科研院所建立健全新時代檔案利用體系的措施研究

侯悅　王震亞　張瑜

摘? ?要：傳統檔案利用存在服務理念落后、服務方式落后、現代化程度低、人才培養不足等問題，科研院所檔案部門必須通過健全檔案制度體系、持續推進檔案資源建設、搭建集團化數字檔案館、豐富檔案服務形式、加強高層次檔案人才培養等措施，構建適應新形勢的檔案利用體系，推動檔案利用向數字化、網絡化、智能化轉型發展。

關鍵詞：檔案利用? 科研院所? 創新措施

中圖分類號：F324.3? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）03（c）-0159-02

1? 科研院所建立健全新時代檔案利用體系的重要意義

1.1 順應國家戰略，貫徹上級機關新時期檔案利用的新要求

《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》將“檔案利用便捷化”列入檔案事業“十三五”發展目標之一，為企業檔案利用指明了發展方向。中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中要求“建立健全方便人民群眾的檔案利用體系”，闡明了新形勢下檔案利用工作為誰服務、怎么服務的問題。在這種背景下，檔案部門需在深入學習研究國家、上級機關各項工作要求的基礎上，對檔案工作的目標進行再認識和重新定位。檔案工作不能僅僅停留在文件收集、整理的層面上，還要通過信息化手段與檔案利用、資源共享聯接起來，其目標也要從“應歸盡歸”提升到促進知識價值實現、知識傳播上來。

1.2 抓住改革機遇，適應信息化和“互聯網+”時代的快速發展

2018年，習近平總書記在致信首屆數字中國建設峰會時強調，當今世界，信息技術創新日新月異，數字化、網絡化、智能化深入發展，在推動經濟社會發展，促進國家治理體系和治理能力現代化、滿足人民日益增長的美好生活需要方面發揮著越來越重要的作用。信息化、“互聯網+”時代的迅速發展，對多維信息的需求大幅增加，檔案工作領域更加廣泛、內容更加豐富、需求更加多樣，對管理水平的要求也將越來越高。因此，建設符合國家、社會和企業信息化發展要求的檔案利用體系，滿足現代化科研院所不斷增長的檔案知識需求，是檔案工作順應改革潮流的必然趨勢。

1.3 主動謀求變革，提升科研院所管理能力的實際需要

科研院所屬于知識密集型組織，其型號產品研制需要多學科、多領域的大量知識資源以及精細嚴格的管理做支撐，研制過程復雜，進度和質量要求極高，為此構建合理有效的檔案利用體系，有助于利用內外部知識流，促進科研管理人員能力的提升，保證型號產品研制的進度和質量，全面提高組織知識管理水平，實現從傳統企業管理模式向具有自我學習能力、知識創新能力和自適應能力的智慧型企業轉型升級。

2? 科研院所目前檔案利用存在的問題

2.1 檔案資源開發利用不足

一方面歸檔責任部門往往將精力放在對歸口業務的管理上，歸檔意識不強，不注意日常工作中對有價值的原始資料加強積累保管，容易造成檔案資源的流失。另一方面，檔案資源之間的關聯關系未能充分挖掘，缺乏共享和利用，未經過加工、提煉形成知識，沒有充分把“死”檔案變成“活”資源，檔案資源多層次加工不夠，檔案價值難以最大程度地挖掘，影響了檔案信息資源的協同共享利用。

2.2 檔案智能服務水平不高

檔案查詢利用主要以人工搜索為主，檢索方式較單一，服務精準性較差，缺少有針對性的、智能化的利用服務，與大數據、人工智能時代的要求還不適應。檔案服務以被動服務為主，未與業務流程相關聯，無法實時有效主動指導業務活動開展，歸檔數據的統計分析和檔案知識的積累沉淀以人工為主，缺少智能化手段。

2.3 檔案利用效率偏低

未建立統一的信息化平臺對各業務系統的數據進行管理，檔案信息資源整合存在一定困難，無法實現各業務系統電子文件的在線收集、歸檔、利用，不能對科研生產、經營管理各環節進行有效的管控。用戶查閱相關信息時，需要到不同系統中進行查找，利用效率不高，增加了用戶獲取有效知識的難度，導致檔案利用效果和用戶滿意度不高。

3? 科研院所建立健全新時代檔案利用體系的主要措施

3.1 健全檔案制度體系，保障檔案利用規范有序

健全檔案管理標準體系，全方位規范檔案管理所涉及的要素和環節，能夠切實保障利用者對檔案信息的需求，并提升檔案工作的整體質量[1]。檔案機構要認真履行職責，及時制定或修訂本單位檔案管理制度。一是明確歸檔要求，做好檔案利用原始積累。發布《文件歸檔管理規定》、《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》等制度，對歸檔范圍、歸檔時間、保管期限、文件質量等進行明確要求，確保歸檔文件的有效性、準確性和完整性。二是明確利用要求，使檔案利用有序合規。發布《檔案使用管理規定》等制度，規范檔案利用的審批權限、違規處罰等方面的要求，通過流程圖的形式確保檔案利用者能快速掌握要求。三是明確安全保密要求，使檔案利用安全可控。發布《檔案庫房管理辦法》，建立健全檔案應急災備機制和人防、物防、技防“三位一體”的安全防范體系，確保檔案庫房安全保密。

3.2 持續推進檔案資源建設，提供檔案利用資源基礎

有效開發利用檔案數據資源對企業決策、運營管控、市場競爭、效益效率、文化傳承、轉型升級、可持續發展等都起到至關重要的作用[2]。因此，檔案機構應切實將企業科研生產、經營管理的需求作為歸檔的第一要務，持續推進檔案資源建設。一是以檔案數字化為基礎，建立數字檔案資源庫，為項目投標、研發參考、考核評審、驗收審查、鑒定報獎、個人職稱評定等提供方便、快捷、高效的利用服務，實現檔案信息資源的及時利用與共享。二是以專項檔案收集為關鍵，優化檔案館藏結構，持續開展管理類檔案的收集工作，并對關停清算控股公司的歷史檔案開展專項收集和整理。三是加大實物檔案的收集整理工作力度，擴大實物檔案收集的范圍，如獎杯、獎狀、獎章等榮譽性檔案。通過不斷充實現有檔案資源，最大限度做好檔案資源原始積累，為文件保護和檔案利用打好基礎。

3.3 搭建集團化數字檔案館，提供檔案利用支撐環境

當前，在事業單位企業化改革的背景下，形成了“集團公司—子集團—成員單位（含控股公司）”的“三級架構，兩級經營”的管理模式，對現有檔案工作的管理理念、工作方式帶來了新變化。檔案機構應聚力信息化，加速建設集團化數字檔案館，解決“信息孤島”的問題。一是實現檔案系統與業務系統的互聯互通，推動實現各類電子文件的在線歸檔、在線移交與接收，確保檔案部門實現對電子文件形成、積累和歸檔的全程監督指導。二是將“抓整合、促共享”作為數字檔案館建設的重要目標和基本要求，升級建設承載集團業務“一張網”，全面支撐母公司和控股公司管理協同和研發協同。三是與各控股公司主要業務系統建立集成接口，將分散于各控股公司的不同載體、不同類別的檔案資源，集中整合到集團數字檔案館。通過歸檔收集流程、移交流程、利用服務流程等的一體化，使集團檔案資源成為一個統一整體，打通跨單位、跨系統間的信息孤島，實現檔案資源的協同共享和高效利用。

3.4 豐富檔案服務形式，創新檔案利用手段

為適應科研生產任務量急劇增長對檔案資源利用的便捷性、及時性和有效性要求的不斷提高，檔案機構應提升檔案服務能力，創新服務模式，提供多樣化的檔案信息資源和服務。一是推動檔案利用電子化，依托檔案管理信息化條件建設，將檔案借閱、制作、外發等利用要求融入流程中，通過信息化流程完成審批手續，提高檔案利用效率，促進檔案資源高效共享。二是搭建高效搜索平臺，實現海量檔案快速準確查找和在線瀏覽，解決辦公地域分散條件下傳統紙質檔案利用服務手續多、路程遠、不能同時借閱等帶來的不便，增強用戶體驗，提高檔案資源流轉效率，提升檔案服務質量。三是主動分析企業重點工作需要和用戶個性化需求，開展檔案知識智能推送服務建設。引入人工智能、大數據等前沿技術，建設檔案知識服務平臺，根據工作崗位、業務活動、行為習慣等要素，為用戶提供工作指導、決策支持等方面的知識支撐，為企業中心工作提供精準服務。四是以檔案成果專題庫為突破，在深入編研檔案的基礎上，按專題對檔案文件進行收集、篩選、加工，使之轉化為不同形式的編研成果，挖掘檔案信息價值，助力企業改革發展。

3.5 加強高層次人才培養，為檔案利用提供人員保證

為保證檔案人員具有基于檔案管理崗位所需要的能力，檔案機構應不斷完善人才培養機制，提升員工崗位勝任能力。一是應從培訓教育入手，完善“導師帶徒”的人才培養模式，建立規范化的培訓需求獲取、培訓效果評估工作流程，及時跟蹤反饋培訓效果。基于崗位任職能力制定開展年度培訓計劃，中層領導人員和管理骨干應積極參加檔案業務培訓，學習檔案行業新標準、新要求，提升業務能力，拓寬管理思路。二是對標業內先進單位，組織檔案人員參加外部學術交流和技能競賽，不斷提高人員專業技術水平。三是積極組織跨學科的信息技術交流，邀請人工智能領域的專家進行大數據、知識服務等學科知識的講解教學，促進科技資源和創新成果共享、共推，幫助檔案人員“跳出檔案看檔案”，培養一批檔案數字化加工與管理、標準規范建設與實施、檔案信息化建設運營與管理等方面的全能型人才。

參考文獻

[1] 孫沁，趙傳玉，唐來洲.檔案利用服務標準體系構建研究[J].浙江檔案，2019（2）：62.

[2] 閻曉峰.大數據與檔案資源開發利用[J].中國檔案，2015 （11）：17.