企業檔案管理安全風險防控對策分析

瞿立菲

摘? ?要：在各企業的內部發展中，檔案管理都是重要的工作內容，對企業的穩定發展有直接性的影響，各項工作的開展與實施，都會以企業檔案為基礎，突出企業檔案管理工作在企業發展中的重要地位與價值。結合目前各企業的發展情況分析，在企業檔案管理工作中，依然存在著相應的問題，由于受到的影響因素不同，所產生的影響效果不同，但是都會對企業的發展造成不利的影響。對此，需要企業對此提高重視度，加大對其的管理力度，制定完善的管理制度與措施，有效解決企業檔案管理工作中存在的問題，從而提升企業檔案管理工作質量與效率。

關鍵詞：企業檔案管理? 安全風險? 防控措施

中圖分類號：F270? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）03（c）-0165-02

在現代化社會的發展中，隨著各領域的發展，使各企業的數量持續增多，企業所面臨的競爭壓力越來越大，為了穩定企業自身的重要地位，需要企業加大對檔案管理工作力度，確保檔案信息數據的準確性，為企業的決策制定提供重要的信息依據，既能夠滿足企業自身的發展需求，又為企業的可持續發提供良好條件。而企業人檔案管理工作質量，會對企業的整體發有直接性的影響，創新管理模式、優化管理理念，對信息化技術的應用，促進企業檔案管理工作的智能化、信息化發展，解決傳統管理模式的單一化問題，為企業的發展奠定良好基礎。

1? 企業檔案管理安全風險防控現狀分析

1.1 基礎風險

企業檔案管理安全風險的防控，無論是在企業的日常發展中，還是各項工作的管理中，都具有重要的地位與影響性。尤其是在現代化社會的發展中，企業之間的競爭形勢嚴重化，為了使企業穩定自身的發展地位，就需要提高企業檔案管理重視度，加大對其的監管力度，全方面、多角度的分析，確保企業檔案管理工作充分發揮出自身的價值[1]。在企業檔案管理的過程中，會受到各因素的影響，而引發一定的安全風險，為了滿足企業的發展需求，還需制定完善的管理制度，對其全面實施，確保企業檔案管理工作實施標準與規范性。并且在管理的過程中，還能夠及時地發現檔案管理存在的問題，通過對其問題的詳細分析，找到具體的影響因素與原因，具有針對性地采取相應的解決措施，既對企業檔案管理存在的問題合理解決，又對檔案管理工作中存在的安全風險有效防控。

目前，在各企業的檔案管理工作中，存在著一個普遍的問題，就是企業忽視對檔案的管理，對各工作內容與工作職責劃分的不明確、不合理，缺乏完善的管理制度、專業的管理人員，使企業檔案管理工作的開展與實施受到阻礙，企業檔案管理工作無章可循。

1.2 業務風險

企業檔案管理工作中的業務風險，受到的影響因素也比較多，企業對檔案管理工作的開展與實施，并沒有明確的內容與目標，相關管理工作人員，只是把日常工作中的信息材料搜集、整理、儲存，無法確保檔案管理工作的質量[2]。管理工作人員對不同類型的文件進行統一的儲存，為后期查詢與使用工作帶來巨大的麻煩。與此同時，企業各部門在日常工作中，會對企業檔案進行使用，而借閱的過程比較簡單，企業內部也沒有明確的借閱流程、借閱手續等，可以根據各部門的工作需求，對企業檔案進行隨意解決，使企業檔案信息數據發生泄漏。并且還存在著部門人員借走檔案資料后，不及時歸還、檔案文件損壞、檔案丟失等情況，都會使企業檔案管理工作面臨著巨大的業務風險。

1.3 實體風險

企業檔案管理的實體風險，主要發生在企業日常的運營中，尤其是企業檔案庫房的運作，檔案庫房的建立，就是為了對企業檔案的保存。但是企業對檔案庫房的建設，卻忽視了企業實際發展的需求，對檔案庫房的建立，只是為了對企業檔案的儲存，對檔案庫房的建設位置、內部設施等沒有綜合分析，無法確保檔案庫房的應用性。除此之外，對檔案的裝具、卷盒等選擇，都缺乏科學性與合理性，使檔案長期暴露在自然條件下，使企業檔案的儲存出現了發霉情況，無法確保企業檔案信息數據的完整性。

2? 企業檔案管理安全風險防控措施

2.1 提高檔案管理重視度

檔案管理對企業的長久發展有直接性的影響，企業不僅要考慮到自身的發展，對各項工作的嚴格管理，而且還要考慮到市場動態發展形勢，及時調整企業的發展方案，能夠確保企業自身的發展隨著時代的發展共同進步。除此之外，企業之間的競爭形勢越來越激烈，增加企業的發展壓力，甚至有些企業為了自身的利益，對競爭企業進行惡性的影響。對此，需要各企業都對檔案管理工作提高重視度，結合企業自身的發展與檔案管理工作綜合分析，制定完善的管理制度與風險防控措施，降低企業檔案管理的安全風險[3]。尤其對企業檔案管理的安全風險防控，需要各部門之間的相互協作與配合，把檔案安全風險防控工作全面落到各項工作環節中，確保各部門工作的規范性。

2.2 提升管理人員綜合能力

企業檔案管理工作存在的問題，最主要的影響因素包括檔案管理工作人員，由于企業忽視檔案管理工作，因此對管理人員進行招聘的過程中，沒有嚴格的要求。還有的企業為了降低成本費用，而選擇一些兼職人員、剛畢業的大學生等，無法滿足企業檔案管理工作的需求，而影響企業檔案管理工作質量。對此，需要企業能夠加大對檔案管理工作人員的培訓，在各項工作環節中就提出嚴格的要求，只符合標準的人員才能參與到企業檔案管理工作中。對具體的工作內容與工作職責明確地劃分，使各人員都有明確的工作內容與職責，從而提升企業檔案管工作效率。定期對檔案管理工作人員的培訓，結合企業自檔案管理的實際情況分析，針對具體的崗位內容，制定出多樣化的培訓模式，滿足檔案管理工作人員的學習需求，從而幫助檔案管理工作人員提升自身的專業水平與綜合能力，為企業檔案管理工作的順利開展與實施奠定良好的基礎。

2.3 制定完善的管理制度

對企業檔案管理制度的制定，需要從企業發展的角度分析，對各項工作環節都提供有利條件。通過對管理制度的實施，對其進行不斷的優化與完善，從而確保企業檔案管理工作的安全性與科學性。在日常的管理工作中，管理工作人員會把相關的信息數據及時搜集與整理，并且根據信息數據的類型，對檔案進行分類儲存，既避免檔案混亂，又為后續的查閱、使用等工作提供有利條件。檔案管理人員在自身的崗位工作中，嚴格遵照相標準制度與要求，無論是對企業檔案的借閱，還是對檔案信息數據的記錄等，都會有詳細的記錄，檔案管理中的每項工作環節、步驟都嚴格按照完善的管理制度實施，從而提升企業檔案管理質量。例如，對企業檔案信息數據的借閱，借閱部門及人員要嚴格按照檔案借閱要求實施，檔案借閱手續齊全，并得到相關領導的簽字，在《企業檔案借閱審批表》中進行借閱說明，包括借閱人、借閱類型、借閱時間、審批領導、歸還時間等，需要借閱人員與檔案管理人員共同簽字，才能對檔案進行借閱，加大企業檔案的保護。

3? 結語

綜上所述，企業檔案管理工作質量，對企業的發展有巨大的影響，需要企業對此提高重視度，加大對其的監管力度，制定完善的管理制度，全面落實到企業檔案管理工作中，確保檔案管理工作的規范性。加大檔案管理人員培訓力度，提升人的專業水平與綜合能力，對具體的工作內容與工作職責的明確劃分，提升檔案管理人員的安全意識，加大對企業檔案安全保護力度，使檔案管理工作能夠為企業的可持續發展發揮出重要作用。

參考文獻

[1] 趙晶晶.企業檔案管理安全風險防控與措施[J].辦公室業務，2019（22）：119-120.

[2] 劉維紅.簡論企業檔案管理風險防控[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2019（8）：53-54.

[3] 劉冀平，龔麗.淺談企業檔案管理安全風險防控與措施[J].機電兵船檔案，2019（1）：87-89.