事業單位轉型期檔案管理的新舉措

李莉

摘 要：當前我國事業單位正處在轉型的關鍵期，被保留的事業單位更強調發揮其公益屬性，更好的彰顯其專業領域的服務社會價值。事業單位的檔案是重要的公共資源，應當在轉型期突顯檔案的使用服務價值，進一步提高事業單位檔案管理工作的水平，在信息化、智能化與規范化的理念下開展檔案管理工作，解決事業單位檔案管理工作的弊端，達到高效全面檔案管理目標。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;轉型發展

1 新時期事業單位檔案管理存在的問題

1）檔案管理意識淡薄。目前事業單位有時還不夠重視檔案管理，事業單位沒能充分的認識到檔案在事業單位轉型改革發展中的重要作用。有些事業單位不能挖掘檔案信息，不能基于檔案為事業單位的轉型提供足夠的依據，沒能更好的體現檔案在轉型中的促進價值。首先，主管檔案管理的領導不注重檔案部門的日常建設，沒能加大檔案部門的日常硬件軟件的建設工作，對檔案管理工作抓的不夠嚴，嚴管的不到位，因此影響事業單位檔案管理的整體水平。還有的事業單位沒能根據實際情況制定具體的檔案管理規章制度，檔案管理工作的法規不嚴格，制度約束不到位，導致檔案管理的隨意性大。現有的檔案管理部門停留在收集與存儲檔案管理方面，沒能樹立全面的服務意識，因此檔案信息的挖掘工作不足，檔案部門創新不足，嚴重的阻礙了檔案事業的發展。

2）檔案管理制度不健全。事業單位轉型的關鍵在于達到法制化、規范化、標準化運行管理目標。有些事業單位的檔案部門受技術條件、人員素質與資金設備的制約，沒能不斷修訂檔案管理制度，檔案管理的方式方法較為陳舊。一些事業單位沒能逐年修訂檔案管理工作制度，現有的檔案管理制度不具備信息化檔案管理的特質，檔案管理的方式方法主要圍繞著紙質檔案進行，數字化檔案未能發揮應有價值。當前事業單位未能開展檔案管理制度的宣傳工作，一些重要的業務部門未能配合開展檔案管理工作，造成了檔案管理難度大，檔案基礎數據質量差，檔案管理工作追責難的問題。由于檔案管理標準不足，導致檔案管理雜亂無章，檔案管理部門嚴重的降低了檔案的質量。

3）檔案管理環境落后。事業單位開展好檔案管理工作需要一定的設備設施支持。有些事業單位缺乏專業的檔案管理工作設備，現有的檔案管理硬件條件有限，檔案管理的環境不能得到持續改善，因此影響了檔案管理工作的效率。一些事業單位缺乏專業的檔案管理技術手段，存在著硬件設備配置不足的問題，例如，沒能運用智能化的手段監控檔案管理環境，不能安裝必要的監控安全設備。檔案信息的數據匯總與記錄不全面，沒能基于檔案共享服務的理念開發專業的檔案管理信息化平臺。檔案信息的推送能力不足，嚴重制約了檔案服務價值的體現，因此影響檔案管理的專業水平。 當前國家對事業單位的檔案管理資金投入較小，事業單位還要加大檔案管理建設資金的預算水平，逐步的進行檔案管理設備的申報，從而提高檔案管理的科學化與專業化水平。

4）檔案管理人員缺失。檔案管理轉型的關鍵在于達到信息化、標準化、智能化。現代檔案管理應當具備大數據思維與云存儲意識。傳統的事業單位檔案管理人員不具備信息化技術操作能力，事業單位急需大量有信息技術背景的專職檔案管理人才。但是，職業單位檔案管理人才有限，受編制與聘任待遇方面的問題，事業單位不能更好的招聘專職檔案管理技術人才。而且，有些事業單位未能走出檔案管理人才培養的新機制，不能加大現有檔案管理人員的培訓工作，因此影響檔案管理培訓的科學性與有效性。事業單位轉型階段的人員調配頻繁，使得兼職檔案管理人員不固定，因此影響了檔案管理工作的有效性，事業單位檔案管理人員還要進一步補充新知識，完善檔案管理工作的新方法，著力構建優質的檔案管理工作體系，達到提高檔案管理有效性的目標。

2 新時期強化事業單位檔案管理的對策

1）認識檔案管理的重要性。事業單位應當重視檔案管理工作，保證檔案管理的有效性，切實以科學化的方式提高檔案管理工作的效率。首先，應當形成正確的檔案管理工作制度，加大檔案數據信息的宣傳工作，明確檔案管理工作的規范，尊重檔案管理的科學化原則。首先，應當形成良好的事業單位檔案管理工作文化，形成重視檔案工作的氛圍，事業單位可以定期根據事業單位的主要業務與改革需要加大檔案的宣傳展示力度。其次，還要明確檔案管理的原則，定期的召開檔案業務工作會議，及時的商討匯總檔案管理的問題。第三，明確檔案管理的重點工作，做到重點工作責任到人，執行檔案的限期辦結制度，尤其加大臨時性、重復性、事務性文件的處置工作，加大文件數據信息的存儲與控制力度，這樣才能提高檔案的應用效率，更好的開展專業檔案管理。

2）健全檔案管理制度。事業單位檔案管理應當建立標準化的規范制度，注重以制度化的方式有效的固定檔案轉型發展的成果。首先，應當明確檔案管理工作的職責，確定檔案管理工作的任務目標，以書面形式固定檔案管理人員的責任分工。其次，根據新時期檔案數字化運行的趨勢，注重進一步修訂檔案管理制度，形成專業的檔案管理標準，在上級檔案機關的主持下幫助事業單位出臺標準化的檔案操作規程。第三，還要根據檔案管理運行的實際情況，定期對檔案管理的漏洞進行梳理，運用有效的方法嚴格的制定檔案的歸檔工作制度，第一時間實現檔案數據資料的有效補充。保證檔案的完整性與嚴謹性，更好的推動檔案數據信息的整合，達到提高檔案管理質量目標。

3）加快檔案設備更新。轉型期的事業檔案單位面臨著人員配置重新調整，技術設備更新等一系列的任務。隨著管理技術、設備的不能斷更新，檔案管理方式的變革，事業單位應當盡可能的整合資源提升檔案管理技術水平。首先，應當在檔案共享服務的理念下更新檔案管理設備，做到檔案管理設備的全面整合，保證在共享理念下搭建優質的檔案管理平臺，保證檔案可以在安全的環境下快速進行傳輸，滿足所有相關利益方的公益性檔案使用需要，并且做好必要的涉密檔案信息的服務工作。其次，還要更新檔案的存儲與應用設備，注重開發專業的檔案管理系統，能夠在上級部門的統一要求下，進一步實現人事、財務、業務與行政檔案的電子化，保證檔案管理系統與辦公自動化系統的對接，從而提高檔案數據存儲效率，進一步在無人化、自動化的環境下實現檔案的高速運行。互聯網時代使得檔案管理正在向大數據與云存儲的方式快速發展，現代檔案管理技術還要進一步保證檔案的安全性。因此應當加大檔案信息的保護設備的建設工作。不僅要以智能化的電子感應設備監控檔案室的環境特征，還要運用一系列的防御系統防止檔案在互聯網空間被侵犯。事業單位檔案管理不僅配備必要的儀器，還要加大軟件開發的力度。

4）提高檔案員專業素質。轉型的檔案管理工作應當保持高效、專業、高質量和系統性。轉型期的檔案管理工作要求檔案員有新思維，能夠適應檔案工作的新趨勢，做到以技術支持日常檔案管理。首先，應當加大檔案信息技術的研究工作，提高檔案管理人員的專業水平，基于信息化的檔案管理人員滿足新時期檔案管理工作的需要。加大對檔案管理人員的培訓力度，圍繞著事業單位檔案管理設備的更新，進一步普及專業的檔案管理知識，豐富檔案管理培訓內容，保證檔案管理技術人員培訓的持續性，做到專兼職檔案員定期接受輪訓。新時期還要構建綜合性的檔案管理人員的評價機制，針對檔案管理人員的績效考核指出檔案員培訓與自主學習重點，促進檔案員形成學習小組，在專家指導下不斷學習檔案管理業務知識，真正的做到全面提高檔案學習技能。

3 結論

事業單位轉型期檔案管理工作的關鍵在于整合挖掘檔案信息，通過檔案工作為事業單位的轉型發展提供依據與決策保障。只有形成綜合性的檔案收集機制，加大對歷史檔案信息的梳理力度，做好檔案移交與信息化建設的準備工作，才能滿足事業單位改革的需要，發揮檔案管理的應有價值。

參考文獻

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[2]朱雪瑩.論事業單位檔案管理工作中存在的具體問題及應對措施[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2015.05.