大數據時代下企業費用報銷管控探討

林建琰

摘要：在信息化進程中，隨著云計算、數據共享技術、電子掃描及影像存儲技術的廣泛運用，計算機與互聯網技術進入大數據時代，如何利用大數據技術提升費用報銷管控水平，優化報銷流程，節省報銷時間周期和審核工作，進而提升公司財務管理水平，合理分配企業財務資源，從而達到為企業降本增效的目的，成為廣大財務工作者的一個新的課題。本文從分析傳統費用管控的不足之處開始，探討如何利用大數技術來統籌解決這些不足，提升企業財務費用管控的水平進行了研究，并提出了對策。

關鍵詞：大數據時代;財務管理;費用報銷管控

一、企業費用報銷管控所涉及的主要內容

企業費用報銷簡單來看，首先按功能（即費用單據類型）進行劃分，費用報銷處理的功能通常包括：借款、還款、費用報銷及發票沖借支。其次，對費用報銷中涉及的具體費用類型進行劃分。即哪些費用可報銷，哪些費用不可報銷，費用類型的名稱是什么。確定好費用報銷的費用類型后，則是費用報銷審批流程的確定。公司一般會通過多個維度，如費用預算、費用類型，金額大小，業務特征等維度設置審批流程類型。最后，財務出納審核后付款，并進入財務進行賬務處理系統進行賬務處理。

二、現有的費用管控模式的不足

在傳統的會計核算方式下，企業費用的報銷一直是一個費力、費時和低效的管理難點。結合作者的工作經驗，認為傳統的費用報銷模式存在以下主要缺點，極需改善。

（一）員工報銷規則繁瑣，審批流程不暢，周期長

傳統模式下，費用的支出一般是先由執行該項事務的員工先行墊付費用，并要求員工在取得相應合法合規的票據及附件后進行報銷。對員工來說，報銷規則較繁瑣，審批流程不暢，并占用大量的有效工作時間;手工報銷模式下員工為處理報銷需多次找業務領導進行審批，有時可能還要察言觀色，才能順利進行。審批之后還需要到財務進行報賬報銷，到賬時間長并占用員工自己的資金，極大影響員工的積極性。

（二）財務部門審核工作量大，工作效益低下

財務人員的對報銷單據在審批時，要進行預算控制標準、報銷票據及附件合法合規、驗證票據真偽、報銷項目內容的合規等的審核，后續還要做賬、對賬等基礎工作消耗了較大的財務資源和精力。尤其是對業務跨區域的大中型公司來說，由于員工人數眾多，業務開展區域大，業務分散但財務集中，造成業務端和財務端數據分離，報銷流程更復雜，周期更長，效率更低。同時由于大部分的單據內容都是一般常用的費用支出，導致財務人員工作效益低下。

（三）單據審批耗費領導的精力并占用大量時間

傳統的財務管理一般實行的是領導負責制度，各部門和各業務線的各個員工的費用審批最終都需要匯總到單位領導最終簽字，期間若遇到領導外出、會議、出差等不在單位的情況，容易出現審批流程人為中斷，導致費用審批時間拉長，同時在領導回來后，等待審批數量累積過多，造成領導不得不花費大量工作精力去審批這些基礎業務，無法專注于提高企業經濟效益的決策工作，影響企業的績效。

（四）制度落實難度大，執行困難

由于費用類型多樣，不同的費用類型有不同管理制度;同時由于各員工級別的不同，費用限額標準也不同，在審批過程中主要依賴審批人的記憶信息來主觀判斷，可能導致公司制度不能得到有效的貫徹執行，中間若是出現需要調整和變更事項，原有審批流程無法快速反應和調整。導致公司的財務管理制度落實難度大，執行困難。

（五）費用預算控制落實難，費用各項分析統計依靠人工計算，工作量大且時間耗費長

在傳統的費用報銷審批過程中，由于憑證主要依靠人工傳遞，費用數據沒有信息化、流程化，無法形成共享信息流，各類報銷費用的部門、項目、內容和金額的匯總、比對和統計分析往往需要人工計算，用時較長，無法做到在報銷審批時實時的數據比對。也無法實施預算控制，造成費用支出超標準，超預算的現象嚴重。

（六）業務系統集成困難

由于業務信息流和財務信息流沒有整合，加上對于服務方提供的營銷、財務、費用相關的報務應用沒有相應信息接口，無法實現統一的登錄方式和界面、形成現有數據的共享應用等。造成企業財務信息、業務信息及外部配合企業的信息交流交換困難，孤島效應顯著，浪費企業的信息資源。

三、在大數據時代，如何利用云計算、數據共享技術、電子掃描及影像存儲技術等新技術實現全新的財務費用報銷管控

基于上述傳統的費用報銷管控在企業管理者、財務人員、員工三方的流程痛點，以財務共享為理念，聚合了移動互聯網、云計算、數據共享技術、電子掃描及影像存儲技術來解決大中型企業的費用報銷及管理問題。以達到提升企業的費用報銷管控水平，優化費用報銷流程，節省費用報銷時間周期和審核工作，進而提升公司財務管理水平，合理分配企業財務資源，從而達到為企業降本增效的目的。

（一）引入預算管理程序，實現預算和費用執行一體化

凡事預則立，不預則敗。對一個企業來說，引入預算控制制度是企業管理的基礎。在預算編制時，要分期間、科目、項目、業務部門等多維組合編制，根據不同的費用類型，建立對應的預算體系，將費用控體系與預算管理體系關聯、融合，實現預算和費用一體化。這樣在費用進行審批時，審批環節由計算程序通過后臺系統自動調取該項費用報銷時的預用預算執行情況，可以為審批人提供有效的參考數據。

（二）費用制度數據化、流程化，解決費用制度落實難和執行難問題

首先，進行數據整理和額度控制。數據整理的內容通常包括：員工報銷銀行賬號的整理，審批人清單的整理，報銷填報編輯界面和報銷項目內容列表的整理等。額度控制的內容通常包括：借支額度控制設計，差旅額度控制設計、職級審批限額等。

其次，根據費用報銷制度，設計各項類型的費用報銷審批流程，并進行流程優化，簡化不必要的審批環節。如一般的費用報銷單流程設計如下：

A.業務項目人員：

（1）發起人（報銷人）——部門負責人——項目總（限額內）——項目財務負責人——資金經理——出納

B.職能部門人員：

（1）發起人——部門負責人（限額內）——費用歸屬項目財務負責人——資金經理——出納

C.當分級審批人超限額時，可以增加“執行副總”層級

（三）利用公司OA辦公系統，分權限審批，加快費用報銷流程審批時間

現代企業一般都會建立OA辦公系統。公司可以通過在OA審批流程中建立并加載上述費用審批流程子程序。這樣只要報銷人發起報銷流程，OA系統會根據提前設計的分級分權審批流程，自動通知下一步流程審批人，并通過信息提醒功能，使流程上的各個審批人在手機OA系統的APP軟件上及時處理，實現費用報銷的快速審批，縮短報銷審批周期。

所有審批人在審批時，流程會自動先進行制度合規審查和預算金額比對，并在審批人審批時發出提醒參考信息，以方便審批。對超過一定金額的費用報銷，還可以利用電子掃描及影像存儲技術上傳相應的證明附件，以方便審批人審核。由于公司的OA系統都帶有限時審批功能，這樣一張報銷單從發起到審批完畢，一般不超過2～3個工作日，大大加快了費用報銷審批的時間。

通過分權限審批和手機界面審批，大大節省了公司主要領導的審批時間，從而使領導有更多時間投入到公司的重要事務中去，提高了公司的效益。

（四）通過單據提交系統，及時提交報銷相應發票及附件，加快財務報賬時間

報銷人將已審批完畢的流程打印后，自行核對并粘貼與報銷單上金額相應的合法合規發票及附件后，提交給部門行政人員，部門行政人員需要對該單據進行初步的審核，在通過后，利用電子掃描及影像存儲系統進行掃描和數據上傳。同時相應票據信息進入到公司財務報銷系統中，并通過人工智能技術來實現發票的審核，并通過數據聯網與稅務開票系統核對發票信息。通過復核后的報銷信息，自動傳遞到公司資金結算系統，資金經理審核后，傳遞給出納，由出納在資金結算系統中生成電子支票，按公司出款流程審核后向開戶銀行發出付款指令，網上銀行收到付款指令后將所報銷費金額轉入該員工的工資卡賬戶，完成財務報賬過程。基本上在工作日，上述財務報賬過程可以在1-2日內完成。這樣整個報銷出款時間在5個工作日內可以完成，大大減少了報銷時間，減少了員工墊支報銷款的時間，極大地提高了員工的滿意度。

對于相應發票沒有通過系統核對的報銷單，由系統將該筆報銷單轉給財務費用審核崗會計進行人工復核，并找出原因，與報銷人直接溝通處理，比如：要求重新取得合規的發票或按公司規定對無票的報銷項目提供證明文件及打折報銷等。同時通知出納進入OA系統將該報銷單退回給報銷人重新處理。

（五）報銷的會計賬務處理和檔案管理

完成報銷手續的電子數據，通過公司資金結算系統生成支付信息后，系統自動傳遞到公司賬務核算系統，及時進行會計賬務處理，可以節省大量的財務工作量。

每月末，各業務部門行政人員將本部門的報銷單據分筆匯整后，郵寄給公司財務中心費用審核崗的財務人員。財務人員收到單據后，需要將實物資料與系統數據及影像資料進行稽查核對，核對通過后，與財務憑證一同整理歸檔，并形成電子檔案數據，以備內審部門調用。

（六）利用大數據技術實行多費控方案的融合，實現預算制度的真正落實，提高企業的財務統計分析管理能力

利用大數據共享技術和云計算技術，企業可以依據自己的業務特色、業務考核方式、不同的費用類型以及組織結構，建立不同的費用管控方案，包括出差津貼、生活津貼、高溫補助的管控方案，從成本費用預算總額控制，到調整預算，按收入金額的比例計算的滾動預算，按員工級別的限額預算或報銷預算等多層多級費用管控方案在費用報銷流程審批過程中進行實現。而且杜絕了以前因人性弱點，審批講人情、不嚴謹，使預算控制流于形式的管理局限。

同時企業可以通過流程設計并建立所有費用類型的審批原則，實現自動化的規則流轉，真正落實費用報銷制度。通過OA報銷流程程序貫徹從預算、費用事前控制，費用事后審批的全流程驅動。

另外，由于基礎的財務處理都由系統直接處理，大大減輕了財務部門的基礎工作量，提高了有效的工作時間，同時由于系統可以多口徑地生成費用報銷情況分析表，使財務人員可以更有效地利用報表數據進行綜合分析，促進公司降本增效。

（七）利用大數據，多軟件運行平臺的技術，全面集成企業原有的各個軟件系統的能力，提高了企業的數據綜合利用水平

通過云服務器技術，多軟件運行平臺的技術，實現了預算系統與財務核算系統、票據影像檔案系統、資金結算系統、內部審計系統的對接集成，實現數據一點輸入，多方利用，打破企業各部門信息孤島，極大地提升了企業的信息化水平和利用數據的能力。

（八）建立信用評價機制，提高審批質量

在上述系統流轉過程中，由公司內審系統對費用報銷管控流程中的所有相關人員進行信用評價，此評價過程中，報銷人員的費用報銷與自己的公司信用等級相掛鉤。內審系統結合報銷人的報銷限額，發票內容與報銷事由，單據填報質量、票據取得及時性等信息來實現等級評價分類，并附于或扣罰不同的信用分數。

對于流程中的各審批人也按審批的及時性、審核的嚴謹度、預算執行的情況、付款的及時性等項目來進行等級評價，并附于或扣罰不同的信用分數。所有的信用分數，在年終人事考核時，進入綜合評分系統。這樣可以有效地避免亂報銷、票據取得不規范、報銷理由不充分、亂審批、或不及時審批、不及時付款等現象。

四、總結

基于解決企業費用報銷難點，以提升財務管理水平為理念，利用云計算、云服務器存儲技術，預算系統、OA辦公系統、電子影像檔案系統、資金結算系統、賬務核算系統和內審系統的大數據集成和使用，可以完全實現多軟件運行的無縫對接和數據共享使用，為解決了大中型企業的費用報銷及管理問題奠定了基礎，同時為降低費用報銷成本，提高企業費用報銷管控水平，提高財務管理工作效率與質量提供了重要的保障。

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