試析如何做好文書檔案收集與歸檔工作

童旭艷

摘 要：從企業管理實踐來說，文書檔案收集與歸檔工作落實情況，關系著很多工作的進行和落實，發揮著重要的作用。目前來說，此項工作的地位不斷上升，檔案資料的利用需求和要求增加，如何做好文書檔案收集與歸檔工作，成為相關人員研究的重點課題。現結合具體研究，總結工作方法和措施。

關鍵詞：文書檔案;收集與歸檔;信息化

隨著企業規模的不斷擴大，業務量的增加，帶動著文書檔案收集與歸檔的變化，工作繁重程度變高。若文書檔案收集與歸檔工作沒有有效落實，直接會給檔案工作的推進造成影響，因此要做好嚴格的把控，最大程度上保障此項工作的落實，實現工作價值。

1 新時期檔案工作的新要求

從檔案管理工作的落實角度來說，要注重加強以下工作的把控：1）信息化。加強檔案管理信息化建設，切實提高增量電子文件歸檔率，同時積極開展存量檔案數字化工作，并且開通在線利用功能，全面提高檔案管理工作效率以及檔案資源的利用率。2）細節化。扎實文書檔案收集與歸檔工作，為檔案開發利用以及信息化建設等工作的開展提供保障。積極反思和總結當前檔案工作存在的不足，提出完善的措施，提高檔案管理效率和質量。3）規范化。從檔案管理實踐來說，要嚴格按照相關管理制度和規范執行，不斷提高檔案管理的規范化和標準化水平，保障管理工作的價值實現。

2 新時期文書檔案收集與歸檔的存在問題

1）收集的及時性。從文書檔案工作內容來說，收文為主要工作。目前來說，此項工作存在的主要問題為不及時，沒有及時上報到相關部門，影響著后續工作的開展。究其原因，同當前檔案工作的方式方法和制度完善性，有著緊密的關系，需要積極創新和完善，切實提高工作效率[1]。

2）內容的完善性。文書檔案收集與歸檔，主要是針對各部門和各項業務等的有關數據信息進行收集和整理。若工作中沒有做好有效溝通，工作落實程度不夠，難以獲得完整的數據信息，影響著檔案資源的利用效果以及相關工作的開展，需要加以完善和優化。

3）工作方法的創新。從文書檔案收集與歸檔實踐來說，采用的方法相對落后，難以適應當前的工作形勢和要求，需要提高工作的效率。例如，對于信息技術的應用不強。當前的檔案工作，數據資料的數量不斷增加，加之資料類型豐富，增加了收集和歸檔工作的難度。若能夠利用信息技術，輔助此項工作的開展，則能夠有效提高工作效率。目前來說，信息技術的應用不足，文書檔案收集與歸檔工作存在滯后性和效率低下等問題，需要加以完善和優化[2]。

3 新時期文書檔案收集與歸檔的優化策略

1）注重人員的業務培訓。從企業檔案管理工作的優化角度來說，既要針對以往工作中存在的不足和問題進行完善，同時還需要適應工作新形勢的變化。在實際工作中，要嚴格按照檔案管理的新標準以及新要求，同時積極推廣應用信息化手段，進而提高檔案管理工作的效率和水平。這對檔案工作人員的業務能力，提出了較高的要求。其除了要掌握相關的理論外，還要具備實際操作能力。基于此，要注重人員的業務培訓，圍繞文書檔案收集與歸檔等各項工作，對引入的新理念和新方法等，對工作人員進行培訓，使其能夠高效落實本職工作。通過提高檔案管理水平，更好的為企業生產經營以及改革發展等助力。作為檔案工作人員，要具有終身學習意識，自我監督，自我提升，不斷提高自身業務能力水平，掌握相關規章制度和知識，達到崗位工作的要求。在工作中，要做到認真負責，貫徹服務中心工作的理念，積極創新工作方法，提高檔案管理水平[3]。

2）搭建信息化平臺。目前來說，文書檔案收集與歸檔工作方式方法，難以使用不斷增加的數據資料整理工作需求，需要借助信息技術的支持和幫助。例如，利用OA系統，實施數字化辦公，有利于提高文書檔案工作開展的效率，保障數據信息的安全性。再比如，搭建檔案數據庫，依托企業信息化管理平臺，及時收集各部門和業務的文書檔案資料，對檔案實施數字化管理，生成數字化檔案，提高檔案的利用率。需要注意的是，文書檔案工作人員在利用信息技術工作時，要做好檔案數據資料的核對和檢查，保證資料的真實性和及時性。同時要做好檔案資料的安全管理，按照相關規章制度實施管理，確保資料不外泄。企業方面要加大對檔案信息化建設的投入力度，不斷提高檔案工作的效率和質量，促使其作用和價值的發揮。

3）做好業務分析。若想不斷提高文書檔案收集與歸檔工作的效率和質量，要注重做好業務分析，保證資料信息的完整性和可利用性，同時提高檔案資源的利用率。這需要圍繞企業業務特點和文書檔案工作，組織開展工作分析，對企業業務情況有所了解，同時明確文書檔案工作規定和要求，做好全面的把控。日常工作中，可以利用OA系統和官網等，來掌握部門業務動態，同時加大和相關部門人員的溝通協調，保障文書檔案收集與歸檔工作及時有效開展，確保材料資料的完整性以及全面性，為相關工作的開展提供保障。

4）優化工作方法。新時期，文書檔案收集與歸檔工作量不斷增加，工作任務繁重，如何在有限的資源條件下高效完成此項工作，成為工作人員研究的重點。這需要工作人員具有創新意識，不斷優化文書檔案收集與歸檔工作方法。面向收集和歸檔工作，梳理工作流程和方法的運用，分析是否存在不足，采取相應的措施加以防范和控制，確保整個工作高效落實。

5）加大工作考核力度。推動文書檔案收集與歸檔工作不斷優化，需要不斷加大對此項工作的考核力度。從工作質量的把控角度來說，要注重人員業務能力的培訓和培養，增強人員的責任意識，發揮工作人員的力量，高質量落實此項工作。除了對人員進行業務培訓外，還需要積極構建完善的績效考核機制，將文書檔案收集與歸檔工作的完成情況，同人員業務考核結果聯系起來，實施相應的獎懲制度，調動工作人員的積極性。對工作表現良好的人員，給予相應的獎勵，激發其工作熱情，挖掘人員的工作潛能，提高文書檔案收集與歸檔工作效率和質量。

6）制定完善的工作制度。對于企業來說，落實文書檔案收集與歸檔工作，能夠為企業的長遠發展提供資料支持。通過收集和整理以及運用各類文件材料，對企業各個部門的工作情況和業務開展情況等，能夠有著一定的了解，為管理決策和相關計劃的實施，提供資料支持。基于此，對文書檔案收集與歸檔工作，有著較高的要求。具體實踐中，要結合企業自身情況，制定完善的工作制度，明確此項工作的要求和目標，以及人員的職責和工作內容，規范文書檔案收集與歸檔工作，提高檔案工作的效率。

7）提高工作的精細化水平。從文書檔案資源的運用角度來說，對內容的完整性和真實性，有著極大的要求。檔案工作中，既要減少不必要的工作，同時也需要做好檔案內容完整性的把控，最大程度上保障檔案工作的開展質量和效率。這需要不斷提高工作的精細化水平，細化落實各項任務，保障檔案工作有序開展。

4 結束語

綜上所述，文書檔案收集與歸檔工作的高效開展，對提高檔案管理水平以及檔案資源利用率，有著極大的幫助。文中結合當前文書檔案收集與歸檔工作實際，針對存在的不足，結合檔案工作的要求，提出了相應的措施和方法。

參考文獻

[1]任屏.辦公室文書檔案收集與歸檔工作研究[J].辦公室業務，2019（15）：187.

[2]劉蕓蕓.試析如何做好文書檔案收集與歸檔工作[J].遼寧經濟，2019（03）：70-71.

[3]鄧濱華.試析如何做好文書檔案收集與歸檔工作[J].辦公室業務，2018（02）：117-118.