企業職工養老保險檔案管理工作初探

張麗君

摘 要：隨著社會大眾生活質量的穩步提升，養老保險事業在這一進程中取得了快速的發展，并且覆蓋范圍也有了明顯的擴大，參與保險的單位與職工越來越多，如何做好檔案方面的管理就成為各單位要重點思考的問題。本文主要對企業職工養老保險檔案管理的現狀及工作措施進行探究，希望能通過檔案管理工作促進企業職工養老保險事業的有序發展。

關鍵詞：企業;職工;養老保險;檔案管理

企業在發展進程中不僅要注重對經濟效益的獲取，也要重視加強對養老保險檔案的實際管理，在具體工作環節應針對不認真歸檔、人員工作存在隨意性等現象，按照規定給予處罰，從而發揮對檔案人員的警示作用，讓檔案管理者能夠增強自身的責任感，明確其本職工作，最終提升企業職工養老保險檔案管理工作質量。

1 企業職工養老保險檔案管理現狀

就目前企業職工養老保險檔案管理的具體情況來看，其問題主要在于：第一，檔案管理信息來源相對復雜。從對目前養老制度的分析發現其自上世紀80年代開始就存在，但是當時覆蓋面積小、資金少，不過隨著其不斷的發展，保障范圍得到明顯的擴大，并且各種保障形式出現了較大的變化，在這一過程中形成了各式各樣、五花八門的檔案材料，使得企業職工養老保險檔案管理的難度有了進一步的提升。第二，未能實現系統化管理。由于養老保險檔案管理起步相對較晚，企業職工養老保險的檔案管理工作中依舊面臨資料殘缺不全的問題。第三，未能配備相應的檔案管理人員。就目前的實際情況來看，企業內部檔案管理人員的專業素質還達不到新時代對于檔案管理工作提出的要求，部分檔案人員沒有接受系統化的檔案管理培訓，引發職工養老保險檔案管理效率降低、檔案丟失、質量較差等問題[1]。

2 企業職工養老保險檔案管理工作

基于上述對企業職工養老保險檔案管理工作現狀的分析，在當前的企業職工養老保險檔案管理工作中就需要繼續完善檔案管理制度，做好檔案的分類與整理，明確養老保險檔案的組織管理，再落實其信息化建設，配合人才培養計劃更好地促進企業職工養老保險檔案管理的有序實施。

2.1 完善檔案管理制度

開展企業職工養老保險檔案管理時要強調檔案管理制度建設。按照《檔案法》中的詳細規定和有關部門提出的要求，企業應基于《文件歸檔管理細則》、《關于加強社會保險檔案工作的意見》等使自身檔案管理制度越來越完善，確保做到養老保險檔案的規范化管理，實現整建制。同時，將相應的崗位責任制落到實處，明確檔案管理人員的基本責任、劃分歸檔的范圍、提出具體的任務，讓工作人員在收集、整理、查詢職工養老保險檔案的時候真正做到嚴格管理、依法辦事、合理使用，進而防范檔案的丟失、空缺、損毀等情況。同時，企業要大膽使用新人，努力探尋全新的檔案管理辦法和途徑，確保在職工養老保險檔案管理方法上能夠實現創新。第一，實現管理手段的創新，保障檔案管理條件的現代化以及檔案管理工作的標準化、載體材料的新型化、第二，規范管理模式。改革傳統模式下的手工操作管理方式，通過使用新設備、新技術等實現檔案信息載體與實物載體之間的相互分離，順利達到“深化檢索、簡化立卷”的目標，讓檔案管理可以實現簡易組合，最終取得方便統計、優化管理、快捷檢索的功效。第三，強調服務效能。企業要積極轉變傳統模式下的檔案服務利用模式，積極建立涵蓋網絡檢索、電話咨詢、上門服務等業務的職工養老保險檔案管理服務體系，讓職工享受到對應的服務，實現對所需檔案資料的查詢[2]。

2.2 完善檔案的分類和整理

在企業開展職工養老保險檔案管理工作之前要聘用具有較強工作能力和專業素質的管理人員，杜絕在管理操作過程中出現各種違規現象，同時推動養老保險檔案管理的可持續實施。在管理進程中要求檔案人員認真分類，與不同的檔案相互結合起來，將養老保險檔案保存在不同的文檔之中，實現資料與文件的針對性整理與保存，以便日后能夠查詢到對應的檔案，避免出現找不到檔案的尷尬局面。所以，企業要按照規定開展檔案的分類與整理，確保養老保險檔案歸類的正確性，可以實現高效的檔案整理，以此來提高檔案管理工作效率，在節約時間的同時更好地開展養老金發放、業務辦理等工作。簡單而言，企業做好職工養老保險檔案的分類與整理是非常關鍵的，務必要按照文件類型與檔案內容來實現合理的歸檔，達到全面提升職工養老保險檔案完整性的目的。

2.3 健全組織領導機構

對于檔案管理之中面臨的問題，企業要建立健全組織領導機構，完善對職工養老保險檔案管理工作的領導。可以直接將檔案管理納入企業的年度目標責任制考核中去，并且與清理回收企業欠費、社會保險擴面征繳、養老金社會化發放等硬性指標一同進行考核，強調管理責任的落實。同時，專門成立檔案管理工作領導小組，定期開展經驗交流會、管理培訓會等，研究并解決養老保險檔案管理工作過程中可能出現的新情況，解決新問題，做好下一步工作的部署;定期開展檔案工作的指導和檢查，將檢查的結果錄入到檔案管理人員和責任人的年終考核檔案之中，將其當作給予考核獎勵、評選先進的依據。

2.4 完善信息化管理工作

對于企業而言，想要推動傳統檔案管理工作朝著信息化方向順利轉型，就需要積極轉變職工養老保險檔案的傳統管理模式，有針對性地進行信息資源的開發，并且創新職工養老保險檔案信息資源的服務模式。對于已經開展信息化管理的檔案管理部門，就應該朝著統一化、標準化、制度化的方向轉變，避免出現信息資源重復開發和資源浪費的情況;通過存儲服務、縮微技術服務，就可以實現對企業職工養老保險檔案信息的存儲，并且使其發揮較為明顯的價值和效益;促進企業職工養老保險檔案公共網絡服務系統的建立和完善，通過電話、電腦網絡等公共服務網絡，為企業職工提供便捷的、優質化的檔案服務，從而實現對養老保險檔案資源的有效管理[3]。

2.5 合理制定培訓計劃，提高業務素質

為了推動職工養老保險檔案管理工作不斷改革和進步，企業要考慮專職檔案管理人員的配置，加大培訓力度。針對企業職工養老保險檔案管理人員的培訓需要做到：第一，盡可能聘請檔案管理方面的專家、教授來開展理論層次的培訓，確保檔案管理人員可以掌握先進的理論知識和匹配實際工作的管理理念。第二，引導企業檔案管理人員參與檔案局組織的專業培訓會，確保其工作信息、工作能力都能與時俱進地提升，以此來實現自我管理理念與知識結構的更新。第三，結合企業實際情況合理制定培訓計劃，確保培訓成果能夠直接匹配企業職工養老保險檔案管理工作的開展。

3 結語

總而言之，在當前市場經濟持續發展的時代背景下，企業要進一步明確檔案管理工作對自身運轉及發展的重要推動作用。目前，職工養老保險檔案管理工作的重要性不斷凸顯，并且也面臨全新的發展形勢和發展機遇，企業想要提升職工養老保險檔案管理工作質量，就應該充分認識其現狀，懂得努力改進，探尋職工養老保險檔案管理工作的基本路徑，以推動自身的健康與和諧發展，為企業職工提供保障性服務。

參考文獻

[1]尹敏聰.養老保險檔案的精細化管理研究[J].蘭臺內外，2019（21）：59.

[2]章朝云.養老保險檔案電子信息化建設的具體方式與實踐意義研究[J].中國管理信息化，2019（14）：178-179.

[3]張斌.初探新時期社會養老保險檔案管理的問題與對策[J].農民致富之友，2019（06）：215.