論基層農業科研院所如何規范文書檔案的管理工作的若干問題思考

蔡云婷

摘 要：在基層農業科研院所工作中，文書檔案管理屬于基礎性和服務性工作，發揮著極為重要的作用。能夠記載和整合基層農學科研院所工作的歷史成績和管理水平等內容，可以作為院所發展的重要依據。本文對基層農業科研院所文書檔案管理工作的現狀進行分析，并提出規范文書檔案管理工作的意見和建議。

關鍵詞：基層管理工作;農業科研院所;文書檔案;管理工作

基層農業科研院所中文書檔案管理工作具有極為重要的意義，能夠體現本單位的工作成績和管理水平。現階段，基層農業科研院所更偏重于進行科學研究，對文書檔案管理工作的重視程度不足，工作中沒有充分的挖掘和利用文書檔案管理工作的實際價值，因此文書檔案管理工作不能為農業科研院所發展做出應有的貢獻。新形勢下，為了能夠跟上時代發展的步伐，農業科研院所需要強化文書檔案管理能力，為單位建設和科研活動打下堅實基礎。

1 基層農業科研院所文書檔案管理工作現狀

1.1 沒有正確認識文書檔案管理工作的作用

農業科研院所是進行科學研究的單位，科研是整個單位的核心工作，其他工作都是圍繞整個核心展開的。大多數的員工心中，甚至有些管理人員心中，對文書檔案管理工作都沒有正確的認識，認為文書檔案管理工作只是存留一些資料和文件，只有需要的時候才會想到這個部分。因為對此項工作沒有足夠的重視，因此在此項工作上的投入力度不足，因此文書檔案管理工作無法發揮出其優勢作用。

1.2 文書檔案管理人員專業能力不足

農業科研院所是公益屬性的事業單位，工作人員大多數都是從事農業科技研究工作的技術人員，管理人員數量有限，還有很多人身兼數職。文書檔案管理者也是如此，處理要負責文書檔案管理工作之外，還可能需要處理行政、后勤等工作，不能將全部的精力和時間都投入到文書檔案管理工作中，因此文書檔案管理工作會存在各種問題，比如不能及時收集、材料不齊備、分類不規范等。工作人員的專業能力不足，同時缺少參加專業培訓和學習的機會，需要在實踐中積累經驗，因此工作的規范性不足。

1.3 文書工作和檔案工作不能順暢銜接

檔案管理工作的前提是文書工作，檔案管理是文書工作的延續，兩者之間是一個統一體，但是又相對獨立;聯系緊密又有明顯的區別。農業科研院所的文書管理人員檔案管理能力相對較弱，檔案管理人員對文書工作又不熟悉，因此兩方面工作無法順暢銜接。工作中，文書管理人員手中會保留一些文書材料，沒有按照規定時間歸檔，會導致遺漏或是丟失。有些歸檔后也沒有按照檔案管理規范進行處理。

1.4 缺乏完善的管理制度

農業科研院所不斷對自身的管理制度進行完善，但是對于文書檔案管理工作卻沒有提出明確的要求和規范，即便是有些規定涉及文書檔案部門，執行力度也不足。因此使得很多具有珍貴價值的文書檔案沒有進行合理處理。目前并沒有規范、標準的開展文書檔案管理工作。檔案材料長時間擠壓，沒有規范處理和歸檔，查找使用不便利。針對科研項目的專項檔案管理工作能力不足，檔案通常在科研人員手中存放，導致材料無法發揮出實際價值。

2 規范基層農業科研院所文書檔案管理工作的有效措施

2.1 轉變思想，提升對文書檔案管理工作的認識

基層農業科研的檔案匯總了各項組織活動及科研活動的完備材料，既體現不同時期的物化成果，同時也是同類型科研工作重要歷史依據，對于院所未來發展有著重要作用。因此基層農業科研院所管理人員首先要提升對文書檔案管理工作的重視度，將其納入重要管理工作范疇內，并且認真執行和落實。將相關的法律法規和管理規定利用多種形式在單位內部進行宣傳和學習，讓職工能夠充分了解文書檔案管理工作的重要性，從而積極配合文書檔案管理工作，促進文書檔案管理工作規范的開展。同時要建立完善的機制對文書檔案管理工作進行管控，單位還要加大投入力度，能夠給予文書檔案工作更多的支持，全面提升文書檔案管理工作水平和質量。

2.2 建立完善的規章制度

單位需要建立完善的文書和檔案管理制度，明確工作人員的崗位職責，制定細節工作的規范和制度，使文書檔案工作能夠有據可依，并要求工作人員能夠嚴格執行，確保落實每項細節工作，例如制定文書檔案收集規定、保管制度、保密制度、查閱制度和查閱權限等制度，并且要監督工作人員能夠嚴格按照制定的規章制度辦公，提升文書檔案管理工作的實效性，使文書檔案管理工作更為規范和高效。

2.3 加強文書檔案管理隊伍建設，提升人員總體素質

基層農業科研院所目前專職文書檔案管理人員較少，工作人員沒有受過系統訓練，不具備熟練的專業技能，和工作標準化要求具有較大的差距。如果還兼任其他職位，工作效率較低。因此農業科研院所需要根據實際情況，配備足夠的專職文書檔案管理人員，使其能夠致力于文書檔案管理工作，提升文書檔案管理工作的效率和質量。隨著科學技術的發展，單位還要積極的引入信息技術和文書檔案管理綜合人才，能夠利用信息化技術不斷完善文書檔案管理工作。同時要重視對人員進行培訓和考核，積極學習新的知識和新型工作理念，能夠提升人員的專業能力和技術水平，更好的開展文書檔案管理工作，滿足新時期社會對基層農業科研院所文書檔案管理工作的新要求。加強文書檔案管理隊伍建設，培養業務能力強、勇于創新的檔案管理人才。

2.4 強化部門配合，提升文書檔案工作效率

檔案工作管理內容主要為職能部門的文書材料，因此文書質量直接決定了檔案工作水平。必須首先重視提升文書質量，人員需要及時準確的處理文書，重要的治療需要及時收集，整理后立即歸檔，實現文書檔案一體化。新時期，還要加強文書檔案管理的現代化建設，利用先進的信息技術、大數據和智能化技術，將其應用于文書檔案管理工作中，提升文書檔案管理工作效率，能夠更好的保存文書檔案資料，可以方便的調取和使用，提高文書檔案的利用率。配備專業設備開展無紙化辦公，將文書檔案處理為數字資料進行存儲，節省存儲空間同時還能避免因為各種原因導致文書和檔案丟失、破損，更好發揮文書檔案工作價值。

3 結束語

基層農業科研院所的文書檔案管理工作客觀的記錄了單位各方面的真實發展和科研活動等情況，能夠作為后續工作的重要依據，具有極高的參考價值。因此單位領導需要提高重視度，強化部門之間的配合，加強文書檔案管理隊伍建設和部門信息化建設，提升人員綜合素質，全面提升文書檔案管理工作的水平和質量，更好的服務于科研活動和單位發展。

參考文獻

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