談文書檔案管理中存在的問題及對策

蘭吉

摘 要 文書檔案是在日常工作中形成的各類文件、圖像、聲像以及在其他載體上的各種記錄，是單位發展的真實記載和工作考查的重要依據。本文針對文書檔案管理中存在的一些問題，闡述了在新形勢下如何提高文書檔案管理水平及工作效率，使檔案最大化被加以利用，以此論證做好文書檔案管理對單位及社會發展的重要性。

關鍵詞 文書檔案 信息化 檔案管理

文書檔案是反映一個單位發展歷程和主要活動的重要文件材料，具有一定的政策性和機密性，擁有創新的理念、高端的配置、先進的技術、完善的制度以及專業的人才是提高文書檔案管理水平必不可少的前提條件。

一、目前文書檔案管理工作中存在的問題

（一）理念落后，對檔案工作不重視

部分單位檔案管理理念落后，停滯在傳統檔案管理層面，對檔案工作不夠重視，約束了檔案管理水平的提高。很多資料來源于部門日常工作，但很多部門人員沒有檔案的概念，不重視保管收集相關資料，未及時向檔案部門歸檔，導致重要檔案遺失。由于收集、整理不到位，檔案應有的作用得不到發揮。

（二）基礎設施建設較為薄弱

一是不具備檔案室應有的條件。隨著單位的發展，人員、項目的不斷增加，有些單位可能會縮減檔案室來改善辦公環境，這不符合檔案管理制度，也不利于檔案工作的正常開展；二是隨著科技高速發展，檔案工作也朝著信息化方向不斷前進，但受場地、經費等限制，網絡環境、硬件環境、系統軟件等都達不到相關水平，配套設施跟不上，不具備理想的檢索環境，導致檔案沒有被很好地利用。

（三）文書與檔案銜接渠道不暢通

一是在歸檔中，經常會存在文件收集不夠完整，比如有的只有底稿缺正文，有的有正文卻沒有附件，或者請示件和批復件沒有放在一起，年終時人事工資審批表、花名冊、報表、會議記錄等沒有及時收集。拿照片檔案來說，如果對照片收集不夠重視，逢慶典或大型活動需要時，缺少生動形象的照片，就會直接影宣傳的質量和效果；二是歸檔不規范，主要表現在檔號編制、卷內標題擬寫、目錄格式等不規范，有些案卷缺少卷內目錄，分類隨意，性質相同的文件分類結果不同時有發生；三是歸檔文件范圍界定標準不統一，經常將無須歸檔的文件進行歸檔。如上級機關普發文件不需要本機關辦理的，非本機關工作人員任免、獎懲文件等。由此導致該歸檔的沒歸檔，不該歸檔的隨意歸檔，已歸檔的檢索不到，檔案價值實現不了。

（四）制度與實際脫節，檔案人員專業水平不夠

一是相關檔案工作制度不完善，與實際脫節，操作性不強；二是檔案人員專業素質不夠高，有些單位檔案管理人員身兼多職，且崗位時常變動，認為檔案誰都能做，誰都能管，不能滿足新時期開展檔案工作的需要，文書與檔案工作脫節，文書人員缺少檔案意識，檔案人員不了解文書工作。特別是進入信息化時代以來，熟悉檔案管理，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

二、提高文書檔案管理水平的對策

（一）要具備創新的理念，先進的技術

1.使用自行研發的檔案管理系統處理文書檔案。進入信息化社會后，檔案對單位的發展和創新，越來越具有不可替代的作用，應將檔案系統納入綜合辦公系統，助推檔案信息化建設。

在實際工作中，筆者單位目前自行開發并使用的綜合管理系統就包括了文書檔案及科技檔案管理子系統，包含了文書收、發文管理及歸檔管理。大致流程如下：首先，對外來或內部文件進行數字化處理，再進行收、發文信息錄入，同時錄入生成歸檔目錄的相關要素，包括收文時間和文件形成時間、題名、發文機關、保管期限等，根據流程進入領導傳閱處理階段，流程完成后即自動進入歸檔狀態，可自動生成收文傳閱處理單及歸檔文件目錄，同步完成檔案管理工作，并設有撤回修改等多個功能，在過程中可查看流程跟蹤，實現了文書、檔案自如切換的功能。該系統的優點：一是針對性強，根據單位實際情況進行檔案管理；二是減少工作環節，文件處理完后直接歸檔，無須年終再次整理，保證歸檔的及時性、完整性；三是提高了工作效率，減輕檔案人員工作壓力。

2.以人為本，推進數字檔案室建設。筆者所在的科研院所查檔工作量大，每年參加評審職稱的人員都有查閱文書檔案的需求，如查找聘用文件、獲獎證書、年度考核情況等，且查閱時間點不同，不能做到集中查檔。如果推進數字檔案室的建設，將檔案利用服務由被動轉為主動，實現檔案管理、查詢等功能一體化。設想該平臺可進行自助查詢、加載個人相關信息，職工經審批后，可以在客戶端憑賬號密碼登錄，下載與自己相關的文件，這樣不僅可以使職工能隨時隨地靈活地獲取所需的檔案，不受時間限制，也不受利用者人數限制，還可以將檔案人員從煩瑣的查詢服務中解脫出來。

（二）要具備完善的制度，專業的人オ

1.加強制度建設，完善管理體制。根據單位發展的需要，不定期地修訂、完善相關的檔案管理制度。制度要合理，簡潔明了，可操作性強。比如規范公文發布制度，在審核簽發過程中，要杜絕亂發文，發無效文及發文后再重返修改的情況，公文發布要嚴格遵守公文格式、手續及制度，以制度推管理。

2.各部門之間加強交流，及時收集重要檔案資料。檔案人員平時要多了解業務部門的活動和工作，及時督促部門人員做好歸檔工作，讓他們知曉收集是文書檔案管理中的一個重點環節，注重日常積累和平時收集，讓歸檔工作能做到事半功倍。

3.以自學為主、培訓為輔提升文書檔案管理人員專業素質。文書檔案涉及范圍廣，包括行政管理、經營生產、黨群工團等，這就對檔案管理人員的專業素質提出了較高的要求，特別是要能熟練掌握電子文件與數字化檔案管理技能。因此對檔案人員的繼續教育刻不容緩，多培訓多實踐，更新觀念，加強檔案工作者之間及各單位檔案人員之間的交流，互相學習先進經驗，有效提高工作效率。

總之，做好文書檔案管理工作，利用好檔案資源，對一個單位的行政管理工作、各項創建工作、生產經營活動都能起到積極的推動作用，逐步實現檔案工作規范化和標準化管理，讓靜態檔案變活，提高利用率，為促進和保障單位的發展做出積極貢獻。