利用Excel提高學校管理工作效率

陳紹明

摘 要：Excel界面友好，操作簡單，易學易用，是學校辦公常用軟件。利用Excel結合VBA編程可以應用于電腦桌面工作提醒、文件整理、文件登記、數據匯總等功能，讓工作計劃確實落到實處，對于提高學校管理工作非常有益。

關鍵詞：Excel;VBA;工作提醒;超鏈接;工作日志;文件整理;數據匯總;文件同步

Excel是功能強大的電子表格軟件，在數據處理、統計分析和輔助決策操作方面的作用，被廣泛地應用于管理、財經、金融等多個領域。結合VBA編程，能夠使得我們常用的程序自動化，為管理者節約大量的時間和工作量，提高學校日常工作效率，把更多的精力用于工作謀劃。

教育系統各級、各學校、各部門辦公室人員的工作都比較繁雜和瑣碎，每個人都會有許多工作任務，工作要求完成的時間有的需要幾天，有的需要幾個月，或是每月、每年定時完成，還有許多工作需要記住操作流程、方法，甚至工作相關的網址、用戶名等等。這些工作單憑大腦記憶確實耗費腦力和精力，時間過長或是工作太集中時難免遺忘、做漏工作，盡管有便簽、筆記本可以進行記錄，當下也有很多人用手機的日程、日歷或便簽進行記錄提醒，但這些工具畢竟記錄內容有限，資源再利用比較困難，且易丟失、難查找，如果想把將年計劃、月計劃、周計劃都記錄進去是不可能的，想要查找相關資料就更加困難了。用Excel就可以做一個能登記工作、書寫工作日志，并適時提醒，方便打開相關資料的辦公小助手，我們暫且把這個工作簿文件叫做“工作平臺。

首先，在第一個工作表中設置任務清單工作提醒表格，用于登記日常工作，表頭應有登記日期、應完成事項、應完成日期、是否完成、完成日期、備注、工作日志等欄。

為了讓工作提醒更醒目、更一目了然，在Excel ?VBA的Worksheet_Activate（表激活）及Worksheet_Change（單元格變動）事件中分別編寫工作記錄行背景顏色的變換程序，根據是否完成，將已完成的工作背景色改為灰色，并按升序排序，沉到最底，未完成的工作按應完成日期排序，距當前日期還有31天以上、7到30天、5到6天、3到4天、1到2天、過期分別設由淺藍到深紅的變化，這個工作用Interior.ColorIndex方法實現。為讓工作按時間順序排列，用Sort方法按“是否完成”、“應完成日期”進行排序，以期達到最緊的工作始終排在最上面，最先看到，每項工作按時間從上到下排列，工作項目清晰明了。

為簡化登記工作，在Worksheet_Change事件中用Validation.Add對“是否完成”列自動添加下拉列表“是”和“否”并默認為“否”。而登記日期也自動填寫好當前日期。這樣，當我們在表頭下方插入行，填寫了應完成事項，登記日期就自動填寫完成，當填寫完應完成日期后，“是否完成”列就自動填寫為“否”，并進行排序。

其次，設置工作工作簿打開方試，讓我們打開電腦就能把工作第一時間及時呈現在電腦顯示屏上。先將這個工作簿放在一個文件夾中，存于硬盤中（為確保數據安全，不放在C盤上），再發送一個快捷方式到桌面，便于隨時打開，復制這個快捷方式到電腦啟動項，再將這個工作簿所在文件夾設置為Excel受信任位置，這個工作簿就能隨電腦啟動而打開了，并自動啟用宏，工作條目背景色會根據日期進行變化。

接下來的使用中，充分利用Excel的超鏈接功能，實現根據工作條目歸整資料和訪問資料。首先，工作臺賬應放在一個文件夾中（如《張三的工作》），再在這個文件夾中根據自己的工作，將工作分成幾個大類，建立如“人事管理”、“教研管理”、“培訓工作”等大類文件夾，具體工作在任務清單中錄入工作條目后，在對應的大類文件夾中建立相應的文件夾，將相關資料存入其中，再在任務清單的“應完成事項”的單元格上右擊，選擇超鏈接，找到剛建立的工作文件夾完成超鏈接，這樣，在任務清單中單擊工作條目就可以隨時打開對應的工作文件夾。為了方便快速找到工作文件總文件夾，將任務清單表中表頭“任務清單”單元格超鏈接到總文件夾《張三的工作》，以便隨時訪問自己的工作資料。

“應完成事項”欄我們主要超鏈接到對應工作文件夾，而備注欄可以超鏈接到工作相關的網址，如教師信息登記的“云南教育云”等網址，備注欄中可以備注網址和用戶名、操作方法等，工作日志可以記錄工作各步驟完成情況。

將任務清單用于工作中，長期、臨時、重復工作都能錄入任務清單中，工作一目了然，進度歷歷在目，開機第一眼看到近期應完成的工作，提醒使用者合理安排工作，不拖延工作。實現了計劃提醒、任務管理、資料歸集、快速訪問、工作筆記等功能，確實提高工作效率。

由于Excel可以添加很多工作表，又能與VBA相結合，讓Excel有了無限擴展的能力，在這個工作平臺中，還可以實現很多辦公常用功能，如：

1. 文件登記：把需要登記的文件放在指定的文件夾，就能快速將文件名登記在表格內，并利用Hyperlinks.Add自動做好超鏈接。在表中單擊這些文件名，就可以打開這個文件，如上級文件、合同協議、規章制度等都能按文件名進行自動登記，再補充完其他登記事項，文件登記就完美了。

2. 文件同步備份：將電腦上的資料備份到U盤或其他盤，利用VBA程序遍歷兩者間所有文件夾并進行比對，只把新文件進行備份，節約備份時間，隨時可保持兩個文件夾中資料完全一致。不必再擔心電腦中毒、U盤硬盤損壞造成資料丟失，把工作帶回家，資料也是齊全的。

3. 數據匯總：利用VBA把指定文件夾中從各部門、班級、老師、家長、學生中收集來的統一格式的Excel表放在指定文件夾，不論文件有多少，快速進行匯總，不用一個個文件打開，再復制粘貼，能讓工作輕松不少。實現它只要用Workbooks.Open在后臺打開文件夾中的Excel文件，按指定的區域或單元格進行復制，比如學生報名信息匯總、成績匯總等都可以進行匯總。

如果一個辦公室的人員都用這樣的工作臺賬，A、B角互助將變得簡單，只要打開電腦，具體工作、相關資料另外的人都能快速找到，順利完成工作;有交接工作時，只有將工作臺賬講一遍，接任者對工作的理解將快速明了接受上任工作，不會一頭霧水。