行政審批業務系統與檔案管理系統數據交換及共享利用分析

摘 要：各級政府的政務改革以及數字時代的飛速發展，促使著行政審批業務系統線上歸檔、數據交換與共享的發展。基于此，本文提出了制定完善的業務規范、建立數據中間系統、確立技術路線，明確數據交換標準、建立雙向數據共享，完善檔案利用等思路與對策，希望促進系統間數據的積極交換與共享。

關鍵詞：行政審批;數據交換;數據共享

我國簡政放權政策不斷發展，逐步完善審批流程，促進行政審批業務系統的信息化建設現已成為各個部門的工作重點。在日常的工作中會產生非常多的數據資源，只有科學地處理這些數字資源，將其合理歸檔，才能推動檔案管理系統的信息化、數字化建設，加速行政審批業務系統的規范化進程。

1 行政審批業務系統實現數據交換共享的目標與必要性

促進行政審批業務數據交換與共享的目的是利用安全可靠、規范標準的數據交換平臺，讓其成為各單位業務系統與審批平臺的一個安全穩定的通道，有利于數據的傳輸與交換。建立安全高效的數據交換共享體系，有助于整合目前行政業務上的相關信息，同時促進行政審批與電子監察業務的發展。自從我國開展行政審批以來，先后發布了《行政許可法》與《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》。強調了行政機關檢查記錄以及行政許可決定公民有權利查看，以及加強電子檔案建設、文件歸檔過程的監督指導。基于此，對行政審批業務系統相關數據進行科學的管理，有利于促進依法行政，提升數字檔案資源的信息共享力度。另外數據共享可以極大地縮短審批時間，提升工作效率，提升政府的公信力，具備較強的認同基礎。數據共享的嘗試賦予地方政府更多的自主權，也進一步印證了黨和國家將賦予地方政府對于數據共享更多的探索權限[1]。更多地促進信息化技術的大力發展，進一步推動信息的實時、智能共享。

2 推動行政審批業務系統與檔案管理系統數據交換及共享的對策

2.1 夯實基礎，制定完善的業務規范

在實行行政審批業務系統的數據交換與共享之前，要做好行政審批的基礎工作，為檔案的信息化管理奠定良好的基礎。對于行政審批過程中產生的資料，包括文字、圖表、聲像以及電子文件等，需要及時地整理歸檔。對于現場完結的審批事項和審批服務，不僅需要整理好資料，還要保留申請人簽字、蓋章等重要信息[2]。完善行政審批檔案制度體系建設，以部門或行業為單位，由省級及以上的檔案部門與行政審批業務部門針對行政審批業務，聯合制定行政審批檔案信息化管理制度體系，為行政審批業務系統與檔案管理系統之間數據交換與共享建設提供完善的制度保障。例如加快推進安全質量檔案管理、食品藥品檔案管理等專業檔案管理辦法。同時，行政管理部門要加強梳理總結行政審批形成電子檔案的特點與規律，結合相關規定，制定電子歸檔要求。另外還需要加強計算機、掃描儀等現代化設施的投入力度，為數據交流共享建立信息技術保障

2.2 建立數據中間系統，實現信息連接

為了促進行政審批業務系統與檔案管理系統之間的數據交換與共享，需要在兩個系統之間建立一個起到過渡作用的中間系統，方便解決行政審批業務系統的在線歸檔，促進了電子歸檔、無紙化檔案的發展，為業務數據向電子檔案系統歸檔奠定了良好的發展基礎。在建立行政審批業務系統與檔案管理系統之間的中間庫以后，有以下幾個注意事項。首先，業務系統在完成其審批業務后，需要定時向兩個系統之間的中間庫發送與業務的數據和電子文件等相關資料。其次，檔案系統需要定時監測檢查中間庫內是否有新的數據，然后自動生成能夠被歸檔的檔案數據。最后，檔案系統需要先完成相關數據的在線歸檔，然后對中間數據庫中的數據狀態進行更新，避免出現重復歸檔的現象。

2.3 確立技術路線，明確數據交換標準

促進在線、實時歸檔模式的發展創新，需要不斷確立技術路線，明確數據交換的標準，有助于確保信息的安全。建立兩個系統之間的數據交換標準需要同時對兩個系統進行升級，對數據的交換以及業務的辦理做出合理的規劃。建立兩個系統之間的數據交換標準第一步需要明確行政審批業務系統和檔案管理系統之間內部數據、檔目錄以及電子文檔之間的映射關系。數據的在線歸檔需要規劃數據交換與加工流程，系統之間不同的數據需要設定不同的數據加工和交換流程。

業務系統只有完成所有的相關行政審批流程之后才可以進行數據歸檔。如果數據在歸檔之后發生了變更，則應該取消上一次歸檔，然后進行重新歸檔。大力推進相關流程的規范化管理可以極大地提升數據歸檔效率，降低紙質檔案數據化的成本。因此要逐步形成數據的保存、傳輸、檢驗等方面的技術標準，確保各個系統之間數據的無縫對接。

2.4 建立雙向數據共享，完善檔案利用

業務系統向檔案系統的單向數據交換還存有弊端，要想在檔案系統上進行信息查詢服務，業務人員需要進行較為復雜的包括登錄、檢索等操作過程，降低了工作效率。因此要想業務系統能夠提供更加方便、高效的服務，建立雙向的數據共享模式是非常有必要的。一方面可以在檔案系統上建立針對業務系統的查詢端口，免除了登錄檢索的過程，即可識別當前所需要的業務數據，通過端口獲取要查看的數據資源。采用圖文一體化查詢瀏覽引擎便于將所需檔案資料直接展示到業務系統的應用頁面中，方便審批人員同時查看數據和相應的檔案信息。同時根據相關創新做法，總結成為可以推廣的經驗。對數據的移交和接收、積累與歸檔進行全方位的監管，同時做好合理規劃，制定數據移交接收以及長久保存的標準及管理利用方面的指導性意見，促進檔案系統對業務系統信息支撐作用的全面發揮。

2.5 積極實踐，逐步適應無紙化歸檔需求

各個有代表性的審批部門應逐步發揮自身特點，利用信息儲存與傳輸的優勢，不斷開展業務系統與檔案系統之間的互動。加大數據交換與共享的力度，逐步完善數據儲存系統，由實體歸檔向電子歸檔發展，保障數據信息的原始性、完整性與準確性。各個部門之間統一認識，提升對電子數據交流共享的認可程度，降低實體介質的使用頻率，利用多種數據技術手段逐步提高部門數據管理的準確率與可靠性。先從某一業務著手，然后進行全面推廣，最終形成永久的電子歸檔與數據共享模式。例如河北省邢臺市行政審批局逐步建立起審批監管信息共享交換機制，保障審批監管信息的交流互通。該局接收了29個部門的331項行政許可，包括行政許可相關前置和涉及的事項、相關初審轉報事項以及其他公共服務事項。同時建立起信息聯絡制度，定時交換審批監管文字信息，避免因為沒有及時掌握最新相關規定和業務標準，出現信息脫節，降低企業和群眾辦事效率的現象發生。同時逐步利用“互聯網+政務服務”和大數據技術，建立行政審批與監管信息交換平臺，形成各部門之間各司其職、通力合作的新體系。

3 結論

隨著經濟的不斷發展，行政審批業務系統數據共享以及無紙化檔案將會覆蓋的越來越廣泛。引入現代化信息化的技術手段有利于促進資源共享，提升檔案利用效率。發展數據共享，需完善相關體系，建立數據中間系統，明確技術路線，推動積極實踐，逐步適應無紙化的需求，加速數據交換與共享的進一步發展。

參考文獻

[1]皇甫鑫，丁沙沙.數據共享、系統性創新與地方政府效能提升——基于浙江省“最多跑一次改革”案例[J].中共福建省委黨校學報，2019（04）：109-117.

[2]郭柳軍.行政審批檔案信息化管理研究[J].蘭臺內外，2019（06）：36-37.

作者簡介

王思佳（1986-），女，山東日照，研究生，初級，研究方向：檔案管理。