建設打下良好的物質基礎。因此事業單位要加大投入力度，對檔案管理信息化硬件系統進行完善和優化。同時還要重視事業單位檔案管理信息化平臺的安全維護。盡管目前我國的信息化技術已經相對較為完善，但在事業檔案的電子管理過程中仍然存在一定的不足和隱患，所以做好電子化檔案的保密工作，是目前事業單位的重點任務之一。相關的管理人員需要為檔案存儲的計算機加裝專門的防火墻和殺毒軟件，尤其需要對其網絡做好病毒隔離以及入侵預防的作業，做到全方位地完善信息化管理制度，規范相關人員使用檔案時候的言行，避免任何安全隱患漏洞的出現，對檔案信息資源做到最大化的完善。

2.4 提升管理人員的素質水平

與傳統紙質化檔案處理的工作思路相類似，信息化檔案管理的成效也直接經由相應的工作人員能力所決定，相關技術人員的首要任務即為全方位地學習新鮮信息化知識，積極運作好全新的檔案分類方法，深化電子信息化檔案的價值與作用。針對檔案管理人員尤其是年齡較大的人員，做好培訓工作室事業單位必不可少的重要任務，必須為其定期展開多元化的培訓契機，真正意義上達到不斷進步、不斷學習，更進一步滿足電子化檔案的處理方式。最后，事業單位中的檔案往往具備國家的機密信息以及要素，因此在平日培訓工作的過程之中，還需要幫助其提升自己的思想道德水平，始終要求廣大管理的一線人員有較高的思想政治覺悟，全面、深化提升自己的道德素養，以最高的要求約束自己的管理行為，針對檔案管理工作也能做到一絲不茍、嚴謹認真，更好為單位運作貢獻力量。

3 結束語

總之，新時期事業單位必須高度重視檔案管理工作，主動在信息化建設上增加投入，從傳統人工管理檔案模式逐步作出轉變，不斷提升檔案管理工作的有效性，才能為單位決策制定提供更加科學的依據。同時結合有效研究及工作實際，總結檔案信息化建設具體的途徑，在分析過程中，作為檔案管理工作人員，應該不斷提高信息化技術水平，要不斷提高檔案應用價值，完善檔案管理制度，培養更多現代化檔案管理人才，實現檔案資料的有效性和完整性，更好地為公正服務，也為其他事業單位和企業提供良好的借鑒，以保證檔案管理工作取得更大成效。

參考文獻

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