新時代檔案管理工作面臨的挑戰及優化策略

摘 要：隨著經濟的不斷發展以及網絡時代的不斷進步，現在的辦公設備基本實現了信息化、自動化，檔案管理模式也發生了巨大變化。新時代背影下，大數據時代的到來極大推動了檔案管理工作的高效發展。雖然借助檔案信息化管理實現了高效工作，削減了大量人力、物力，提升了整體工作效率，但是在檔案信息化建設過程之中仍然面臨一系列的挑戰，影響著其進一步的高效管理。基于此，筆者將對這一問題進行剖析，針對性提出新時代檔案管理建設的挑戰及應對措施，以期對未來檔案管理優化建設提供有價值的參考。

關鍵詞：檔案管理;影響因素;挑戰;優化措施

經過多年的探索與發展，我國的檔案管理工作有了極具創新意義的跨越。與此同時，技術的進步推進了“互聯網+”大數據時代的到來，為檔案管理工作前進路徑帶來了機遇與挑戰。相關檔案管理人員應充分把握檔案信息化建設的機遇，同時也應看到檔案信息管理在技術、管理、人員等各方面尚存在不足，并積極開展檔案管理優化工作，進而有效推進新時代檔案管理工作建設的步伐。

1 加強新時代檔案信息化管理的重要意義

隨著時代的發展以及當下改革的不斷深入，傳統紙質的檔案管理模式已經跟不上網絡信息化的發展趨勢。進入新時代，我國檔案管理工作模式已經逐步實現了檔案信息化管理新模式，即在檔案管理工作借助計算機技術進行管理，檔案管理人員將各類檔案錄入系統，系統將會實現自動分類，有效利用現代化技術提升檔案管理的工作效率。同時，借助檔案管理信息化手段，能夠削減復雜的工作步驟，讓檔案管理趨向簡明化、高效化，實現檔案信息資源的高度資源共享。更為重要的是，還能夠促進傳統檔案資源的搶救與開發，并通過用信息化的手段進行管理與儲存，有助于將記錄歷史的珍貴館藏資源進行整合與完整保存。通過智能化、人性化的網絡平臺，也能夠有助于社會個體自助搜索相關資料，并實現精準服務，極大提高服務社會的水平。伴隨著信息化時代的到來，檔案管理工作正面臨著巨大的變革，管理人員應把握機遇并看到目前情境下檔案管理所面臨的挑戰，進一步把握準確性、真實性、完整性等原則，借助信息化手段高效開展檔案管理工作，提升檔案管理質量。

2 當前檔案管理工作面臨的新挑戰

2.1 人員因素：檔案管理人員專業素質不達標

隨著網絡時代的進步，信息化已經走入了各部門檔案管理工作之中，但是由于檔案管理部門人員的專業素質不夠，部分人員參與信息化管理培訓效果不顯著，會出現管理人員專業素質偏低，致使相關工作得不到落實的情況。而另一方面，信息技術卻在不斷地更新發展，便會導致專業能力與信息技術不匹配，達不到應有的檔案信息化建設水平。

2.2 技術因素：檔案信息管理技術運用不成熟

一些檔案管理部門，由于忽視檔案工作，會導致一些信息技術得不到及時更新，以致計算機硬件以及軟件系統跟不上時代發展。針對這種情況，一些檔案不能夠及時、高效的處理，同時由于系統較為落后，后臺技術的不完備，會被黑客入侵，進而出現損害檔案管理工作的不法行為出現，還會導致檔案缺失或是出現亂碼現象等，極大地損害檔案信息化的建設。

2.3 管理因素：檔案管理制度尚不健全

一些的檔案管理工作中，管理職責不清，甚至存在檔案管理職責混亂的情況。其根源，就是檔案管理缺乏科學性、系統性、合理性，信息化管理制度不健全。加上相關人員的責任意識單薄，又由于缺乏相關制度規范，會導致重要檔案有泄密的可能。

3 新時代檔案管理工作優化措施探究

3.1 加強培訓提升管理人員素質

面對由于檔案管理人員專業意識薄弱而導致的影響檔案信息化建設的情況，要首先重視管理人員素質的專業化培養，檔案信息化管理人員的素質高低有著直接且重要的影響。而以往的情形多是檔案管理人員責任意識并未充分得到重視，會出現部分檔案管理人員對所從事的工作以最低標準要求自己。基于此，檔案管理部門要定期開展相關的專業知識培訓講座，完善崗位考核機制，讓管理人員從根源上意識到所從事工作的重要性。檔案館（室）還應結合本單位工作人員的實際情況，定期到相關高校進行或是開展“兄弟檔案部門”業務以及管理經驗的交流活動。由于當下檔案管理工作中對人員信息化水平要求較高，專業技術人員不僅要掌握一定的計算機知識，還應當能夠熟練應用相關軟件開展工作，所以要針對性的開展技術性的培訓，逐步建設一支檔案管理與現代信息建設能力過硬的高素質團隊。

3.2 實現計算機技術的充分利用

面對計算機技術運用不充分、不成熟的情況，作為管理者，要及時對信息管理系統進行檢測與更新，確保檔案管理系統處在網絡時代發展的前列。在此基礎上，加大計算機基礎設備的投資，確保硬件系統與時俱進。除此之外，還要及時進行防毒軟件的檢測以及做好相應的系統維護工作，確保軟件系統也能夠高效、穩定運行，同時可以聘請專業計算機人才進行軟件維護等相關工作的講解，有效推進檔案信息化建設工作的進行。在技術應用層面，如檔案館管理人員可組織精干力量借助現代化設備如計算機、掃描儀等完成對館藏紙質資源的拍照、掃描及輸入等工作，形成數字化的管理模式，建設與完善館藏檔案文件及目錄數據庫，并及時更新檔案館電子目錄情況，進一步優化檔案館檢索體系。

除此之外，為推進檔案信息化管理，還應實現跨平臺檔案資源的共享，進而提供更加優質的檔案信息服務。具體而言，作為檔案管理部門人員，要加強內部局域網與互聯網平臺的建設，可根據部門要求積極創建電子文件數據管理中心，推動跨地區、跨部門等檔案館的互聯互通，逐步實現資源的共享以及數據的共聯。比如，在開展檔案信息錄入及更新工作時，應當避免重復錄入，資料疊加，要采取有效的措施靈活借助信息化的手段提升檔案管理效果。再比如，企業開展檔案信息化管理過程中，更應當借助互聯網手段做好文書檔案、科技檔案、人事檔案以及財務檔案等的妥善處理，并借助不同等級的安全權限設置，完善檔案管理系統的建設，提升檔案管理信息化水平。

3.3 采取措施完善檔案管理制度

而針對檔案管理制度不健全此種情況，作為檔案信息管理部門的相關人員，應當建設完備的檔案管理制度，依據當下制度實施情況，及時做好制度更新以及規范工作，與此同時，要注重制度細節工作的落實，促進檔案信息化管理的進行;針對職責混亂的情形，要結合實際情況，并與檔案管理部門人員進行開會研討，制定一套內容明確、職責清晰的管理制度。在制度層面開展檔案管理工作基礎上，還應采取相關措施完善檔案資源信息安全保障體系。

4 結束語

總而言之，新時代要實現檔案管理優化發展，就應當積極在互聯網背景下創新檔案信息化管理模式，全方位注重技術因素、管理因素以及人員因素。在此基礎上，相關管理部門要充分重視檔案信息化管理一系列工作的開展，對當下檔案信息化管理不完備的地方，采取更具針對性的措施，逐步提升檔案信息管理和信息化服務水平。

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作者簡介

韋翠清（1974-），女，廣西大化縣，本科，檔案館員，研究方向：廣西現代職業技術學院，主管人事檔案。