企業(yè)人事檔案管理存在不足點及對策

王召煉

摘 要：人事檔案作為個人信息的重要載體，對個人及企業(yè)的決策起到了重要的作用，尤其是近年來，嚴(yán)格執(zhí)行的逢進(jìn)必審、逢提必審，對人事檔案的管理更加重視。在企業(yè)發(fā)展的過程中，人事檔案是非常重要的人才信息管理載體，在任用人才方面可以起到非常重要的作用。目前企業(yè)人事檔案管理過程中仍存在一些問題，因此，本文重點分析現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理過程中出現(xiàn)的問題以及相應(yīng)解決措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè);人事檔案;檔案管理;問題;措施

在當(dāng)前信息化的時代里，只有不斷地創(chuàng)新，才能夠得到更好的發(fā)展。同樣企業(yè)的發(fā)展也離不開創(chuàng)新，人事管理也要不斷地尋求新的方式，檔案管理作為人事管理的重要組成部分，需要結(jié)合單位實際不斷地發(fā)展和創(chuàng)新，從而形成高效便捷有序的管理模式，提高人事檔案管理效率，適應(yīng)單位發(fā)展新需求，增強人事管理能力。

1 企業(yè)人事檔案管理工作重要意義

人事檔案是人才學(xué)習(xí)、入團(tuán)、入黨、招工、工資改革、人事任免等方面的重要載體，是人才進(jìn)行擇業(yè)、企事業(yè)單位進(jìn)行人才擇選的重要依據(jù)。當(dāng)前企業(yè)在經(jīng)營管理的過程中，需要依照工作人員的興趣以及工作的能力合理對崗位進(jìn)行安排，這是對員工積極性進(jìn)行強化，讓企業(yè)經(jīng)營質(zhì)量提高的有效方式。在經(jīng)營管理的過程中，人事檔案管理工作主要包含以下兩點內(nèi)容：首先，人事檔案是對工作人員信息進(jìn)行記錄的載體，在管理和招聘的時候，企業(yè)可以對人事檔案進(jìn)行完善，充分了解工作人員的實際能力和工作經(jīng)歷，讓招聘人員和管理人員更好的了解員工。在管理的過程中，對人事檔案進(jìn)行合理的管理，可以積極的幫助管理人員選擇人才，依照人才的能力選擇合適的崗位，讓優(yōu)秀人才的能力充分的挖掘出來，對企業(yè)的管理質(zhì)量提升具有很大的幫助，其次，在企業(yè)發(fā)展的過程中，人事檔案也是保證企業(yè)員工利益的基礎(chǔ)，員工的離職、轉(zhuǎn)崗、退休等都需要根據(jù)人事檔案的記錄來進(jìn)行操作，在員工工作的時候?qū)儆谠紤{證，在實際操作的過程中具有一定的法律效力。

2 現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理工作存在問題

2.1 人事檔案管理重視度不高

在國家現(xiàn)代化事業(yè)單位和企業(yè)的管理工作中，人事檔案管理是其中一項十分重要的管理內(nèi)容，無論是單位人事調(diào)度還是員工個人發(fā)展，均與之有著密不可分的聯(lián)系。但從目前來看，絕大部分單位和企業(yè)尚未全面認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，普遍認(rèn)為人事檔案管理無法為單位或企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，在整體發(fā)展過程中無顯著作用。因此，現(xiàn)代企業(yè)和事業(yè)單位中，對于人事檔案管理工作的投入程度整體偏低，許多方面仍存在較大的缺陷與不足，內(nèi)部相關(guān)管理制度流于表面形式，在某種程度上形成了對單位或企業(yè)人事檔案管理工作極大的限制。

2.2 人事檔案管理信息化不足

伴隨當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展速度進(jìn)一步加快，電子化技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展，電子文本逐步代替了原有的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案盡管可以對單位人事的情況進(jìn)行有效的記錄，然而紙質(zhì)檔案具有很大的缺點，比如說，無法有效的保存紙質(zhì)材料，隨著時間的增長以及翻閱次數(shù)的增加會導(dǎo)致紙張出現(xiàn)丟失或破損等情況，當(dāng)前社會網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的速度進(jìn)一步加快，人事檔案逐步開始使用網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)營管理，但是因為某些單位不重視檔案的管理，檔案管理部門沒有進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化，造成很多管理設(shè)施缺乏，很多人事記錄掃描件、復(fù)印件無法有效的向網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中傳輸，造成人事檔案管理過程中缺乏準(zhǔn)確性。

2.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

在很多單位當(dāng)中沒有專門的檔案管理方面的人才，而從事檔案管理的人員沒有進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，造成在檔案整理歸檔的時候沒有準(zhǔn)確性，與此同時，某些用人單位的檔案管理人員甚至沒有依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行人員的調(diào)出、接轉(zhuǎn)、退休的檔案記錄，這就造成用人單位和其他單位無法進(jìn)行協(xié)調(diào)，在員工使用檔案的過程中，某些用人單位甚至讓員工自行調(diào)檔，這會造成檔案長時間不規(guī)范、不密封等情況，某些員工還會在檔案上進(jìn)行造假，總而言之，當(dāng)前檔案管理人員的水平不高，讓人事檔案管理的水平和質(zhì)量無法提升。

3 新時期加強企業(yè)人事檔案管理工作措施

由于在新時期企業(yè)人事檔案管理存在諸多問題和不足，進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新迫在眉睫，只有通過創(chuàng)新才能提升檔案管理的效率，才能在實際的工作中發(fā)揮出更加巨大的作用。

3.1 擴大資料收集范圍以豐富信息化檔案管理內(nèi)容

相較于紙質(zhì)檔案管理，信息化的人事檔案管理優(yōu)勢較為突出。例如，無需較大空間便可完好保存音頻資料和視頻資料，使得人事檔案管理在內(nèi)容上不斷豐富。因此，新環(huán)境下企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)需投入大量人力、物力，系統(tǒng)掃描傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案完成相關(guān)錄入工作，確保對紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同儲存。此外，還需錄入人事檔案中相關(guān)人員的著作內(nèi)容、形體特征、科研成果等資料，建立一份相對全面生動的人事檔案，做好后期人才儲備工作。

3.2 創(chuàng)新人事檔案管理制度

制度是一份工作順利進(jìn)行的保障，在實際工作中發(fā)揮著重要作用，對于人事檔案管理工作也一樣。首先要從制度創(chuàng)新入手，制定更加符合新時期人事檔案管理工作的制度，結(jié)合本企業(yè)的實際工作情況，制定行之有效的檔案管理辦法，貫徹落實檔案管理的長效機制。例如，在實際工作中，人事檔案管理人員要聯(lián)系單位內(nèi)多個部門，可以在每個部門內(nèi)設(shè)置一名兼職聯(lián)絡(luò)員，人事檔案管理人員有什么工作需要和問題可以與兼職聯(lián)絡(luò)員溝通，由兼職聯(lián)絡(luò)員進(jìn)行檔案的整改和補充，同時進(jìn)行檔案管理的工作反饋，這樣的工作模式打破了過去只由檔案管理員進(jìn)行信息收集的工作模式，有效提高了工作效率。

3.3 加強人事檔案管理隊伍的建設(shè)

企業(yè)要想加強人事檔案管理，就需要提高工作人員的綜合水平，對人才隊伍的建設(shè)進(jìn)行強化，并且充分重視人事檔案管理的工作，選擇一些思想素質(zhì)較好、具有較強責(zé)任心的人員進(jìn)行人事檔案的管理。另外還需要進(jìn)行定期的教育和培訓(xùn)，讓檔案管理人員具有較強的專業(yè)水平，并且了解到人事檔案管理的重要性，定期考核檔案管理人員，讓他們積極學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的管理方式，讓檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提高。與此同時，還需要積極落實相關(guān)人員的工資待遇，用人單位在檔案管理的過程中需要依照檔案局的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定來進(jìn)行落實，這樣既明確了工作要求，又具有較好的工資待遇，才能讓檔案管理人員的工作水平和工作質(zhì)量提高。

3.4 推進(jìn)人事檔案管理工作信息化進(jìn)程

新時期，用人單位需要進(jìn)一步加強信息化建設(shè)，保證人事檔案管理工作的信息化，配備相應(yīng)專門的信息化管理設(shè)備，比如電腦、打印機、掃描儀等設(shè)備和相關(guān)的系統(tǒng)軟件，加強信息化管理，為單位進(jìn)行人事檔案管理過程中的速度化、信息化服務(wù)。并且加強相關(guān)的培訓(xùn)，讓操作人員的操作水平提高，防止通過手工操作的方式進(jìn)行檔案管理，讓人事檔案管理的工作水平和效率提高，以達(dá)到有效利用。

4 結(jié)束語

人事檔案是工具價值和信息價值雙元價值的結(jié)合體，既能為個人提供必要的個人證明信息，又能為企業(yè)作出決策提供依據(jù)，是重要的人才信息庫。因此，新時期必須加強企業(yè)人事檔案管理工作，針對檔案管理工作中存在問題加以分析并解決，同時進(jìn)一步對檔案查驗和收集制度進(jìn)行完善，并且與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，加強檔案的管理以及資源的共享，以從根本上促使企業(yè)人事檔案管理工作質(zhì)量和效率的全面提升。

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