機構改革后黨校檔案融合管理實踐研究

劉昆 聶晨

摘要：

本文針對山東省委黨校（山東行政學院）三校合并的檔案工作實踐，從組織機構與制度建設，實體管理與安全，檔案資源與信息化建設，學籍檔案管理等層面，研究了黨校檔案工作融合創新，一體化管理的各項舉措，揭示了規范檔案工作的重要意義。

關鍵詞：機構改革;黨校檔案;檔案融合;規范化;檔案創新

省委黨校是省委直接領導下培養黨員領導干部和理論干部的學校，是服務地方政府經濟社會發展的重要智庫。2019年，根據《關于山東省省級機構改革的實施意見》，山東省委黨校、山東行政學院、山東省委省直機關黨校三校職責整合，組建起新的山東省委黨校（山東行政學院）。伴隨著三定方案的落地，三校合并后如何實現檔案的創新管理，有機融合，集中統一，信息共享，成為山東省委黨校（山東行政學院）檔案管理人員的重要課題。

機構改革前，三校各有獨立的檔案工作管理體系，配備與本單位檔案工作相適應的專兼職檔案人員。室藏檔案涵蓋文書、學籍、科技、專門、照片、聲像、實物檔案等。有序的檔案體系與齊全的檔案門類，為三校合并后的檔案科學化管理奠定良好的基礎。同時，三校檔案存量較大，分散管理，年代久遠，分類方案不一等實際情況，也給三校合并后檔案管理工作帶來很大挑戰。

一、三校合并后黨校（行政學院）檔案管理面臨的主要問題

1、檔案庫房設置與檔案實體集中統一管理的問題。根據《山東省檔案工作科學化管理規范》要求，“檔案庫房達到防火、防水、防潮、防蟲鼠、防光、防塵、防盜、防有害氣體、防磁要求，庫房內溫濕度控制符合國家規定。”合并之前，三校各有其獨立檔案室，管理多處檔案庫房，但大多達不到“九防”要求。分散存放的狀態無法保障庫房環境安全以及檔案統一管理，檔案暴露在不符合要求的環境中，可能因潮濕、蟲鼠、光照、霉變等因素遭到破壞。落實符合標準要求的庫房，配備足量的檔案裝具，控制檔案轉運過程中的秩序與安全，將各門類檔案集中到統一場所管理，都成為三校檔案合并工作成敗的關鍵因素。

2、三校合并后檔案全宗融合與調整的問題。根據山東省檔案館歷史全宗設置方案，三校檔案分屬三個不同全宗，案卷與歸檔文件的目錄號與水流號設置互不干擾。三校合并后，面臨著歷史檔案與新生檔案的融合管理的問題，尤其是歸檔范圍、檔案分類方案及保管期限表設置，原有的方案已不能適用目前的管理要求。

3、軟件信息系統與電子檔案數據共享與管理的問題。三校各有其電子檔案數據，保存于各自獨立的軟件系統中。因管理規范與標準存在差異，數據格式與結構各不相同，將這三部分數據整合到統一系統平臺，實現管理模式與數據結構的再造與重建，也是本次檔案整合工作必須直面的重要問題。

4、歷史檔案移交進館的問題。根據山東省機構改革涉及部門和單位檔案處置工作方案，撤并單位檔案須按進館標準移交檔案實體與電子文件。因年代久遠，三校歷史檔案管理現狀與最新進館標準存在較大差異，須進行必要的規范化調整修訂。

二、三校合并后檔案管理融合創新，一體化管理實踐舉措

1、加強組織領導，推進檔案制度建設。首先針對合并后檔案工作面臨的具體問題，校（院）領導加強組織領導，建立檔案工作崗位責任制，重新修訂檔案工作管理體制和管理網絡。同時，把檔案工作納入工作考核檢查的內容，制定并印發《中共山東省委黨校（山東行政學院）檔案工作管理辦法》，修訂并完善機關文件材料歸檔范圍和保管期限等十七項制度與辦法。通過完善組織機構，創新制度建設，建立起檔案工作的基礎保障，為三校檔案搬遷運送，融合整理、開放利用相關工作鋪平道路。

2、加強檔案實體管理，保障檔案實體安全。

根據“集中統一管理全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于各項工作利用”的原則，將機構改革后黨校（行政學院）形成的各類文書、教學、會計、基建等各種門類和載體的檔案、資料全部集中由檔案室統一管理，對檔案實體運輸、整理、數字化加工、保管和利用狀況建立動態監管。選擇有資質的檔案中介機構，指定專人統計檔案搬遷過程中檔案種類與數量，保障檔案整理合并期間不出現任何檔案遺失損毀以及泄密事件。

3、注重檔案資源建設，提升檔案信息化水平

加強檔案信息化建設，按照“存量數字化，增量電子化”的工作思路，采取政府購買服務的方式，大力推進數字檔案室建設。充分利用三校合并的窗口時期，分頭進行，同步展開，共完成各門類檔案掃描數百萬頁。采取深度開發定制的辦法，在檔案信息平臺上開辟三個虛擬全宗，分別管理三校合并之前的歷史檔案。同時開發可供智慧校園平臺調用的接口模塊組件，與智慧校園系統的用戶管理集成，實現后續檔案業務的全流程管理和檔案查詢、統計與匯總。通過數字檔案與智慧校園的有機結合，拓展檔案利用的方式和渠道，強化檔案管理能力，提升檔案信息化水平。

4、緊抓重點難點，推動學籍檔案管理創新

學籍檔案是學員在黨校學習過程中產生的具有保存利用參考價值的原始記錄。學籍檔案不但反應學員個人在黨校學習實踐的軌跡，也是衡量黨校教學質量與管理水平的重要標志。我們在三校檔案融合的同時，結合三校干部學籍檔案實際情況，從整理、分類、排序、編目、掃描等環節，進行了深入的探索與研究，創新學籍檔案管理辦法，使具有管理權限的部門能夠實現多種層次的信息匯總、數據共享和關聯，在最短時間內查到所需檔案資料。[1]

三、規范并創新三校合并后檔案管理與應用的重要意義

1、提高校（院）各門類檔案管理及利用水平。規范檔案管理工作將優化檔案資源建設、提升檔案信息化建設水平、強化檔案服務利用，保障各門類檔案材料收集規范、真實有效、齊全完整、應歸盡歸。

2、有利于實現檔案數據共享，為社會提供準確、方便、快捷服務。三校檔案融合管理之后，將建設標準格式統一的檔案數據庫，通過集中管理，規范檔案的基礎建設，實現信息共建共享，為全校（院）范圍內檔案編研、鏈接、檢索等業務實施提供技術支撐。

3、為建設黨校智慧校園提供檔案資源支撐。增強智慧校園教學、科研、管理決策提供智能化信息服務的能力。促進服務流程再造與系統重構，實現信息技術與教學科研的深度融合，提高教育教學質量和管理決策水平。[2]

4、為創新未來的檔案大數據利用提供信息保障，拓展校（院）檔案信息資源利用的深度與廣度。

結論：隨著機構改革工作的逐步落實，各級黨校都面臨著檔案工作調整的問題，希望我們在山東省委黨校（山東行政學院）檔案整合過程中的實踐和研究，為省內外黨校檔案融合工作提供有益的借鑒和啟發。

[參考文獻]

[1] 吳建利. 淺談新時期單位檔案管理工作的創新 [J]. 山東青年 2018年2期.

[2] 黃嵩. 黨校智慧校園建設的研究與思考 [J]. 電腦知識與技術2018年第23期.

（作者單位：山東省委黨校（山東行政學院），山東 濟南 250000）