移動會議在線支起小畫桌

平平

共享畫板協作編輯

假設某公司要制作一個品牌策劃PPT，因為整個策劃需要公司多個部門的配合，為了方便大家在線溝通、協作，就可以使用“小畫桌”服務。

首先要求團隊每個成員登錄上述網站并注冊為會員，團隊成員在注冊時昵稱建議使用“XX部XX”格式，并將注冊賬號報備給團隊領導者，這樣方便后續邀請和協作。團隊領導者登錄“小畫桌”后點擊“設置→管理團隊”，在打開的窗口中切換到“邀請成員”，然后輸入團隊成員注冊手機號查找，點擊“邀請”，并將成員設置為“編輯者”，讓每個成員都有編輯權限（圖1）。

返回主界面，點擊“新建畫板”，將畫板命名為“品牌策劃書”討論稿，點擊左側面板的“圖庫”，按照策劃書準備好的文檔結構，在畫板上插入各種形狀（還可以插入文字、圖片及手寫涂鴉等各種元素），就可以完成討論畫板了（圖2）。

對于收到邀請的成員，他們登錄小畫桌后就可以看到團隊領導者創建的畫板，同時擁有編輯權限。按提示進入該畫板后，各個成員就可以根據自己的想法對畫板的內容進行編輯和完善，對于畫板的任何編輯都可以在線保存，并且每個成員都可以實時同步到畫板內容的變化。這樣參與協作的成員就像在一個會議室那樣，大家隨時對畫板的內容進行修改和完善（圖3）。

因為畫板會被參與成員多次修改，如果需要查看某個成員的修改記錄，或者某個成員的修改并不被大家認可，需要恢復上一個版本的內容，只要點擊網頁右側的“歷史記錄”，展開后即可看到所有成員的修改記錄。如果要恢復到指定的歷史版本，定位到指定的修改記錄，此時在畫板上可以看到這個記錄版本的實際內容，點擊“還原至此版本”即可撤銷之前的更改（圖4）。

遠程演示實時交流

上述介紹的是成員之間共享畫板，一個項目通過畫板完成相互之間的溝通并確定方案，領導者就可以借助小畫桌的遠程演示展示給每位成員觀看。

通過上述協作完成方案后就可以將其制作為PPT，打開上述網頁后點擊左側面板的“上傳→上傳文件”（支持PPT、Excel、Word文檔），文件上傳后自動解析為圖片（無法再進行編輯，如果需要編輯可以預先將文件發給成員，成員編輯后重新上傳即可），只要點擊上方的播放按鈕即可進行幻燈片的播放（圖5）。

繼續點擊網頁上方的“遠程演示”按鈕，團隊內所有成員的眼光都會跟隨演示者。在播放PPT的時候，演示者可以使用畫筆工具將文檔中的重點標注出來，此時演示者在畫布上的所有操作都會同步顯示在每個協作者的屏幕上，并且指針后面會顯示一個“演”的字樣（圖6）。

在實際使用中，如果遇到一些比較復雜的問題需要及時記錄，或者在溝通中需要安排某些部門及時辦理某些事情，此時可以使用便簽功能。點擊便簽圖標，使用鼠標確定便簽的位置后就可以輸入需要提醒的文字，比如可以安排X X部門幾點做好什么事情。這個便簽每個協作者都可以看到，也可以將其作為工作公告（圖7）。

因為畫板可以根據實際內容設置任意大小，不過對于大尺寸的畫板，由于不同設備的顯示尺寸不同，比如手機用戶的屏幕尺寸就較小，當電腦用戶在演示大畫板內容的時候，手機用戶經常會不知道演示者實際指示的位置在哪里，此時就可以使用小畫桌的導航功能。以Android用戶為例，使用手機瀏覽器打開上述網址后點擊下方的導航圖標“打開導航→顯示協作者的位置”，在屏幕上導航窗口顯示的將是當前畫板的整體結構，其中小黑點會顯示當前演示者鼠標的位置，通過導航即可快速地進行定位了（圖8）。

快捷的語音溝通

為了提高溝通的效率，還可以使用小畫桌提供的語音功能（僅支持Chrome核心瀏覽器，手機用戶也需要下載Chrome瀏覽器），只要點擊網頁上方的麥克風圖標，每個參與協作者就會收到是否需要加入語音的提示，加入語音后協作者之間即可互相通話了，有點類似QQ群聊。對于手機用戶來說不方便打字，就可以直接使用語音和團隊成員進行語音交流，更增添了大家的“現場”感（圖9）。