高校智慧迎新系統的建設與探索

滕華 侯鎮鋒 高哲

摘? 要：隨著獨立學院轉型后招生數量的不斷增長，為了解決學校迎新過程中工作效率不高、服務質量不佳、學生及家長對新環境體驗感差等問題，文章建立了一套智慧迎新系統，實現學校內外參與迎新工作的各相關部門之間信息發布、數據交互和共享，實現錄取學生網上預報到、微信繳納學費、數據多維度實時統計，最終實現迎新工作與信息化的完美融合和創新。

關鍵詞：智慧迎新;移動支付;數據統計

中圖分類號：TP391.41? ? ? ?文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2020）24-0135-04

Construction and Exploration of College Smart Welcome System

TENG Hua，HOU Zhenfeng，GAO Zhe

（Xian Mingde Institute of Technology，Xian? 710124，China）

Abstract：With the continuous growth in the number of enrolled student after the independent collegetransition，in order to solve a series of problems，such as low working efficiency，poor quality of service during the process that college welcome new students，and students and their parents have a poor experience to the new environment，this paper establishes a set of smart welcome system，which can realize the information release，data interaction and sharing among each related departments inside and outside the college that take part in the welcome work，realize the enrolled studentspreparation register online，paying the tuition fee on WeChat，multi-dimensional real-time statistics of data，and finally realize the perfect fusion and innovation between the welcome work and informatization.

Keywords：smart welcome;mobile payment;data statistics

0? 引? 言

迎新工作是招錄新生后的第一項重要工作，既體現了新學年學校各項工作的精神面貌，也集中體現了一所大學的組織管理水平。隨著我國高等教育進入大眾化時代，越來越多的新生有機會踏入大學的校門[1]。我們既要將學生迎進來，更要將高校風貌展示出去。因此，充分利用好迎新這一階段，幫助新生盡快地了解學校、融入學校、適應新環境、新生活，成為高校迎新工作的一個重要任務[2]。西安明德理工學院因前身是一所本科層次的獨立學院，在信息化建設方面發展并不是很全面，迎新工作也一直沿用傳統的手工模式：人工核驗、手工登記、排隊繳費、領物品等流程繁瑣，重復填報，現場排隊人員眾多，進度緩慢。因此如何利用信息化手段優化迎新工作流程、提高服務質量和工作效率是學校面臨的重要問題。

1? ?迎新工作模式

1.1? 原有迎新工作模式

每年一度的高校新生報到是緊張而匆忙的。原有的迎新工作采用全線下人工辦理，新生報到涉及到招生辦公室、教學部、資助管理科、財務部、校醫院、戶籍科、物業科等學校眾多部門。這些部門往往要提前兩到三周來校準備迎接新生的工作，有的甚至時間更早。然而即便如此，迎新當天學生家長對學校服務不滿意的現象也時有發生。仔細分析不難發現，傳統的迎新工作模式存在以下問題：

人工辦理出錯率高。傳統的迎新工作主要依靠人工登記辦理，報到、登記、繳費及物品領取等流程繁瑣，再加上一般迎新都集中在2到3天的時間內，工作量大、人員密集，往往出錯率較高，并且每個環節都涉及不同部門，出錯后還很難及時發現問題，為后期數據統計帶來較大困難[3]。

協同工作效率低。由于新生報到的整個環節需要許多部門相互配合才能完成，但各部門辦公的地點不同，遠近各異。有時需要跑很多地方才能完成，有時一個環節沒辦完就不能辦理其他的事情，這就導致有些環節排起長隊，而有些環節沒人辦理。例如，財務繳費環節，每年在這個地方財務都要設立許多窗口，但仍然無法解決繳費現場因核對信息、刷卡支付、貸款減免、現金支付等情況帶來的排隊現象。

數據共享機制不暢通。迎新前，各個部門從招生辦獲取報到新生的數據。迎新過程中，學生流動性大，工作相對獨立，有些環節還可并行辦理，導致數據統計不準確，存在數據孤島。

報到信息時效性差，信息化管理能力薄弱。傳統的迎新工作各單位都是基于自己部門的業務流程辦理，數據格式不統一，導致整個迎新環節無法得到實時、準確、統一的報到信息。

為此需付出大量的人力物力去統計最終的報到數據，無法為領導決策分析提供依據，一定程度上影響到學校信息化管理的能力。

1.2? 智慧迎新工作模式

智慧迎新系統的建設，梳理并優化新生入學的工作流程，涵蓋了新生從招生錄取到入學報到的全過程[4]。整個迎新系統分為新生數據入庫、新生數據處理、新生數據服務、面向新生服務、數據分析與決策共五個階段。

1.2.1? 新生數據入庫

新生數據從各省招生錄取系統中獲取后，導入到學校招生錄取數據庫中，系統按照國家統一標準進行解碼，即獲得新生的錄取信息。

1.2.2? 新生數據處理

當全部新生錄取信息進入招生錄取數據庫后，迎新系統將根據學生所在學院及班級進行分班、分學號，這里分班分學號支持科類、性別、地域、成績等多種維度選擇自動分配，或手動分配。同時在預處理階段需要完成學費、宿舍費及宿舍各學院配額的設定。

1.2.3? 新生數據服務

基于迎新系統的新生數據，為后勤、教學、一卡通、財務、各學院等部門提供統一的數據服務，方便大家在統一的新生數據標準基礎上，提前完成各自的業務準備工作。同時各部門都能夠及時地、準確地掌握學生線上報到填寫的信息，如到校交通方式、到校時間以及是否辦理戶籍遷移等。使大家更加有針對性地開展迎新工作，切實提高迎新工作預見性和實效性，并為進一步做出新生管理服務決策提供第一手的資料。

1.2.4? 面向新生服務

入學新生可通過迎新系統Web端或手機微信端訪問迎新系統，新生根據“姓名+身份證號”雙重校驗核實身份后，開啟線上報到流程。線上報到流程支持新生個人信息的填報、到校時間的登記、戶口遷移登記、綠色通道申請，宿舍房間類型選擇以及在線繳費。完成線上報到的學生只需攜帶錄取通知書現場核驗身份，便可領取宿舍鑰匙進入宿舍，前往校醫院進行體檢，同時領取軍訓服，完成報到手續。

1.2.5? 數據分析與決策

現場報到的情況，實時通過大屏以餅圖、條圖、柱形圖等形式展現出來，為領導后期決策分析提供有效支撐。

2? 智慧迎新系統設計與實現

2019年西安明德理工學院開展智慧迎新系統建設項目，本次建設分為迎新網和線上迎新、系統管理后臺三部分。其中迎新網和線上迎新都是提供新生預先完成報到手續的窗口。而系統管理后臺則是實現迎新工作流程各個環節具體的操作，具體工作流程圖如圖1所示。

2.1? 系統架構

系統軟件采用SSM框架（SpringMVC+Spring+MyBatis框架）軟件開發技術，前段設計使用HTML5開發，后臺通過MyBatis與MySQL數據庫相連接，中間件采用WebLogic容器進行部署。系統硬件使用兩臺應用服務器、一臺數據庫服務器和一臺負載均衡服務器分別部署。

2.2? 數據標準

根據數據中心的建設規范，迎新系統中的數據為學生在校生命周期的起點，也是高校學生管理數據的源頭。為了加快學校信息化建設，消除信息孤島，學校根據教育部、省教育廳和學校有關信息化建設的方針政策、指導意見和信息標準，編制智慧校園信息標準規范。

本次迎新系統主要涉及的編碼標準包括：學校基本數據類、組織機構數據類、國家專業大類、國家專業二類、國家專業類、校內專業類、班級數據類、學號數據類、樓宇數據類、宿舍數據類。

2.3? 系統主要功能

西安明德理工學院迎新系統由新生數據導入、打印通知書、短信批次管理、分班分學號、生源地貸款、繳費、退費等功能組成。具體系統功能如圖2所示。

2.3.1? 新生數據導入

通過從各省份招錄系統中下載的學生.DBF數據包，對應其省份、類別導入迎新系統，系統根據國家統一標準進行解碼，即獲得新生的全字段錄取信息（包含學生的姓名、性別、身份證號、考生號、錄取學校、專業代碼、錄取專業、通信地址等）。

2.3.2? 分班分學號

當新生錄取結束，錄取數據全部導入系統后，教務部門管理員將根據學生所在學院及專業進行學號和班級的分配，學號編碼由7位阿拉伯數字組成，班號編碼由9位阿拉伯數字組成，按照此規則的同時還要根據科類、性別、地域、成績等多種維度自由選擇自動分配，分配后的數據如不能全部滿足需要，可再次進行手動調整，直至分配結束。

2.3.3? 宿舍分配管理

后勤宿舍管理部門，將宿舍信息根據錄取數據并結合往年報到率，提前預分配至每個學院、每個專業，如遇宿舍資源緊缺，則系統將及時進行相應調整。

學生線上選擇宿舍時，根據個人所需選擇房間類型，繳費成功后，系統將自動分配宿舍，并通過微信公眾號推送具體的樓宇、房間號和房間類型等信息。因宿舍資源緊缺，宿舍房間類型選擇采取先到先得的方式，房間分配按照微信支付確認信息時間為依據。

2.3.4? 綠色通道申請

“綠色通道”是確保普通高校家庭經濟困難新生順利入學最直接、最有效的措施。入學新生根據個人家庭經濟情況進行申請，同時需要提供相應支撐材料。申請后，由資助中心管理員進行信息審核，審核通過后，應繳納學費將自動減免。因學生提交申請時間不固定，為方便審核人員及時處理待辦，系統支持PC端與微信移動端共同審批，并且系統支持后期根據學院、專業、審核情況、申請金額、時間等進行數據統計。

2.3.5? 繳費

財務部門需提前維護好新生各個專業的學費標準、宿舍費類型和宿舍標準。通過與微信支付API接口對接，學生在完成繳費前的線上報到環節后，核算出當前應繳費用，只需輸入支付密碼即可完成繳費環節。支付成功后，微信支付會把支付結果返回系統，系統根據學生的繳費時間和流水號，更新學生的繳費狀態。對于管理人員，可通過系統實時查看當前學生的繳費數據，并根據不同維度進行統計。

2.3.6? 數據統計

根據新生錄取數據、線上報到和現場報到的情況，統計出各種維度自由組合的統計報表，同時支持現場報到實時數據的大屏展示。實現新生的報到各個環節的辦理情況的實時統計查詢;各學院、專業報到情況的實時統計查詢;各生源地學生報到情況的實時統計查詢等，為后期領導管理決策提供有效依據。

2.4? 系統成效

通過智慧迎新系統的建設，將入學前后的事務進行合理劃分，并充分利用信息技術，結合互聯網移動技術，將傳統的迎新服務及管理方式，有效的組織起來，跨越了時間、空間距離和部門壁壘，使迎新工作呈現出“數字化、人性化、智能化”的工作特色。為入學新生提供優質的服務，為學校的管理人員，提供面向入學新生的統一工作管理平臺，從而達到數據共享和業務功能的充分融合、輔助領導做出決策，提高針對入學新生的迎新管理工作效率和水平[3]。圖3所示為西安明德理工學院后臺管理系統示意圖。

通過智慧迎新系統的建設將迎新各部門有效的組織起來，實現統一辦公，協同處理，提高迎新工作的效率，打破傳統的部門間的壁壘和界限;實現學校與新生信息的雙向反饋，有針對性地開展迎新工作;實現為學生提供多樣化信息服務，便于新生快速地融入并適應大學生活;實現新生信息數據從錄取到報到注冊全程信息化管理，提高報到注冊效率;實現在線支付，簡化繳費過程，提高繳費效率;實現錄取和報到數據的實時統計，為領導決策分析提供幫助[5]。

3? 結? 論

信息化技術的快速發展使高校的各項業務工作發生了巨大的變化，面向學生的管理和服務帶來了新的挑戰和機遇，傳統的迎新工作模式越來越不能滿足學校的發展現狀和對新生的服務要求。為此，智慧迎新系統的建設使參與迎新工作的各部門之間實現數據的高度共享和協同，并且進一步明確各部門的職責和管理范圍，充分地體現了學校各項工作以學生為中心的指導思想，也標志著學校管理現代化水平的全面提高，使新生及新生家長在入學伊始就能強烈地感受到學校高新技術應用的氛圍和學校服務工作的高效有序，同時為學校智慧校園的建設提供全面而準確的數據源、規范的數據標準，對學校整體信息化建設都有重要的意義。

參考文獻：

[1] 陳良聲.高等教育大眾化背景下大學新生的困惑與調適 [J].世紀橋，2006（11）：87-88.

[2] 魏婧.對高校迎新工作的幾點思考 [J].教育教學論壇，2010（3）：135+142.

[3] 楊眾.高校智慧迎新系統的設計與實現 [J].信息技術與信息化，2019（1）：50-52.

[4] 陳星.高校新生迎新網上服務系統的設計與實現 [D].濟南：山東大學，2015.

[5] 肖丹.基于SSH框架的高校數字迎新系統設計與實現 [D].上海：復旦大學，2011.

作者簡介：滕華（1986.11—），女，漢族，陜西西安人，工

程師，本科，研究方向：校園信息化建設、軟件應用;侯鎮鋒（1986—），男，漢族，陜西咸陽人，工程師，本科，研究方向：校園信息化建設、網絡安全;高哲（1987—），女，漢族，陜西榆林人，助理工程師，碩士，研究方向：校園信息化建設、軟件應用。