施工單位企業級協同辦公系統的開發

張子愷 吳露方 李鑫生

1. 上海建工電子商務有限公司 上海 200050；2. 上海理工大學 上海 200093

1 概述

隨著信息化、辦公自動化的迅速發展，協同辦公系統在企業建設過程中扮演著日益重要的角色。企業只有不斷提高其信息化協同辦公水平和管理效率，才能增強企業核心競爭力，從而達到降本增效、優化業務的效果[1]。

協同辦公系統可實現企業業務流線上信息登記處理、審批流轉、實時統計、定期推送、過程監管等功能。不僅工作留痕、歷史數據永久保留，且實現了業務量實時反饋體現、員工工作效率實時比對等功能，在幫助管理者了解企業業務增長動態的同時，更好地實行員工的績效管理。

同時，以計算機、互聯網、通信為代表的信息技術的迅猛發展為企業辦公系統的協同性、集成性提供了極大的物質支持[2]。本公司為新興公司，所辦業務為新興業務，市場上很難找到一套與之業務高度匹配的系統。基于此，公司自主研發了企業級協同管理系統，將企業信息化與辦公協同化同步推進，在實踐中不斷改進優化。最終在形成企業級協同系統架構的同時，完成了一套貼合企業發展、滿足內外需求的信息化協同系統的開發，形成工作與發展并舉、服務與效率共存、信息與交流共享的工作模式。

2 協同辦公系統實施路徑

2.1 協同化辦公需求分析

電商招投標平臺為本公司的主營業務，通過數字認證的方式協助客戶在交易平臺上辦理好注冊、準入、認證等工作，主要負責分供商的投標以及管理單位的招標。圖1為平臺、分供商、管理單位三者的關系。由圖1可知，分供商要投標、管理單位要招標，都必須在招投標平臺上進行?？此菩畔⒖梢粤魍?，卻屏蔽了投標方和招標方之間的信息互鑒，在平臺暫不投入深入開發且無其他系統支持的情況下，分供商和管理單位無法相互確認投標的分供商是否在合格名錄內，有無注冊、準入以及是否辦理了數字認證。最終導致雙方必須通過平臺客服詢問對方資質的情況，造成了咨詢服務通道的阻塞，降低了平臺的服務效率。

隨著時間的推移，分供商信息與日俱增，業務流縱橫交錯，平臺人員不斷流動，此時一套支持信息集成的協同辦公系統就顯得尤為重要且迫在眉睫。

2.2 協同化辦公實施方式

針對本公司辦公存在的“信息孤島”現象，明確協同化辦公的核心是實現信息的協同，并結合工作流技術，探索出適合本公司創新性的協同辦公管理架構，即以分供商管理系統為核心的協同化辦公管理架構。

通過自主研發分供商管理系統，將各分供商名錄狀態以及數字認證狀態實時同步到系統中，以此打通電商招投標平臺、分供商以及管理單位三方的數據壁壘，形成了三位一體的協同化辦公系統（圖2）。該系統不僅填補了集團管理分供商合格名錄的空白，且各管理單位可以通過登錄該系統自行維護各自的合格名錄，同時也可自行查詢分供商是否滿足投標條件。于分供商而言，各分供商可以實現在系統上不用登錄即可查詢到自身企業的注冊、準入、數字認證等信息。

圖1 招投標平臺架構

圖2 協同化辦公管理架構

2.3 系統化辦公系統主要部分功能

2.3.1 一次記錄，信息同步

業務人員通過在數字認證界面新增分供商信息，待確認后系統將自動把此條記錄同步到各個對應合格名錄庫中有名單的分供商信息里，并在“認證狀態”中顯示為“合格認證”。此功能便于管理單位在管理好自身企業合格名錄的同時，又可以同步掌握到其他分供商在平臺上的注冊、準入、數字認證辦理狀態，有利于其暢通地開展各項招標管理工作。

2.3.2 實時備份

該系統備份功能不僅僅是備份最終登記成形的數據，還備份過程中的所有記錄修改痕跡。當業務辦理人員所操作的信息一經其確認提交后，便統一匯總到當日辦理記錄中，同時也同步到歷史數據庫中。歷史數據庫受到系統保護，可以查詢但不得修改，從而確保歷史數據的準確性和唯一性。該系統所指的實時保存辦理痕跡和記錄，是指實現了每分鐘自動備份一次系統中的所有數據，有力確保數據安全。且該系統最大的優點在于，通過不斷地嘗試進步優化，在系統進行自動備份的同時不會造成使用卡頓的現象，最大限度地確保了數據穩定及系統使用的流暢度。

2.3.3 便捷查詢

對于公司內部業務人員來說，只要有相關權限，均可查詢到任一家分供商的辦理記錄；對于管理單位而言，也可通過精準或模糊查詢的方式，查詢對應分供商的注冊、準入、數字認證辦理狀態，同時還可以查詢到分供商是否有不良行為記錄、關鍵證書有效期、平臺服務費是否到期、分供商的數字證書是否到期等重要信息。

此查詢模塊功能的實現，一改以往“查詢靠問、確認靠喊”的線下做法，只需一個分配的賬號和登錄密碼就能知道其對應權限下所有分供商的信息，此功能至少降低了95%的管理單位業務人員的相關咨詢工作，大大提高了溝通效率，節約了溝通時間，更確保了信息傳遞的精確度。

2.3.4 智能化管理功能

系統通過顏色邏輯，實現智能化管理功能。當分供商的“分供商身份”“名錄狀態”“認證狀態”全部為綠色高亮顯示時，便說明該分供商有資格投對應管理單位的邀請招標。當3個顏色中有1個或多個為其他顏色時，表明此分供商的信息沒有填寫完整或此分供商的部分功能在平臺上無法像全為“綠色”狀態的分供商一樣全部實現。

通過顏色邏輯，對分供商在平臺上登記的各類重要證書的有效期進行智能化管理，對已過期和3個月內即將過期的重要證書用紅色高亮顯示，且通過短信提示的方式對分供商進行證書更新提醒，確保公司的招投標工作建立在分供商資質證書合法有效的基礎之上。

2.3.5 關鍵節點，短信提醒

通過對接第三方短信平臺，在注冊、準入、在線辦理數字認證等關鍵節點向分供商發送提醒短信，以告知當前進展及后續安排情況。

2.3.6 一鍵生成報表

本系統為當前業務量身定做的統計報表，可由業務人員一鍵自動生成。通過數據分析，該功能可節省工作人員做報表及數據對比的時間，大大釋放了工作者的勞動力。

2.3.7 形成業務數據鏈

此系統可橫向向其他部門開通對應的需要記錄的業務數據，便于其對數據進行儲存、管理、分析。通過將各部門的業務“信息孤島”連成一片，形成公司業務數據鏈。

2.3.8 領導決策，有依有據

此系統可豎向向上延伸至上級管理部門及相應分管領導，為管理者提供可靠穩定的業務數據分析來源，以體現公司不同階段的業務量與具體情況，便于其動態實時掌握公司業務。此系統更可為管理者在進行績效考核時，提供每名員工的工作狀態和工作效率。

3 協同辦公系統效益分析

經過協同辦公系統2年多的落地運營，通過信息化的管理手段，節約了時間、資金及人力成本。公司在開辟了新的服務渠道、提升服務質量的同時，大幅度提升了公司對外的服務能效，具體表現在以下幾個方面。

3.1 經濟價值

與市面上的同類系統相比，可節約軟件購入費與年均維護費20萬～50萬元。自主研發的系統可隨業務的推進而不斷完善，避免了由外行開發人員帶來的流程不同、模塊不兼容、信息不對稱等問題。不僅節省了與第三方開發公司反復溝通的成本，更省去了將來耗時長、投入大的增值服務過程。同時，由公司自主研發的系統兼容性極強，不僅可以對外開設數據接口，更可將其他相關所需數據接入，進行更為廣泛、更具特色、更貼合實際需求的服務。

3.2 時間價值

本協同辦公系統立足實際業務，優化辦理流程，為業務不斷增效，為企業節省了可觀的時間成本。同時，此協同系統的上線，一改之前線下由各個業務員自行建表登記然后集中給一人并表的容易出錯的落后做法。通過將每日需人工填寫的“當日辦理情況統計表”“累計辦理情況統計表”等易出錯的工作，轉換為由系統精確計算生成數據的形式，不僅大幅度提高了工作效率，為企業節省了一定的時間成本，更為企業在其他領域的工作釋放了人力，為企業的整體發展進一步貢獻了其應有的價值。

3.3 應用價值

該協同辦公系統是建立在“建筑+互聯網”的思維模式上而研發的，一切需求立足于傳統建筑業的線下業務辦理，在使用過程中不斷進行流程優化以及信息集成化。此舉是在傳統上不斷創新，在創新中不斷鞏固，為建筑業轉型發展不斷開創新的工作方法。

在工作中，各崗位的業務人員可通過在系統中精準便捷地查詢到自己所需信息，大幅度降低了因業務交叉、信息交錯、崗位人員流動而帶來的問題。即便偶爾存在個別數據邏輯不通暢的情況，系統也可提供智能提醒，讓管理者和業務人員即知即改，及時彌補缺陷，解決了以往后知后覺后改的辦公信息溝通模式。

通過對此協同辦公系統的落地應用，實現了部門內全部業務上線流轉辦理，突破了以往“溝通信息靠喊、做表靠人收集、手動比對數據”的困境，取而代之的不僅是一種綠色節能無紙化辦公，更是一種信息集成協同的高效辦公體系。

4 結語

在企業現代化信息建設過程中，集成性的協同辦公模式是企業發展的核心，對協同辦公系統的研究與實踐具有重要的意義。展望未來發展，大型施工企業電商公司必將會在信息集成、協同辦公的道路上繼續走好可持續發展之路。企業成長依靠系統，系統成熟又依附于企業發展，兩者相輔相成，在不斷做強做優做大的道路上，一起攜手邁向光明璀璨的未來。