一目了然Excel數據比較更簡單

阿木

兩部門比較——旋風圖表

旋風圖表是一種左右對稱的二維條形圖，在Excel（本文以2019版為例）中我們可以直接利用條件格式生成，這樣用于數據對比就非常直觀。下面以制作銷售一部、銷售二部的銷售數據對比旋風圖表為例。

啟動Excel后按提示在單元格中輸入銷售部門的數據，因為這里需要左右對稱顯示，所以數據需要左右分別輸入，中間單元格輸入月份作為隔離。選中包含數據的單元格，點擊“開始→格式”，將包含數據的單元格的行高設置為“50”，列寬設置為“40”。接著將左、右側單元格的文本設置為“左對齊”和“右對齊”（圖1）。

選中D3：D5單元格，點擊“開始→條件格式→新建格式規則”，在打開的窗口中選擇“基于各自值設置所有單元格的格式”，格式樣式選擇“數據條”，最小值和最大值的類型選擇“數字”，最小值設置為“1”，最大值設置為“600”（實際數字請根據文檔的數據進行設置），條形圖的填充選擇“實心填充”，條形圖的方向選擇“從右到左”（圖2）。

選中F3：F5單元格，操作同上，只是這里條形圖的顏色選擇紅色，條形圖的方向選擇“從左到右”。其他設置同上圖。點擊“確定”返回后就可以看到一個自動生成的旋風圖了（圖3）。

為了讓圖表更加美觀，還可以進一步美化。點擊“視圖”，去除“網格線”前的勾選。選中D1：F5單元格，右擊選擇“設置單元格的格式→邊框→無邊框”，還可以對單元格的填充顏色等進行設置。這樣進行部門銷售數據的比較是不是更直觀了（圖4）？

多部門比較——組合圖表

如果需要比較的部門或參數較多，上述旋風圖就不方便了，此時可以使用組合圖表的方式來進行表述。比如下面制作的各個生產部門本月完成計劃的對比圖，這里需要比較每個部門完成計劃和是否達到合格線的情況。在Excel中輸入實際數據后選擇“插入→圖表→柱形圖”，可以看到生成的圖表由于合格線數值很小，幾乎無法看到，而且計劃產量和實際產量的對比也不明顯（圖5）。

現在先將計劃產量和實際產量的對比柱形圖融合在一起方便對比，在圖表中右擊柱形圖選擇“設置數據系列格式”，將系列重疊設置為“100%”，將實際產量柱形圖疊加在計劃產量上，同時將計劃產量柱形圖填充顏色設置為紅色。通過疊加的柱形圖就可以很清晰地看到哪個部門沒有完成計劃產量（圖6）。

繼續右擊柱形圖，選擇“設置系列圖表的類型”，在打開的窗口中，將合格線的圖表類型設置為“折線圖”，同時勾選其后的“次坐標軸”復選框，將合格線類型轉換為繪制在次坐標軸上的“折線圖”（圖7）。

返回Excel主窗口，同上右擊左側主坐標軸進入設置坐標軸格式，在右側窗格將“邊界”下的最小值設置為“0”，最大值設置為“300”，單位的“大”設置為“40”，“小”設置為“8”。這里的具體數值請根據實際數據設置，設置的目的是要讓生產計劃的值“200”能夠顯示在左側坐標軸上。同上繼續選中右側次坐標軸進入設置坐標軸格式，“邊界”下最小值設置為“0”，最大值設置為“1.5”，單位的“大”設置為“0.3”，“小”設置為“0.06”，設置的目的是要讓合格線的值“9 0%”能夠顯示在右側坐標軸上，同時100%數值正好對應主坐標軸上的數值“200”（圖8）。

選中圖表上的折線圖，同上進入設置數據系列格式，將其顏色填充為黑色，短劃線類型設置為“虛線”，結尾箭頭類型設置為“箭頭”。同時添加數據標簽、文本標簽，進行淡化計劃產量柱形圖顏色等美化操作。如此一來，通過這個組合圖表就可以一目了然地看到哪些部門沒有完成計劃產量，哪些部門沒有達到合格線等信息了（圖9）。