企業(yè)檔案管理安全風險防控對策分析

瞿立菲

摘? ?要：在各企業(yè)的內(nèi)部發(fā)展中，檔案管理都是重要的工作內(nèi)容，對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展有直接性的影響，各項工作的開展與實施，都會以企業(yè)檔案為基礎(chǔ)，突出企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位與價值。結(jié)合目前各企業(yè)的發(fā)展情況分析，在企業(yè)檔案管理工作中，依然存在著相應(yīng)的問題，由于受到的影響因素不同，所產(chǎn)生的影響效果不同，但是都會對企業(yè)的發(fā)展造成不利的影響。對此，需要企業(yè)對此提高重視度，加大對其的管理力度，制定完善的管理制度與措施，有效解決企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，從而提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量與效率。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理? 安全風險? 防控措施

中圖分類號：F270? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）03（c）-0165-02

在現(xiàn)代化社會的發(fā)展中，隨著各領(lǐng)域的發(fā)展，使各企業(yè)的數(shù)量持續(xù)增多，企業(yè)所面臨的競爭壓力越來越大，為了穩(wěn)定企業(yè)自身的重要地位，需要企業(yè)加大對檔案管理工作力度，確保檔案信息數(shù)據(jù)的準確性，為企業(yè)的決策制定提供重要的信息依據(jù)，既能夠滿足企業(yè)自身的發(fā)展需求，又為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)提供良好條件。而企業(yè)人檔案管理工作質(zhì)量，會對企業(yè)的整體發(fā)有直接性的影響，創(chuàng)新管理模式、優(yōu)化管理理念，對信息化技術(shù)的應(yīng)用，促進企業(yè)檔案管理工作的智能化、信息化發(fā)展，解決傳統(tǒng)管理模式的單一化問題，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

1? 企業(yè)檔案管理安全風險防控現(xiàn)狀分析

1.1 基礎(chǔ)風險

企業(yè)檔案管理安全風險的防控，無論是在企業(yè)的日常發(fā)展中，還是各項工作的管理中，都具有重要的地位與影響性。尤其是在現(xiàn)代化社會的發(fā)展中，企業(yè)之間的競爭形勢嚴重化，為了使企業(yè)穩(wěn)定自身的發(fā)展地位，就需要提高企業(yè)檔案管理重視度，加大對其的監(jiān)管力度，全方面、多角度的分析，確保企業(yè)檔案管理工作充分發(fā)揮出自身的價值[1]。在企業(yè)檔案管理的過程中，會受到各因素的影響，而引發(fā)一定的安全風險，為了滿足企業(yè)的發(fā)展需求，還需制定完善的管理制度，對其全面實施，確保企業(yè)檔案管理工作實施標準與規(guī)范性。并且在管理的過程中，還能夠及時地發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的問題，通過對其問題的詳細分析，找到具體的影響因素與原因，具有針對性地采取相應(yīng)的解決措施，既對企業(yè)檔案管理存在的問題合理解決，又對檔案管理工作中存在的安全風險有效防控。

目前，在各企業(yè)的檔案管理工作中，存在著一個普遍的問題，就是企業(yè)忽視對檔案的管理，對各工作內(nèi)容與工作職責劃分的不明確、不合理，缺乏完善的管理制度、專業(yè)的管理人員，使企業(yè)檔案管理工作的開展與實施受到阻礙，企業(yè)檔案管理工作無章可循。

1.2 業(yè)務(wù)風險

企業(yè)檔案管理工作中的業(yè)務(wù)風險，受到的影響因素也比較多，企業(yè)對檔案管理工作的開展與實施，并沒有明確的內(nèi)容與目標，相關(guān)管理工作人員，只是把日常工作中的信息材料搜集、整理、儲存，無法確保檔案管理工作的質(zhì)量[2]。管理工作人員對不同類型的文件進行統(tǒng)一的儲存，為后期查詢與使用工作帶來巨大的麻煩。與此同時，企業(yè)各部門在日常工作中，會對企業(yè)檔案進行使用，而借閱的過程比較簡單，企業(yè)內(nèi)部也沒有明確的借閱流程、借閱手續(xù)等，可以根據(jù)各部門的工作需求，對企業(yè)檔案進行隨意解決，使企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)發(fā)生泄漏。并且還存在著部門人員借走檔案資料后，不及時歸還、檔案文件損壞、檔案丟失等情況，都會使企業(yè)檔案管理工作面臨著巨大的業(yè)務(wù)風險。

1.3 實體風險

企業(yè)檔案管理的實體風險，主要發(fā)生在企業(yè)日常的運營中，尤其是企業(yè)檔案庫房的運作，檔案庫房的建立，就是為了對企業(yè)檔案的保存。但是企業(yè)對檔案庫房的建設(shè)，卻忽視了企業(yè)實際發(fā)展的需求，對檔案庫房的建立，只是為了對企業(yè)檔案的儲存，對檔案庫房的建設(shè)位置、內(nèi)部設(shè)施等沒有綜合分析，無法確保檔案庫房的應(yīng)用性。除此之外，對檔案的裝具、卷盒等選擇，都缺乏科學性與合理性，使檔案長期暴露在自然條件下，使企業(yè)檔案的儲存出現(xiàn)了發(fā)霉情況，無法確保企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的完整性。

2? 企業(yè)檔案管理安全風險防控措施

2.1 提高檔案管理重視度

檔案管理對企業(yè)的長久發(fā)展有直接性的影響，企業(yè)不僅要考慮到自身的發(fā)展，對各項工作的嚴格管理，而且還要考慮到市場動態(tài)發(fā)展形勢，及時調(diào)整企業(yè)的發(fā)展方案，能夠確保企業(yè)自身的發(fā)展隨著時代的發(fā)展共同進步。除此之外，企業(yè)之間的競爭形勢越來越激烈，增加企業(yè)的發(fā)展壓力，甚至有些企業(yè)為了自身的利益，對競爭企業(yè)進行惡性的影響。對此，需要各企業(yè)都對檔案管理工作提高重視度，結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展與檔案管理工作綜合分析，制定完善的管理制度與風險防控措施，降低企業(yè)檔案管理的安全風險[3]。尤其對企業(yè)檔案管理的安全風險防控，需要各部門之間的相互協(xié)作與配合，把檔案安全風險防控工作全面落到各項工作環(huán)節(jié)中，確保各部門工作的規(guī)范性。

2.2 提升管理人員綜合能力

企業(yè)檔案管理工作存在的問題，最主要的影響因素包括檔案管理工作人員，由于企業(yè)忽視檔案管理工作，因此對管理人員進行招聘的過程中，沒有嚴格的要求。還有的企業(yè)為了降低成本費用，而選擇一些兼職人員、剛畢業(yè)的大學生等，無法滿足企業(yè)檔案管理工作的需求，而影響企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量。對此，需要企業(yè)能夠加大對檔案管理工作人員的培訓，在各項工作環(huán)節(jié)中就提出嚴格的要求，只符合標準的人員才能參與到企業(yè)檔案管理工作中。對具體的工作內(nèi)容與工作職責明確地劃分，使各人員都有明確的工作內(nèi)容與職責，從而提升企業(yè)檔案管工作效率。定期對檔案管理工作人員的培訓，結(jié)合企業(yè)自檔案管理的實際情況分析，針對具體的崗位內(nèi)容，制定出多樣化的培訓模式，滿足檔案管理工作人員的學習需求，從而幫助檔案管理工作人員提升自身的專業(yè)水平與綜合能力，為企業(yè)檔案管理工作的順利開展與實施奠定良好的基礎(chǔ)。

2.3 制定完善的管理制度

對企業(yè)檔案管理制度的制定，需要從企業(yè)發(fā)展的角度分析，對各項工作環(huán)節(jié)都提供有利條件。通過對管理制度的實施，對其進行不斷的優(yōu)化與完善，從而確保企業(yè)檔案管理工作的安全性與科學性。在日常的管理工作中，管理工作人員會把相關(guān)的信息數(shù)據(jù)及時搜集與整理，并且根據(jù)信息數(shù)據(jù)的類型，對檔案進行分類儲存，既避免檔案混亂，又為后續(xù)的查閱、使用等工作提供有利條件。檔案管理人員在自身的崗位工作中，嚴格遵照相標準制度與要求，無論是對企業(yè)檔案的借閱，還是對檔案信息數(shù)據(jù)的記錄等，都會有詳細的記錄，檔案管理中的每項工作環(huán)節(jié)、步驟都嚴格按照完善的管理制度實施，從而提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量。例如，對企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的借閱，借閱部門及人員要嚴格按照檔案借閱要求實施，檔案借閱手續(xù)齊全，并得到相關(guān)領(lǐng)導的簽字，在《企業(yè)檔案借閱審批表》中進行借閱說明，包括借閱人、借閱類型、借閱時間、審批領(lǐng)導、歸還時間等，需要借閱人員與檔案管理人員共同簽字，才能對檔案進行借閱，加大企業(yè)檔案的保護。

3? 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，對企業(yè)的發(fā)展有巨大的影響，需要企業(yè)對此提高重視度，加大對其的監(jiān)管力度，制定完善的管理制度，全面落實到企業(yè)檔案管理工作中，確保檔案管理工作的規(guī)范性。加大檔案管理人員培訓力度，提升人的專業(yè)水平與綜合能力，對具體的工作內(nèi)容與工作職責的明確劃分，提升檔案管理人員的安全意識，加大對企業(yè)檔案安全保護力度，使檔案管理工作能夠為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮出重要作用。

參考文獻

[1] 趙晶晶.企業(yè)檔案管理安全風險防控與措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：119-120.

[2] 劉維紅.簡論企業(yè)檔案管理風險防控[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2019（8）：53-54.

[3] 劉冀平，龔麗.淺談企業(yè)檔案管理安全風險防控與措施[J].機電兵船檔案，2019（1）：87-89.