文書檔案管理一體化措施探討

王麗娟

摘 要：文書檔案管理工作一體化是企業現代化發展的必然趨勢，有助于企業的全面發展。隨著經濟的發展，文書檔案管理模式也在不斷變化，因此應不斷提升文書檔案的計算機書及數據處理能力和信息化水平，不斷提升文書檔案管理一體化的科學性和優越性。文章針對文書檔案管理一體化工作中存在的問題進行分析，并給出了具體的解決措施

關鍵詞：文書檔案；管理；一體化；措施

一、文書檔案管理一體化中存在的問題

（一）管理思想上存在的問題

現階段，文書檔案管理一體化并沒有取得顯著的效果。在管理過程中，通過引入計算機管理系統，對現行的管理體制產生了一定的影響，尤其是傳統的手工文件處理方式已經沿用多年，已經形成了完善的管理制度和工作辦法，而工作人員也習慣了公文處理模式，而采用計算機技術進行公文處理，改變了原有的工作模式和工作習慣，很難避免部分工作人員產生疑問和抵觸情緒。因此，為有效提升文書檔案管理一體化工作水平并加強宣傳工作，逐步進行思想觀念的統一和提升，逐步推動自動化的辦公模式。

（二）實踐理論上存在的問題

現階段，許多企業的文書工作以及檔案工作，是分別進行的。而這種制度使得文書工作與檔案工作之間具有較大的距離，文書工作人員的檔案意識相對薄弱，只考慮到現階段的工作內容，而檔案工作人員也很少考慮到文書工作，導致二者的銜接存在許多問題，以及不規范的現象，直接影響了文書檔案一體化管理質量。

二、文書檔案管理一體化的對策

將文書工作以及檔案工作進行有效連接的主體則是公文，而公文是文書工作的主要產品。文書質量的好壞對檔案的管理質量具有直接影響，也就是說如果沒有高質量的公文就不會產生高質量的檔案。因此，檔案管理是在規范的公文工作基礎之上形成的，由此可見，文書工作是進行檔案管理工作的基礎，他們是一個有機結合的整體。隨著科學技術的不斷發展，尤其是計算機網絡技術的迅猛發展，文書檔案一體化管理模式應運而生。

（一）進行組織機構的合并，培養文檔工作者

文書檔案管理一體化實質是將文書工作與檔案管理工作從制度上以及實施兩個層面進行融合，進而實現文書檔案管理工作的科學化和有效性。

（二）逐步明確部門職責，檔案立卷前移

文書工作人員應嚴格按照國家相關工作要求進行文件材料的處理，之后進行統一的保存和管理，根據立卷的方式和原則進行歸檔管理，確保文件立卷工作的規范性。在工作過程中應及時進行會議文件的收集整理并在會后進行歸檔。對于聯合辦理的公文應由主辦單位進行管理，收集和歸檔由協辦單位進行復印件以及副本的保存，進而方便平時的查閱。

（三）強化制度建設實現全過程管理

為有效保障文書檔案管理一體化，應建立健全管理制度逐步完善工作程序嚴格按照標準規定進行公文的處理，樹立全面質量管理意識，進行全過程的檔案管理。通過建立一支高素質水平的優秀檔案工作隊伍并配置計算機管理系統實現文書檔案全過程一體化管理。

（四）利用信息化技術進行文書檔案管理一體化管理

為有效提升文書檔案管理工作水平并采用信息化技術進行一體化的管理，采用OA系統進行檔案數據庫的管理，直接進行檔案的歸檔，對不能導入的個別文件采用掃描的方式進行歸檔，并采取系統設置功能對文書檔案進行可借閱、不可借閱、歸還日期以及查詢范圍等功能的實現，確保實現文書檔案管理工作的信息化水平和一體化管理水平，充分發揮文書檔案信息資源的作用

（五）通過檔案業務來促進文書處理工作

通過建立健全文書檔案歸檔制度來確保文書檔案的完整性，避免出現文件的丟失。在工作過程中通過不斷加強文書檔案的立卷歸檔和監督管理作用，不僅會有效提升文書檔案的立卷歸檔質量，而且能夠鑒定文件之間的關系。因此，文書檔案管理人員應嚴格進行每一份文件的審查。對每一份文件的名稱、發文機關、作者、區域以及文件的形成規律進行處理，確保文書的質量。有效區分文檔兩者之間的區別，并將兩項工作進行有機結合，確保文書檔案工作的規范化。

（六）優化隊伍結構滿足人文需求

為進一步提升文書檔案工作的一體化水平應不斷優化隊伍結構，通過引進具有一定文化層次和相應知識基礎的人員來加強檔案管理隊伍的綜合素質水平，不斷提升工作人員的對檔案工作的認識水平，從實際出發根據不同的崗位需求，分層次、多形式、多渠道、有重點、有計劃的進行培訓教育，不斷更新文書檔案工作人員的業務儲存。首先選擇質量好、規格統一、尺寸合適的公文用紙，并進行合理的排版，橫排左側裝訂；第二，嚴格審查公文的簽發手續，確保其符合審批權限，對公文的主送單位以及抄送單位落款等進行嚴格的審查，確保字跡清晰，不論是草擬公文還是定稿應做好記錄和簽字，避免使用容易褪色的筆、紙張和墨水，保證字跡清晰以及長久的保存；第三，文種的使用應合理、格式要規范。避免使用簡稱和不規范的字詞，以便采用現代化和標準化的檢索手段。

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